合同管理审批流程自动化工具

合同管理审批流程自动化工具使用指南一、适用业务场景本工具适用于企业内部各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的全生命周期管理，尤其适合以下场景：跨部门协作审批：当合同需法务、财务、业务部门及管理层多方协同审批时，通过自动化工具实现流程节点自动流转，减少线下沟通成本。标准化合同批量处理：针对条款固定的模板化合同（如框架协议、年度采购合同），支持快速发起审批并统一归档，提升处理效率。紧急合同加急处理：对于时效性强的合同（如项目紧急采购、突发服务协议），通过“加急标记”功能跳过非必要节点，缩短审批周期。合同履约进度跟踪：在审批通过后，自动关联合同履约节点（如付款、交付验收），实时提醒相关负责人跟进执行情况。二、全流程操作指引1.合同起草与信息录入操作步骤：（1）登录系统后，选择“合同管理”模块，“新建合同”，进入合同信息填写页面。（2）填写基础信息：包括合同编号（系统自动唯一编号，支持自定义前缀）、合同名称（需体现合作方及核心内容，如“公司与供应商设备采购合同”）、合同类型（下拉选择采购/销售/服务等）、合作方全称及统一社会信用代码。（3）合同文本：支持PDF/Word格式，系统自动提取合同关键信息（如金额、期限、双方主体），同步至“合同条款摘要”区域，供审批人快速预览。（4）选择审批模板：根据合同类型匹配预设审批流程（如“采购合同”默认需业务部门→财务→法务→总监审批），或自定义流程节点。（5）填写附件清单：如技术协议、报价单、资质证明等，需扫描件并命名清晰。关键操作：合同名称需简洁规范，避免使用“紧急”“临时”等模糊词汇；合同编号需按规则编制（如年份-部门-序号，如“2024-采-001”）。2.发起审批流程操作步骤：（1）确认合同信息无误后，“提交审批”，系统自动流转至第一审批节点。（2）若需多人会签，可在“审批设置”中选择“依次审批”（按节点顺序审批）或“会签审批”（所有审批人同步审批，全部通过后方可进入下一节点）。（3）填写审批备注：说明合同背景、核心诉求（如“此为年度框架协议，需尽快完成审批以启动项目”），并添加抄送人（如项目组、行政部，仅查看进度不可审批）。关键操作：发起审批前需保证所有附件齐全，关键条款（如金额、违约责任）已填写完整；若中途需撤回，需在当前审批人未操作时“撤回申请”，并说明原因。3.审批节点处理操作步骤：（1）审批人收到待办提醒（系统消息/邮件/企业通知），登录系统查看合同详情及附件。（2）进行审批操作：通过：“同意”，可填写审批意见（如“条款无异议，同意执行”），系统自动流转至下一节点。驳回：“驳回”，需明确驳回原因（如“合同金额超出预算，需重新协商”），合同状态变更为“已驳回”，申请人可修改后重新发起。转办：若审批人因出差等原因无法处理，可“转办”，选择其他同事代为审批，系统记录转办原因。（3）特殊处理：若审批过程中需补充材料，审批人可在“意见”栏注明，系统自动通知申请人，当前节点暂停直至材料补充完成。关键操作：审批人需在收到提醒后2个工作日内处理（紧急合同需在4小时内处理），超时未操作将自动触发“催办提醒”；驳回理由需具体，避免使用“不行”“再看”等模糊表述。4.审批通过与归档操作步骤：（1）所有审批节点通过后，系统自动“审批通过通知”，发送至申请人及抄送人。申请人最终版合同（系统自动添加审批水印及电子签章），与合作方签订纸质合同或在线签署电子合同。签署完成后，签署版合同至系统，“确认归档”，系统自动更新合同状态为“已归档”，并同步至合同台账。关键操作：归档前需保证合同文本与审批版本一致，关键条款（如签字页、盖章页）清晰完整；电子签章需通过企业认证的第三方工具（如e签宝、法大大）加盖，保证法律效力。5.合同履约与跟踪操作步骤：（1）归档后，系统根据合同条款自动设置履约提醒节点（如付款到期前7天、交付验收前3天）。（2）负责人收到提醒后，在系统内填写履约情况（如“2024年3月15日完成付款，凭证号：X”），相关证明材料（如银行回单、验收报告）。（3）合同到期前30天，系统自动触发“续签提醒”，申请人可选择“发起续签”（复用原审批流程）或“终止合同”。关键操作：履约信息需实时更新，避免逾期记录；续签合同需在原合同到期前15天完成审批，保证业务连续性。三、合同审批流程跟踪表（模板）序号合同编号合同名称申请人发起部门申请日期当前节点审批人审批意见审批时间合同状态12024-采-001公司与供应商设备采购合同*小明采购部2024-03-01法务审批*法务-条款合规2024-03-02审批中22024-销-005公司与客户服务合同*小红销售部2024-03-03总监审批*总监-同意执行2024-03-04已归档32024-服-012公司IT系统运维服务合同*小刚技术部2024-03-05财务审批*财务-预算已核实2024-03-06已驳回表格字段说明：当前节点：显示审批流程所处的环节（如“起草中”“业务审批中”“法务审批中”“已归档”等）。合同状态：包括“草稿”“审批中”“已驳回”“已通过”“已归档”“已终止”等，状态变更由系统自动记录。四、使用过程中的关键提示数据安全与保密：合同文本及附件涉及商业秘密，仅限审批流程相关人员查看，禁止或转发至外部；系统操作需使用个人账号密码，严禁共用账号，离职时需及时注销权限。流程合规性：审批流程需符合企业《合同管理办法》及内控要求，禁止跳过必要节点或简化审批；涉及重大合同（如金额超过100万元、对外投资类合同），需在审批前提交法务部进行合规性预审。异常处理机制：若系统流程卡顿（如审批人超时未处理），申请人可联系管理员（如行政部-*赵六）手动催办或调整节点；合同内容重大变更（如金额增减30%以上、合作主体变更），需重新发起审批流程，原审批记录作废。权限管理：申请人权限：仅可发起本部门合同，查看本人提交的合同进度；审批人权限：仅可查看其负责节点的合同内容及审批记录，无权查看其他节点信息；管理员权限：可查看所有合同流程，统计审批效率（如平均审批时长、驳回率），定期