采购申请审批流程表采购流程及供应商管理模板

采购申请审批流程及供应商管理通用模板一、适用范围与常见应用场景二、采购流程全环节操作指引1.采购申请发起操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）操作内容：需求部门根据实际需求（如新增设备、物料补充、服务采购等），填写《采购申请表》（模板见第三部分），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等关键信息；附件材料需包含：技术参数说明（如设备采购）、需求部门负责人签字的《需求确认单》、市场询价记录（单笔金额超过规定阈值时）等；通过OA系统或线下流程提交至采购部门，同步抄送部门主管及财务部门备案。关键控制点：申请信息需完整、准确，预估预算不得超年度采购计划额度，紧急采购需标注“紧急”并说明原因。2.采购审批流程操作主体：部门主管→采购部门→财务部门→分管领导→总经理（根据金额分级）操作内容：部门主管审核：确认采购需求的合理性与必要性，检查预算是否符合部门年度计划，签字通过后流转至采购部门；采购部门审核：核查申请信息的合规性（如是否属于集中采购目录、是否需招标）、供应商初步筛选（如是否在合格供应商名录内），重点评估价格合理性，必要时补充市场调研；财务部门审核：核对预算金额与实际需求的匹配度，检查资金来源是否落实，评估付款方式对现金流的影响；分管领导/总经理审批：根据采购金额分级授权（如单笔≤5万元由分管领导审批，＞5万元需总经理审批），最终审批通过后，采购部门可启动供应商选择流程。关键控制点：审批需在规定时限内完成（如常规采购3个工作日，紧急采购1个工作日），审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回需注明理由并退回原申请部门。3.供应商选择与合作操作主体：采购部门操作内容：供应商寻源：通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商，优先选择已通过资质审核的合格供应商；资质审核：要求供应商提供营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）、过往合作案例、质量保证承诺等，填写《供应商资质评估表》（模板见第三部分）；比价与谈判：对3家及以上供应商进行价格、质量、交期、服务综合对比，形成《供应商比价报告》，必要时与供应商进行价格或服务条款谈判；确定供应商：根据评估结果选定合作供应商，签订《采购合同》（明确标的物、数量、价格、交付时间、质量标准、违约责任等），并将供应商信息录入《合格供应商名录》。关键控制点：严禁未经审批的单一来源采购，供应商资质需定期复核（如每年一次），重大采购项目需邀请需求部门、财务部门共同参与供应商评审。4.订单下达与执行跟踪操作主体：采购部门操作内容：采购部门根据审批通过的《采购申请表》和《采购合同》，向供应商下达《采购订单》（模板见第三部分），明确交付时间、地点、验收标准等细节；建立《采购进度跟踪表》，实时监控供应商生产/备货状态，保证按期交付；如遇延迟，需及时与供应商沟通并协调解决方案，同时通知需求部门调整计划；供应商发货前，需提供《发货清单》，采购部门核对物品名称、数量、规格无误后，通知需求部门准备验收。关键控制点：订单信息需与合同、申请表保持一致，进度跟踪需留痕（如系统记录或邮件确认），延迟交付需书面记录原因及应对措施。5.验收与入库操作主体：需求部门→仓库/质检部门→财务部门操作内容：初步验收：需求部门根据采购订单和合同约定，对物品/服务的数量、外观、规格进行初步核对，填写《初步验收单》；质量检验：涉及质量标准的物品（如生产设备、原材料），需由质检部门进行专业检测，出具《质量检验报告》；服务类采购需由需求部门确认服务成果是否符合合同要求；入库管理：验收合格后，仓库部门办理入库手续，填写《入库单》，更新库存台账；验收不合格的，需在3个工作日内书面通知采购部门，启动退换货或索赔流程。关键控制点：验收需多方参与（需求、质检、仓库），不合格品需明确处理方案并保留凭证，入库单需经需求部门、仓库、采购部门三方签字确认。6.付款与结算操作主体：财务部门→采购部门→供应商操作内容：财务部门收到《入库单》《验收单》《发票》（合规票据）及《采购合同》后，核对单据信息一致性，确认无误后启动付款流程；付款方式需符合合同约定（如预付款、分期付款、货到付款），大额付款需通过银行转账并备注“采购款”及合同编号；付款完成后，财务部门更新应付账款台账，并将付款凭证复印件反馈至采购部门归档。关键控制点：发票需与实际采购内容一致，严禁“无票付款”，付款前需确认供应商账户信息无误，大额付款需执行“双人复核”制度。三、核心工具表格模板表1：采购申请表申请部门申请日期采购类型（□物料□服务□设备□其他）物品/服务名称规格型号单位用途说明期望交付时间是否为紧急采购（□是□否）附件清单（□技术参数□需求确认单□询价记录□其他）需求部门负责人签字：日期：采购部门审核意见：签字：日期：财务部门审核意见：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：总经理审批意见（如需）：签字：日期：表2：供应商资质评估表供应商名称联系人联系方式地址主营业务成立时间注册资本营业执照编号提供资质清单（□营业执照□行业资质证书□ISO认证□案例证明□其他）资质审核结果（□合格□不合格□需补充）审核人：日期：评估维度（满分100分）得分评分说明资质合规性（30分）价格竞争力（25分）质量保障能力（25分）交付及时性（20分）综合得分：评估结论：□推荐合作□暂不合作□需二次评审采购部门负责人签字：日期：表3：采购订单订单编号签订日期供应商名称采购申请编号合同编号交付地点物品/服务名称规格型号单位交付时间质量标准付款方式备注（如特殊要求、包装标准等）采购部门负责人签字：供应商签字（盖章）：日期：日期：表4：验收单验收单编号采购订单编号验收日期验收地点物品/服务名称规格型号单位应收数量验收结果（□合格□不合格）不合格说明：质检部门意见（如需）：签字：日期：需求部门确认：仓库签字：日期：采购部门确认：日期：四、关键风险控制与操作提示1.审批权限与流程合规严格执行分级审批制度，不同金额、类型的采购需对应相应审批人，严禁越级审批或口头审批；审批环节需全程留痕，纸质审批需保留签字原件，线上审批需记录审批时间、IP地址及操作日志；紧急采购需在申请时标注“紧急”，经部门主管及采购部门负责人双签字后先行执行，事后3个工作日内补办审批手续。2.供应商管理规范建立“合格供应商名录”，每年对供应商进行绩效评估（包括质量、交期、价格、服务等），评分低于70分的供应商暂停合作；新供应商引入需经过“资质审核→样品测试→小批量试用→正式合作”流程，试用合格后方可纳入名录；供应商信息变更（如名称、地址、联系方式等）需重新提交资质证明，采购部门及时更新名录。3.预算与成本控制采购申请需控制在年度预算额度内，超预算采购需提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导审批后方可执行；大额采购（如单笔＞10万元）需采用公开招标或竞争性谈判方式，至少邀请3家供应商参与，保证价格公允；定期分析采购成本结构，对高频采购物品开展集中采购或长期协议谈判，降低采购成本。4.文档管理与追溯采购全流程文档（申请表、审批单、合同、订单、验收单、发票等）需统一归档，保存期限不少于5年；电子文档需加密存储，设置访问权限，纸质文档需分类存放并建立索引，保证可快速查询追溯；如发生采购纠纷（如质量争议、交付延迟等），需及时调取相关文档