商业合同审批及签署工作流程

商业合同审批及签署工作流程指南一、适用范围本流程适用于各类企业对外开展商业活动时，需签订的采购合同、销售合同、服务合同、合作框架协议等商业性合同的审批及签署环节（不适用于劳动合同、保密协议等专项人力资源协议，此类协议按公司专项制度执行）。通过规范流程保证合同内容合法合规、权责清晰，有效降低商业风险，保障公司权益。二、操作流程详解（一）合同发起发起条件业务需求明确（如采购需求已确认、服务内容已确定、合作方案已达成初步共识）；对方主体资质已完成初步审核（如营业执照、相关行业许可证等基本资料齐全且有效）；涉及预算的合同，需已完成预算审批（或预算内明确列支）。发起人及材料准备由业务部门经办人（如经理、专员）发起，通过公司OA系统或合同管理系统提交申请；需以下材料：合同草案（建议使用公司标准模板，无模板时可自行拟定但需标注“非标合同”）；对方主体资质文件（复印件加盖公章，如营业执照、法定代表人证件号码明等）；与合同相关的附件（如技术规格书、报价单、会议纪要、需求说明等）；合同审批单（注明合同类型、金额、核心条款、涉及部门等基本信息）。（二）合同起草起草责任优先使用公司已发布的标准合同模板（由法务部门统一制定），由业务部门经办人根据合作细节填写具体条款；无标准模板时，由业务部门牵头，法务部门提供支持，共同拟定合同条款，保证核心要素完整。核心条款要求双方基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表姓名及职务）；合同标的（名称、型号、规格、数量等，需清晰唯一）；权利义务（双方主要权利、履行期限、地点、方式等）；质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定的具体标准）；价款及支付方式（金额、币种、支付条件、账户信息等，需明确是否含税及税率）；履约期限（开始及结束时间，关键节点可设置里程碑）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围等，需合理且可执行）；争议解决方式（优先约定公司所在地法院诉讼或仲裁，明确仲裁机构）；其他约定（如保密条款、知识产权、合同变更/解除条件等）。（三）部门审核合同草案需依次通过以下部门审核，各部门需在1-3个工作日内完成反馈（紧急合同可缩短时限，但需书面说明原因）：业务部门审核审核人：业务部门负责人（如*总监）或指定资深经办人；审核要点：合同内容是否符合业务需求、对方履约能力是否匹配、权利义务对等性、核心条款（如标的、价格、期限）是否准确。法务部门审核审核人：法务专员（如*律师）或法务负责人；审核要点：合同合法性（是否符合法律法规及行业监管要求）、条款完整性（有无遗漏关键要素）、法律风险（如格式条款效力、违约责任是否显失公平）、争议解决方式是否明确。财务部门审核审核人：财务经理（如*经理）或指定财务人员；审核要点：价款及支付方式是否符合财务制度、预算是否充足、税费计算是否正确、对方账户信息是否合规（如需提供账户开户许可证等）。其他部门审核（如需）涉及技术、采购、人力资源等专项内容的，需对应技术部门、采购部门、人力资源部门审核，保证条款与公司专项制度一致（如技术规格符合生产要求、采购流程符合内控规定等）。（四）权限审批审核通过后，根据合同金额、类型及公司授权体系，提交相应权限人审批：合同类型金额区间审批人日常采购/销售合同≤10万元业务部门负责人日常采购/销售合同10万-50万元分管副总（如*副总）日常采购/销售合同＞50万元总经理（如*总经理）战略合作/重大投资合同任意金额董事长（如*董事长）审批要点：是否符合公司战略方向、预算是否在可控范围内、风险是否可承受、整体条款是否有利于公司利益；审批时限：1-2个工作日，重大合同可延长至3个工作日，但需反馈进度。（五）合同签署签署方式优先使用电子签署（通过公司指定的合法电子签章平台，如e签宝、法大大等，保证电子签章与手写签名、盖章具有同等法律效力）；涉及重大或特殊要求的合同，可采用纸质签署，需打印纸质文本（份数根据双方及归档需求确定，一般一式三份：对方、我方、归档各一份）。签署流程电子签：审批完成后，系统自动发送签署至我方签署人及对方联系人，签署人需实名认证后完成签署；纸质签：由行政部或合同管理员根据审批通过的版本打印文本，按“先我方后对方”或“同时签署”顺序完成：我方签署：由法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章/合同章（授权需提供《授权委托书》，明确授权范围、期限）；对方签署：督促对方在规定时限内完成签字盖章，获取对方签署页后及时回收。签署人要求我方法定代表人：直接签署；授权代表：需持有法定代表人签字并加盖公章的《授权委托书》，授权范围需涵盖合同签署内容；对方签署人：需核实其身份及授权权限，避免无权代理风险。（六）合同归档归档责任由行政部或档案管理部门（指定专人如*档案员）负责归档，业务部门配合提供相关材料。归档材料合同正本（电子版及纸质版，电子版需加密存储，纸质版需加盖骑缝章（如多页））；合同审批单（含各部门审核意见、审批人签字记录）；对方主体资质文件（复印件加盖公章）；《授权委托书》（如涉及授权签署）；合同相关附件（如技术协议、补充协议、变更协议等）；签署确认函（电子签平台的签署记录或纸质签的签收回执）。归档要求时限：合同签署完成后5个工作日内完成归档；编号：按公司合同编号规则编制唯一编号（如“HT-年份-部门-序号”），便于查询；管理：建立电子台账，记录合同编号、名称、签署方、金额、履行期限、归档日期等信息，定期备份电子档案，纸质档案存入专用档案盒并标注索引。三、配套表单示例（一）商业合同审批申请表合同名称合同编号合同类型□采购□销售□服务□合作□其他签署相对方合同金额（元）大写：_________________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日发起部门发起人联系方式附件清单1.合同草案2.对方资质3.______合同核心条款摘要标的：_________________________价款：_________________________支付方式：_________________________业务部门审核意见负责人签字：_________日期：______法务部门审核意见审核人签字：_________日期：______财务部门审核意见审核人签字：_________日期：______其他部门审核意见（如技术部）审核人签字：_________日期：______审批意见权限人签字：_________日期：______（二）合同评审记录表合同编号评审日期____年__月__日评审环节□业务审核□法务审核□财务审核□其他审核评审部门评审人职务评审意见优点：_________________________问题：_________________________修改建议：_________________________评审结论□通过□修改后通过□不通过（说明原因：_______________________________________）备注（三）合同签署确认表合同编号签署日期____年__月__日签署方式□电子签□纸质签归档编号我方信息签署人：_________（姓名/职务）授权委托书编号：_________（如需）公章类型：□公章□合同章对方信息签署人：_________（姓名/职务）单位：_________________________公章类型：□公章□合同章签署页份数我方留存：__份对方留存：__份归档：__份归档确认归档人签字：_________日期：______审核人签字：_________日期：______四、关键注意事项（一）主体资格审核签约前必须核实对方主体资格：企业需提供最新营业执照（副本复印件加盖公章），自然人需提供证件号码复印件，特殊行业（如食品、医疗器械）需核实相关许可证；涉及授权签署的，需确认授权委托书是否在有效期内，授权范围是否涵盖合同内容，避免因“无权代理”导致合同无效。（二）条款严谨性禁止使用“大概”“左右”“原则上”等模糊表述，涉及数量、金额、时间、质量标准等需明确具体数值或标准；违约责任条款需合理，避免“违约金过高”（一般不超过实际损失的30%）或“违约金过低”（起不到约束作用），争议解决方式优先约定公司所在地法院，避免异地维权成本增加。（三）审核时限控制各部门需在规定时限内完成审核，无正当理由不得拖延；若需补充材料或延长审核，需及时发起人说明情况，避免影响合同签订进度；紧急合同（如需即时履行的采购合同）可通过“绿色通道”简化流程，但需经部门负责人及分管领导签字确认，事后需补全审核手续。（四）保密与风险防控合同内容涉及商业秘密（如技术信息、客户资料、定价策略）的，需在合同中明保证密条款，约定保密范围、期限及违约责任；合同履行过程中，业