2026年橡胶制品公司客户信息保密管理制度

2026年橡胶制品公司客户信息保密管理制度一、总则（一）制定目的为规范公司客户信息保密管理工作，保护客户隐私和商业信息安全，防范客户信息泄露、滥用风险，维护公司与客户的合作信任关系，保障公司合法经营权益，依据《中华人民共和国民法典》《个人信息保护法》《反不正当竞争法》等相关法律法规及公司经营管理要求，结合橡胶制品行业客户服务特点和公司实际业务情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有客户信息的收集、存储、使用、传输、共享、销毁等全流程保密管理工作，涵盖个人客户、企业客户的基本信息、交易信息、合作信息、需求信息等各类客户信息，涉及销售部门、市场部门、售后部门、行政部门、法务部门、财务部门及所有接触客户信息的人员。（三）基本原则1.合法合规原则：客户信息的收集、使用等行为严格遵守国家法律法规，不得非法收集、买卖、泄露客户信息，确保所有操作符合信息保护相关规定。2.分级保护原则：根据客户信息的重要程度、敏感程度划分保护等级，核心客户信息采取最高级别的保密措施，普通客户信息执行基础保密要求。3.最小必要原则：收集、使用客户信息仅以完成业务需求为限，不收集与业务无关的信息，不超范围使用已收集的客户信息。4.全程管控原则：客户信息从收集到销毁的全生命周期均纳入保密管控范围，建立全流程追溯机制，确保每一个环节都可查可控。5.权责明确原则：明确各部门及岗位的客户信息保密责任，将保密工作落实到人，考核结果与绩效直接挂钩，确保责任无盲区。二、组织与职责（一）法务部门职责法务部门是客户信息保密管理的归口管理部门，主要职责包括：制定客户信息保密实施细则；审核客户信息收集、使用的合规性；处理客户信息泄露引发的法律纠纷；开展信息保密相关法律培训；监督各部门保密制度执行情况；制定客户信息泄露应急处置方案。（二）销售部门职责销售部门负责客户信息的日常收集、整理和存储，建立客户信息台账并严格保密；与客户洽谈、合作过程中规范使用客户信息，不得向无关人员透露；签订客户合作协议时明确保密条款；发现客户信息泄露线索及时反馈至法务部门；对本部门人员开展日常保密提醒，签订岗位保密协议。（三）市场部门职责市场部门在市场调研、客户回访、品牌推广等工作中收集的客户信息，需及时归档并加密存储；不得将调研获取的客户信息用于业务之外的用途；对外发布市场数据时，需对客户信息进行脱敏处理，避免泄露具体客户信息。（四）售后部门职责售后部门在处理客户咨询、投诉、维修等售后事宜时，仅获取处理问题所需的必要客户信息；售后记录、客户反馈等资料需专人保管，禁止随意传阅；不得向第三方泄露客户的产品使用、售后投诉等敏感信息。（五）行政部门职责行政部门负责公司办公系统、网络环境的安全维护，设置客户信息存储设备的访问权限；规范办公电脑、U盘等存储设备的使用，防范通过办公设备泄露客户信息；做好入职、离职人员的保密交底，离职人员需交还所有客户信息资料并签订离职保密协议。（六）财务部门职责财务部门在处理客户回款、发票开具、费用结算等工作中，对客户的财务信息严格保密；财务凭证、结算单据中的客户信息需归档加密管理，查阅需经审批；不得向非财务人员透露客户的交易金额、付款周期等财务信息。（七）管理层职责公司分管法务领导负责审批客户信息保密管理制度及应急处置方案；总经理负责审批涉及客户信息共享、对外披露的重大事项，监督保密管理制度整体执行情况，协调处理重大客户信息泄露事件。三、客户信息保密管理内容与要求（一）信息界定与分级公司客户信息分为核心保密信息和普通保密信息两类：核心保密信息包括核心大客户的合作底价、长期合作协议条款、定制化产品需求、财务结算数据、核心决策人联系方式等；普通保密信息包括客户基础联系方式、常规产品采购记录、普通售后咨询信息等。（二）收集要求收集客户信息前需明确告知客户信息使用目的、范围及保密措施，取得客户同意；通过合法渠道收集信息，禁止通过窃取、利诱等非法方式获取客户信息；收集过程中做好记录，留存客户同意的相关凭证，确保收集行为可追溯。（三）存储要求核心客户信息需存储在公司专用加密服务器，设置双重密码验证，仅授权核心岗位人员访问；普通客户信息需存储在指定办公电脑，设置屏幕保护密码和文件加密；禁止将客户信息存储在私人手机、电脑、网盘等非公司设备中；定期备份客户信息，备份文件同样执行加密管控。（四）使用要求使用客户信息仅用于产品销售、客户服务、售后维护等公司合法业务，不得用于个人或第三方牟利；内部共享客户信息需经部门负责人审批，明确共享范围和使用期限；对外提供客户信息（如配合监管部门核查）需经总经理审批，并留存相关记录。（五）传输要求传输客户信息需使用公司加密邮件、专用传输工具，禁止通过微信、QQ等非加密社交软件传输核心客户信息；线下传递客户信息资料需密封交接，做好交接记录；跨部门传输客户信息需经法务部门审核，确保传输过程安全。（六）销毁要求不再使用的客户信息资料，纸质版需粉碎销毁，电子版需彻底删除并清理备份；定期清理过期客户信息，清理过程需有专人监督并记录；禁止将作废的客户信息资料随意丢弃、出售。四、日常管理与监督（一）档案管理各部门建立客户信息档案台账，记录信息收集时间、使用场景、保管人等内容；查阅客户信息档案需填写申请单，经部门负责人审批后方可查阅，查阅后及时归还，严禁复制、摘抄核心信息；档案保管人每月核对档案完整性，发现异常及时上报。（二）权限管理按“最小权限”原则为员工分配客户信息访问权限，仅开放完成工作所需的信息范围；行政部门每季度核查一次权限设置，及时收回离职、调岗人员的信息访问权限；核心客户信息的访问权限需经分管领导审批，且仅限少数核心人员持有。（三）定期巡检法务部门联合行政部门每月开展一次客户信息保密巡检，重点检查存储设备加密情况、信息使用记录、权限设置等；每半年开展一次全面的保密风险排查，梳理泄露隐患并制定整改措施，排查结果上报管理层。（四）培训机制法务部门每年组织不少于两次客户信息保密专项培训，覆盖全体接触客户信息的人员，讲解保密法规、制度要求、泄露后果等内容；新员工入职时需完成保密岗前培训并签订保密承诺书；销售、售后等核心岗位人员每季度开展一次保密强化培训。五、泄露处置与责任追究（一）泄露预警与处置建立客户信息泄露预警机制，通过系统监测、人员反馈等方式及时发现泄露线索；发现信息泄露后，法务部门需在24小时内启动应急处置流程，立即停止信息扩散，排查泄露原因，采取补救措施，并向受影响客户说明情况；重大泄露事件需及时上报管理层，必要时配合监管部门调查。（二）责任追究对违反本制度规定的行为，视情节轻重追究相关责任人责任：1.未按规定加密存储客户信息、随意传阅客户资料的，给予责任人通报批评，责令整改；造成轻微信息泄露的，扣减当月绩效奖金。2.擅自向外部人员透露客户信息，或超范围使用客户信息的，给予记过处分，扣减年度绩效奖金；情节较重的，调整工作岗位。3.泄露核心客户信息，或倒卖、非法提供客户信息的，解除劳动合同，追回造成的经济损失；情节严重触犯法律的，移交司法机关处理。4.部门负责