会议记录与行动计划模板

会议记录与行动计划模板一、适用场景二、操作流程（一）会前准备明确会议目标：组织者需提前梳理会议核心目的（如同步项目进展、解决特定问题、确定下一阶段计划等），并告知参会人员，保证会议聚焦主题。准备会议资料：根据会议目标，整理相关背景材料、数据报表或议题清单，提前1-2天发送给参会人员，方便其提前熟悉内容、准备意见。确认基础信息：确定会议时间、地点（或线上会议）、主持人、记录人，并统计参会人员名单，提前3天发出会议通知。（二）会中记录记录基本信息：由记录人填写模板中的“会议基本信息”部分，包括会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会/缺席人员及原因、会议主题和目标，保证要素完整。梳理议题讨论：按会议议程逐项记录议题讨论过程，重点标注不同参会人员的核心观点、分歧意见及达成共识的关键点，避免流水账式记录，突出“讨论结论”而非“发言过程”。明确决议事项：对会议中形成的决策（如方案选择、资源分配、流程调整等），需清晰记录决议内容、决策依据及支持人员，保证参会人员对结论无歧义。初步拟定行动计划：在会议结束前，结合决议事项，初步梳理出需跟进的任务，明确任务描述、初步负责人及时间节点，与参会人员现场核对，避免遗漏。（三）会后整理与分发完善会议记录：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议笔记和录音（如有），补充完善会议记录，保证讨论要点、决议事项、行动计划等内容准确无误，重点检查是否有未明确的任务或责任。审核与确认：将整理后的会议记录发送给主持人及核心参会人员审核，确认无误后，形成最终版。若存在争议点，需及时沟通调整，保证记录的客观性和权威性。正式分发与归档：最终版会议记录经确认后，1个工作日内分发给所有参会人员及相关协作部门，同时根据公司要求存档（电子档/纸质档），便于后续查阅。（四）行动计划跟进任务细化与落地：各任务负责人需根据行动计划表，进一步细化任务步骤、所需资源及潜在风险，并在1周内反馈具体执行方案给记录人及团队。定期跟踪进度：记录人需每周/双周更新行动计划跟踪表，同步任务实际进展、完成时间及状态变更（如“进行中”“已完成”“延期”），对于延期任务，需注明原因及调整后的时间。闭环管理：任务完成后，负责人需提交成果说明（如报告、文档、实物等），记录人核对确认后，在跟踪表中标注“已完成”，保证所有任务有始有终。三、参考模板（一）会议基本信息表项目内容会议名称例：“项目Q3启动会”日期2023年月日时间14:00-16:00地点公司3号会议室（或腾讯会议号X）主持人*记录人*参会人员（部门）、（部门）、*（部门）等共人缺席人员及原因（因出差）、（因病假）会议主题明确项目Q3阶段目标、分工及关键节点会议目标1.确定Q3项目核心交付物；2.分解各部门任务；3.明确资源支持需求（二）议题讨论与决议记录表议题编号议题名称讨论要点（关键观点/分歧）结论/决议1.1Q3项目核心目标设定（市场部）：目标需包含用户增长30%；（技术部）：需结合现有技术可行性，建议调整为25%确定Q3核心目标为“新增用户25%，产品功能上线3个模块”，由*（产品部）细化方案1.2跨部门协作分工（运营部）：需技术部支持数据接口开发；（技术部）：需运营部提前3天提供需求文档运营部于月日前提交需求文档，技术部收到后5个工作日启动开发，负责人*2.1资源申请（设计部）：需增加1名UI设计师；（财务部）：需提交人员增补申请及预算明细同意增补1名UI设计师，*（设计部）于月日前提交申请，财务部同步审批（三）行动计划跟踪表任务编号任务描述负责人协作人计划完成时间实际完成时间当前状态备注（风险/调整）T001细化Q3项目目标方案*、2023–-进行中待市场部提供用户调研数据T002提交数据接口需求文档*-2023–-待执行需协调第三方数据源对接T003UI设计师招聘申请**2023–-待执行人力资源部招聘周期约2周，需提前启动（四）附件清单表附件名称提交人备注（如版本号、关联议题）《项目Q3市场调研报告》*议题1.1支撑材料，V1.2版《技术部资源评估表》*议题2.1支撑材料，含现有人员及设备清单四、使用提示聚焦核心信息：会议记录避免冗长，重点保留“讨论结论”“决议依据”“行动项”，而非逐字记录发言内容，保证记录简洁、易读。责任到人，时间明确：行动计划中的“负责人”需具体到个人，“计划完成时间”避免使用“尽快”“尽快完成”等模糊表述，建议明确到日期，便于跟踪。及时同步，动态更新：会后24小时内完成初稿记录，每周更新行动计划进度，若任务延期或目标调整，需第一时间同步给相关方，保证信息同步。保密与共享平衡：涉及敏感信息的会议（如战略规划、人员调整），需在记录中标