采购订单管理流程及供应商评价表

采购订单管理流程及供应商评价表工具模板一、适用范围与典型应用场景本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门，用于规范采购订单全生命周期管理及供应商绩效评估。典型应用场景包括：日常生产物料采购、办公用品集中采购、项目外包服务采购、设备采购等，通过标准化流程保证采购合规性、效率及供应商服务质量，尤其适用于需多部门协同（如需求部门、采购部、仓库、财务部）的中大型企业采购管理。二、采购订单管理全流程操作指引（一）需求提报与审核操作目标：明确采购需求，保证需求合理、信息准确。操作内容：需求部门（如生产部、行政部）根据业务计划填写《采购需求申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交货日期、预算金额等信息，部门负责人*签字确认。采购部收到需求单后，核对需求的必要性（如是否为重复采购、是否可替代）、预算合规性（是否超年度预算），并确认技术参数的明确性。对模糊需求，需与需求部门*沟通澄清后反馈。需求金额超过部门审批权限的，按企业权限流程报请分管领导审批（如1万元以上需总监审批，5万元以上需总经理*审批）。输出成果：《采购需求申请单》（含审批签字）、《需求审核记录表》。注意事项：需求描述需避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸500包，70g，白色”）；紧急采购需标注“紧急”字样并同步说明原因。（二）供应商选择与确认操作目标：筛选合格供应商，保证采购来源合规、性价比合理。操作内容：采购部根据需求类型（标准物料/定制服务/设备）启动供应商寻源：标准物料：优先从《合格供应商名录》中选择，或通过行业平台、展会等渠道新增供应商；定制服务/设备：需组织技术部门*参与，对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证）、生产能力、技术方案、过往业绩进行初审。对候选供应商进行询价（至少3家比价，独家供应商需说明原因并备案），形成《比价分析表》，对比价格、质量、交期、服务等维度。金额超过2万元的采购，需组织采购委员会（含采购部、技术部、财务部）进行评审，确定最终供应商，并更新《合格供应商名录》。输出成果：《供应商资质文件》、《比价分析表》、《合格供应商名录》。注意事项：禁止与未经审核的供应商合作；避免单一供应商依赖（关键物料供应商不少于2家）。（三）采购订单创建与下达操作目标：形成正式采购指令，明确双方权责。操作内容：采购专员根据审核通过的需求及确定的供应商，在ERP系统中创建《采购订单》（PO），核心信息包括：订单编号、供应商全称、物料/服务名称及规格、数量、单价、总价、币种、交货地点、交货批次、质量标准、付款条件、违约责任等。订单创建后，需与供应商*确认订单内容（特别是交期、价格、技术参数），要求供应商在2个工作日内书面（或邮件）确认回传。采购订单按金额分级审批：1万元以下：采购经理*审批；1万-5万元：采购总监*审批；5万元以上：总经理*审批。输出成果：《采购订单》（供应商确认版）、《订单审批记录》。注意事项：订单编号需唯一（格式：PO-年份-部门代码-流水号，如PO-2024-CG-001）；技术参数需与需求审核稿一致，避免后续纠纷。（四）订单执行与跟催操作目标：保证供应商按时按质交付，降低履约风险。操作内容：采购专员在订单交货日前7天、3天分别通过电话/邮件向供应商*交期，确认生产/备货进度；对大额订单（10万元以上），可要求供应商提供生产进度报告。供应商需提前24小时书面通知《发货预告单》，注明物流方式、运单号、预计到达时间。如供应商可能延期，需在交货日前5天提出书面申请，说明原因及新的交期，经采购部评估对生产/业务的影响后，报需求部门及分管领导审批，方可调整交期。输出成果：《交期跟催记录表》、《发货预告单》、《交期变更审批单》（如有）。注意事项：禁止口头承诺交期调整；延期未报批的，按合同条款追究供应商违约责任。（五）物料收货与验收操作目标：核对交付物与订单一致性，保证数量、质量达标。操作内容：仓库收到货物后，核对《发货预告单》与实物信息（物料名称、规格、数量、外包装完整性），如数量不符或包装破损，当场拒收并记录《到货异常记录表》，同步通知采购部及供应商*。数量、外观无误后，通知质量部（或需求部门）进行质量检验：原材料/成品：按《质量检验标准》抽样或全检，出具《检验报告》；服务类：按服务方案验收，由需求部门填写《服务验收单》。检验合格后，仓库在《采购订单》上签字确认，完成入库；不合格品按《不合格品处理流程》执行（退货/换货/让步接收）。输出成果：《到货记录表》、《检验报告》、《入库单》、《不合格品处理记录》（如有）。注意事项：未经验收的物料不得入库；紧急物料可“先收后检”，但需明确责任并跟踪检验结果。（六）财务结算与付款操作目标：规范付款流程，保证资金安全。操作内容：供应商在交付验收合格后，开具合规发票（需与订单信息一致），连同《入库单》《检验报告》提交采购部。采购专员核对“三单匹配”（订单、入库单、发票）一致性，确认无误后填写《付款申请单》，附相关审批文件。财务部审核发票真伪、金额准确性及付款条件（如是否达到账期），按审批权限报请付款（如1万元以下财务经理审批，5万元以上总经理审批）。付款完成后，财务部在《采购订单》上标记“已结清”，同步更新供应商付款记录。输出成果：《发票核对记录》、《付款申请单》、《付款凭证》。注意事项：发票抬头、税号等信息需与企业信息一致；禁止“三单不匹配”付款，避免税务风险。（七）供应商评价与档案更新操作目标：动态评估供应商绩效，优化供应商结构。操作内容：每批次采购交付完成后（或按季度/半年度），由采购部牵头，组织质量部、仓库、需求部门根据《供应商综合评价表》对供应商进行评分，评价维度包括质量、交期、价格、服务等（详见模板表格）。评价结果分为优秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、待改进（70分以下），并形成《供应商评价报告》。对优秀供应商优先增加订单份额，对待改进供应商发出《改进通知单》，要求30日内提交整改报告；连续两次评价不合格的，移出《合格供应商名录》。采购部更新供应商档案（含资质文件、合作记录、评价报告等），保证信息动态更新。输出成果：《供应商综合评价表》、《供应商评价报告》、《改进通知单》（如有）、《供应商档案更新记录》。注意事项：评价需客观公正，避免主观臆断；评价结果需与供应商沟通确认，保证双方认可。三、核心模板表格（一）采购订单管理流程表订单编号需求部门物料/服务名称规格型号单位需求数量供应商名称建议单价（元）订单总价（元）交货日期交货地点订单创建人创建日期审批人审批日期订单状态（待审批/已下达/已收货/已结清）备注PO-2024-CG-001生产部钢材Q235B20mm吨10钢铁有限公司4500450002024-03-15公司仓库张*2024-03-01李*2024-03-02已下达需提供材质证明书（二）供应商综合评价表供应商名称评价周期评价维度评分标准（1-5分）得分加权得分（示例）钢铁有限公司2024年Q1质量达标率5分：检验合格率≥99%；4分：≥95%；3分：≥90%；2分：≥85%；1分：<85%55×0.3=1.5交货准时率5分：准时交货率100%；4分：≥98%；3分：≥95%；2分：≥90%；1分：<90%44×0.25=1.0价格合理性5分：低于市场均价5%以上；4分：与市场均价持平；3分：高于均价≤3%；2分：3%-5%；1分：>5%33×0.2=0.6服务响应5分：24小时内响应问题；4分：48小时内；3分：72小时内；2分：>72小时；1分：不响应44×0.15=0.6配合度（如文档提供、异常处理）5分：主动配合，高效解决；4分：配合良好；3分：配合一般；2分：被动配合；1分：不配合55×0.1=0.5综合得分4.2评价等级良好（80-89分）改进建议建议优化交货预警机制，提升信息同步效率评价部门采购部、质量部、生产部评价人张、刘、王*评价日期2024-04-05供应商确认签字（供应商盖章）四、使用过程中的关键要点提醒信息准确性：需求描述、供应商信息、订单参数等关键数据需反复核对，避免因信息错误导致交付异常或成本损失。权限管理：严格执行分级审批流程，保证采购决策合规，杜绝越权操作（如小额订单未经审批直接下单）。供应商动态管理：定期更新《合格供应商名录》，每半年至少开展一次全面评价，对新增供应商需通过3次小批量试用验证后方