行政工作指引与标准模板

行政工作指引与标准模板——会议组织与记录规范一、适用范围与工作目标本指引适用于公司内部各类会议（如例会、专题会、评审会等）的全流程组织与记录工作，旨在统一会议标准、提升会议效率、保证信息传递准确，同时为会议决议的跟踪落实提供规范依据。通过标准化操作，减少会议组织中的疏漏，保障会议目标达成。二、标准化操作流程（一）会前准备：明确需求与周密部署会议需求确认发起部门（或人员）需提前明确会议目标（如决策、研讨、通报等）、核心议题、预期成果及必要参会范围（部门、职务/角色）。涉及跨部门协作的会议，需提前与相关部门沟通，确认参会人员可行性，避免关键角色缺席。拟定会议方案根据会议需求，制定《会议安排方案》，内容包括：会议主题、时间（精确到分钟，建议例会不超过1.5小时，专题会不超过2小时）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员（部门+姓名+职务）、会议议程（按重要性排序，明确每个议题的讨论时长）、需提前准备的资料（如PPT、数据报表、议题背景说明等）。方案需提前3个工作日提交至行政部备案（紧急会议除外），行政部核对会议室资源及会议安排合理性。发出会议通知行政部根据确认的方案，通过公司内部通讯工具（如企业OA系统）发送正式会议通知，至少提前1个工作日送达参会人员（紧急会议需提前4小时通知）。通知内容需包含：会议主题、时间（起止时刻）、地点（线上会议需附会议号、密码、登录指引）、参会人员、会议议程（简要列明议题）、需提前准备的资料、联系人及联系方式（联系人：助理，电话：8888）。参会人员需在通知发出后1小时内通过“会议回执”功能反馈是否参会，无法参会者需提前向会议发起人说明原因，并安排部门同事代为参会。会议物料与场地准备行政部提前1天预订会议室，检查会议室设备（投影仪、麦克风、音响、视频会议设备、空调、照明等）是否正常，保证网络稳定（线上会议需提前测试）。根据会议需求准备物料：签到表、会议资料（打印版按参会人数准备，额外预留5%备用）、笔、白板、马克笔、饮用水（每人一瓶，按实际参会人数准备）、会议横幅（如有必要）。涉及外部人员参会的，需提前准备《访客登记表》及工牌（如有需要）。（二）会中执行：规范流程与高效记录签到与引导会议开始前15分钟，行政部人员到达会场，开启设备，摆放资料、饮用水等物料，在入口处设置签到台。参会人员到场时，需在《会议签到表》（见模板1）上签字确认（包含序号、部门、姓名、职务、签到时间），未签到者由行政部会后跟进确认原因。会议开始前5分钟，行政部提醒参会人员就座，关闭手机静音，提醒会议主持人及发言人准备就绪。会议进程控制主持人按既定议程主持会议，保证每个议题在规定时间内讨论，超时议题需记录并安排后续专项会议解决。行政部安排专人（记录人）全程记录会议内容，重点记录：各议题讨论要点（不同意见需标注）、形成的决议（明确结论、依据）、行动项（任务内容、负责人、完成时间、所需资源）。遇争议较大无法当场决议的议题，由主持人明确“暂缓讨论，会后收集意见再议”，避免会议陷入僵局。突发情况处理若设备故障，行政部立即联系技术支持（联系人：工号，电话：6666），同时启动备用方案（如更换会议室、改用线上会议等）。若参会人员临时离场，需向主持人说明，记录人标注“离场时间及事由”。（三）会后跟进：落实决议与归档资料会议纪要整理会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》（见模板2），内容需客观、简洁，包含：会议基本信息（主题、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因）、会议议程（简要回顾）、各议题讨论要点（突出关键信息）、决议事项（明确结论）、行动项（表格化呈现：任务描述、负责人、完成时间、备注）。会议纪要需经主持人审核确认（通过OA系统提交审批），审核通过后1个工作日内分发至所有参会人员及相关部门。行动项跟踪行政部建立《会议行动项跟踪表》（见模板3），每周更新行动项完成进度，对逾期未完成的任务，及时向负责人提醒（邮件+口头），并向分管领导汇报。行动项完成后，负责人需在《会议行动项跟踪表》中标注完成情况，并附相关佐证资料（如邮件、报告截图等）。资料归档会议结束后3个工作日内，行政部收集以下资料并归档：会议通知、《会议签到表》、《会议纪要》（含审批记录）、《会议行动项跟踪表》、会议资料（PPT、报表等）、访客登记表（如有）。归档资料按“年份-月份-会议类型-序号”分类存放（如“2024-05-例会-001”），保存期限不少于3年，电子版同步至公司OA系统“会议档案”模块。三、配套模板工具模板1：会议签到表序号部门姓名职务签到时间备注（如是否代签）1行政部*助理主管09:05-2市场部*经理经理09:10代签：*专员3研发部*工程师高级工程师09:15-………………模板2：会议纪要会议主题：2024年5月第1周工作例会会议时间：2024年5月6日（周一）09:00-10:30会议地点：总部301会议室主持人：*总经理记录人：*助理参会人员：行政部主管、市场部经理、研发部经理、财务部主管缺席人员：无会议议程：1.上周工作总结；2.本周工作计划；3.重点项目进展汇报；4.其他事项。会议内容纪要：一、上周工作总结行政部：完成办公设备维护，员工入职手续办理3人，无异常。市场部：线上推广活动已启动，曝光量达10万+，转化率5%（符合预期）。研发部：“系统V2.0”开发进度滞后2天（因第三方接口调试延迟），需协调技术部支持。二、本周工作计划行政部：组织季度员工生日会（5月10日），完成办公室绿植养护。市场部：跟进活动数据复盘，优化投放策略。财务部：完成5月预算审批，提交费用报销流程优化方案。三、重点项目进展汇报“系统V2.0”开发项目：研发部经理汇报，目前完成70%，预计5月15日进入测试阶段。决议：技术部工程师协助接口调试，保证5月20日前完成开发。四、行动项列表序号任务描述负责人完成时间备注1提交“系统V2.0”接口调试方案*工程师（技术部）5月8日抄送研发部*经理2准备生日会物料（蛋糕、礼品）*助理（行政部）5月9日预算控制在2000元内3输出费用报销流程优化方案*主管（财务部）5月12日需征求各部门意见分发范围：全体参会人员、分管领导*总记录人签字：*助理审阅人签字：*总经理日期：2024年5月7日模板3：会议行动项跟踪表序号任务描述会议名称负责人计划完成时间实际完成时间完成状态（进行中/已完成/逾期）备注1提交“系统V2.0”接口调试方案5月第1周例会*工程师2024-05-082024-05-08已完成方案已通过审批2准备生日会物料5月第1周例会*助理2024-05-092024-05-09已完成物料已到位3输出费用报销流程优化方案5月第1周例会*主管2024-05-12-进行中收集市场部反馈中四、关键执行要点时间管理优先：严格控制会议时长，主持人需提前提醒各环节时间，避免议题拖沓；行动项需明确“完成时间”（具体到日期），避免“尽快”“尽快完成”等模糊表述。记录准确性：会议纪要需客观反映讨论过程，重点突出“决议”和“行动项”，避免主观臆断；行动项负责人需为具体人员（如“市场部*经理”而非“市场部”），保证责任到人。信息保密：涉密会议（如战略规划、薪酬调整）需单独通知参会人员，会议资料标注“内部机密”，归档时设置访问权限，禁止非相关人员查阅。闭环管理：行动项需“跟踪-反馈-闭环