公司考勤系统操作与管理使用手册

公司考勤系统操作与管理使用手册一、系统概述本考勤系统旨在规范员工考勤管理流程，提升考勤数据的准确性与管理效率，适用于公司全体员工及考勤管理人员。系统通过PC端（内网门户）与移动端（专属APP）实现打卡记录、请假/加班申请、考勤统计等功能，支持多场景考勤需求（如固定班制、弹性工作、外勤打卡等），确保考勤管理的便捷性与规范性。二、员工端操作指南（一）系统登录员工可通过以下方式登录考勤系统：PC端：访问公司内网门户，输入工号（账号）与初始密码（首次登录后需修改，建议包含字母与数字组合）。若忘记密码，可通过“忘记密码”功能验证个人信息后重置，或联系考勤管理员协助处理。（二）日常考勤操作1.打卡管理上下班打卡：在规定考勤时段内，点击APP“打卡”按钮或PC端“考勤打卡”模块完成打卡。系统将自动定位打卡地点（需开启定位权限），并记录打卡时间。若因网络/设备故障导致打卡失败，可在24小时内提交补卡申请（具体规则见“异常处理”）。外勤打卡：因公外出时，需在出发前点击“外出打卡”，填写外出事由与预计返回时间；返回后需再次打卡，系统将记录外出时长（需与审批通过的外出申请关联）。2.请假与加班申请请假申请：点击“请假”模块，选择请假类型（年假、病假、事假等），填写请假起止时间、事由，并上传相关证明（如病假需上传医疗单据），提交后等待直属上级审批。审批通过后，系统将自动调整考勤记录。加班申请：因工作需要加班时，需提前（或事后24小时内）提交加班申请，填写加班时段、事由及工作内容，经上级审批后生效。加班时长将计入考勤统计，作为调休或加班费核算依据。3.考勤记录查询员工可在“我的考勤”模块查看历史打卡记录、请假/加班审批状态及月度考勤汇总。若发现记录异常（如漏打卡、时间错误），需及时提交异常申诉（操作路径：“我的考勤”→“异常记录”→“提交申诉”）。三、管理员端操作指南（一）人员管理1.账号维护新增员工：在“人员管理”模块录入新员工工号、姓名、部门等信息，设置初始密码并分配考勤组（如“研发部”“市场部”等，不同考勤组对应不同打卡规则）。信息修改：员工部门调整、工号变更时，需及时更新系统信息，确保考勤数据归属正确。离职处理：员工离职后，需冻结其账号（停止考勤权限），并导出该员工历史考勤数据存档（路径：“人员管理”→“离职管理”→“数据导出”）。（二）考勤规则设置1.考勤组配置根据部门/岗位特性设置考勤组，定义：上下班时间（如“上午9:00-下午18:00”）；打卡弹性区间（如允许迟到≤10分钟不计入异常）；考勤地点范围（如办公区半径500米内可打卡）。2.请假/加班规则配置请假类型（年假天数、病假证明要求等）；设定加班审批层级（如普通员工由直属上级审批，经理级由总监审批）；关联薪酬核算规则（如加班时长与调休/加班费的换算比例）。（三）数据统计与导出1.月度考勤统计每月初系统自动生成月度考勤报表，管理员需核对异常记录（如迟到、旷工、漏打卡），并结合审批通过的请假/加班申请，生成最终考勤结果（路径：“统计分析”→“月度考勤”→“确认发布”）。2.数据导出支持将考勤数据导出为Excel/PDF格式，可按部门、人员、时间段筛选，用于薪酬核算、绩效考核等场景（路径：“统计分析”→“数据导出”）。（四）异常处理1.补卡审批员工提交补卡申请后，管理员需核实打卡失败原因（如设备故障、网络问题），确认属实后审批通过，系统将补录打卡记录（路径：“审批中心”→“补卡申请”→“审核”）。2.异常申诉处理针对员工提出的考勤记录异议，管理员需调取系统日志（如打卡时间、地点、设备信息），结合实际情况（如出差证明、工作沟通记录）进行核实，调整错误记录并反馈处理结果（路径：“异常管理”→“申诉处理”）。四、考勤管理规范（一）考勤制度遵循全体员工需严格遵守公司《考勤管理制度》，按时打卡、如实提交请假/加班申请。考勤数据将作为绩效考核、薪酬发放的重要依据，虚假考勤行为将按制度追责。（二）权限管理普通员工：仅可操作个人考勤相关功能，无权查看他人数据。部门考勤专员：可查看本部门考勤数据，协助管理员处理异常。系统管理员：拥有最高权限，需妥善保管账号密码，每季度更换一次密码，并定期核查权限分配合理性。（三）数据安全与备份管理员需定期检查系统日志，排查异常登录、数据篡改等风险，确保系统运行安全。五、常见问题与解决方法（一）员工端问题1.打卡失败：检查网络连接、定位权限是否开启，或尝试切换Wi-Fi/移动数据。若设备故障，可使用其他终端打卡，并联系IT部门报修。2.请假审批超时：若上级未及时审批，可通过系统“催办”功能提醒，或线下沟通确认审批进度。3.考勤记录异常：在“我的考勤”中提交申诉，上传相关证明（如出差行程单、工作截图），等待管理员核实处理。（二）管理员端问题1.数据统计错误：检查考勤规则配置是否正确（如考勤组时间、请假类型关联），或重新导入原始数据生成报表。2.系统卡顿/崩溃：清理服务器缓存，重启系统服务；若问题持续，联系系统供应商技术支持。3.权限分配错误：在“权限管理”模块重新调整角色权限，确保员工/管理员功能匹配。六、附则本手