2026年橡胶制品公司行业展会参展管理制度

2026年橡胶制品公司行业展会参展管理制度第一章总则第一条为规范本公司行业展会参展管理工作，提升参展效率和效果，有效拓展市场渠道、推广橡胶制品产品、维护客户关系，结合橡胶制品行业展会特点及公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称行业展会，指橡胶制品相关的专业展会（如橡塑工业展、密封件展、输送带展等）、工业制造类综合展会及区域性行业展会；参展管理涵盖展会筛选、筹备、现场执行、后续跟进的全流程工作。第三条本制度适用于公司所有参与展会筹备、执行、跟进的人员，包括市场部门、销售部门、技术部门、行政部门相关岗位人员。第四条展会参展遵循“战略匹配、效益优先、规范有序、品牌统一”的原则，确保参展目标明确、资源投入合理、执行过程规范、品牌形象统一。第五条公司市场部门为展会参展工作的归口管理部门，负责展会筛选、参展计划制定、整体统筹协调；销售部门负责客户邀约、现场洽谈及后续跟进；技术部门负责展品技术讲解、技术咨询解答；行政部门负责参展物料采购、行程安排、费用核销等后勤保障工作。第二章参展规划与审批第六条参展计划制定依据：（一）公司年度市场拓展战略及销售目标；（二）展会的行业影响力、参展商及观众构成（重点关注下游应用企业如机械制造、矿山开采、汽车生产等领域客户）；（三）往届同类展会参展效果（客户签约量、品牌曝光度、新品推广效果等）；（四）展会举办区域的市场潜力及公司客户分布情况。第七条展会筛选标准：（一）优先选择行业内权威、专业的展会，且展会举办方具备合法合规的办展资质；（二）展会观众需以橡胶制品下游采购商、经销商、终端用户为主，避免无明确目标受众的综合类展会；（三）展会费用预算与预期收益匹配，不盲目参加高成本但效益不明的展会。第八条参展审批流程：（一）市场部门于每年年初制定《年度展会参展计划》，明确拟参展展会名称、举办时间、地点、预算、参展目标等内容，报公司管理层审议；（二）临时新增参展或调整参展计划的，须由市场部门提交《展会参展申请单》，说明调整原因、预算及预期效果，经部门负责人审核、公司管理层审批后执行；（三）审批通过的参展计划，由市场部门下发至各相关部门，明确各部门参展职责及时间节点。第三章参展筹备管理第九条展品准备：（一）根据展会定位及目标受众，选择代表性橡胶制品展品（如橡胶密封件、输送带、胶管、橡胶杂件等），优先展示新品、高毛利产品及核心优势产品；（二）展品须提前进行质量检查，确保无破损、无性能缺陷，配备完整的产品说明书（含技术参数、应用场景、质保期限等）；（三）展品运输须选择专业物流机构，做好防震、防潮包装，明确运输时间节点，确保展品按时抵达展会现场。第十条物料准备：（一）宣传物料包括企业宣传册、产品手册、名片、海报、展架等，须统一公司品牌视觉形象，内容准确、简洁，突出产品优势及公司服务能力；（二）办公物料包括洽谈桌、座椅、合同范本、报价单、笔、笔记本等，按需准备，确保现场使用便捷；（三）所有物料须在展会开始前10个工作日准备完毕，由行政部门统一清点、保管。第十一条人员安排：（一）参展人员须具备良好的沟通能力、熟悉公司产品知识及销售政策，优先选择有展会参展经验的销售、技术人员；（二）明确参展人员分工，包括现场接待、产品讲解、客户洽谈、数据记录等，避免职责重叠或空缺；（三）参展前组织专项培训，内容包括展会礼仪、产品知识、洽谈技巧、应急处理等，确保参展人员专业形象统一。第十二条展位搭建：（一）展位设计须符合公司品牌形象，布局合理，兼顾产品展示、客户洽谈、品牌宣传等功能；（二）选择具备资质的搭建商，明确搭建要求及时间节点，搭建完成后须现场验收，确保搭建质量及安全；（三）展会开始前1天完成展位布置，包括展品摆放、物料陈列、设备调试（如灯光、音响、演示设备等）。第四章展会现场管理第十三条人员行为规范：（一）参展人员须统一着装，保持仪容整洁，遵守展会主办方的各项规定，不得迟到、早退、擅自离岗；（二）接待客户须主动、热情、耐心，使用规范的沟通用语，准确解答客户关于产品、价格、交货期、售后服务等方面的咨询；（三）严禁在展位内从事与参展无关的活动，严禁与其他参展商发生争执，维护公司品牌形象。第十四条客户接待与信息记录：（一）对到访客户进行分类登记，记录客户名称、联系方式、采购需求、意向产品等信息，确保信息准确完整；（二）现场可初步洽谈合作意向，对有明确采购需求的客户，及时提供报价方案，约定后续跟进时间；（三）每日展会结束后，参展人员须汇总当日客户信息及洽谈情况，由市场部门统一整理归档。第十五条展品与物料管理：（一）安排专人看管展品及物料，避免丢失、损坏，展会期间每日清点展品数量，发现异常及时处理；（二）严禁擅自将展品赠予他人或低价售卖，展会结束后，所有展品、剩余物料须统一回收、清点，按规定运回公司。第十六条安全管理：（一）注意展位用电、消防安全，严禁私拉乱接电线，妥善保管个人及公司财物；（二）遇突发情况（如展品损坏、客户投诉、现场冲突等），参展人员须及时向展会负责人报告，按预案妥善处理，避免事态扩大。第五章展会后续工作第十七条客户跟进：（一）展会结束后3个工作日内，市场部门将客户信息分类整理后下发至对应销售人员；（二）销售人员须在7个工作日内完成首次客户回访，了解客户进一步需求，推送详细产品资料及合作方案；（三）建立客户跟进台账，记录回访情况、洽谈进展，持续跟进意向客户，直至达成合作或明确终止跟进。第十八条参展效果评估：（一）市场部门于展会结束后15个工作日内完成参展效果评估，评估指标包括客户到访量、意向客户数、签约金额、品牌曝光度、投入产出比等；（二）总结参展过程中的优势与不足，形成《展会参展总结报告》，报公司管理层审阅，为后续参展计划制定提供依据。第十九条费用核销：（一）行政部门整理参展过程中产生的各项费用票据（如展位费、物料制作费、差旅费、物流费等），确保票据合法合规；（二）按公司费用报销流程提交核销申请，附费用明细及参展相关审批文件，经审核通过后完成费用核销。第六章监督考核与责任追究第二十条市场部门负责对参展全流程进行监督，核查参展筹备进度、现场执行情况、客户跟进效果等，确保参展工作按计划执行。第二十一条考核结果应用：（一）对参展工作中表现突出、促成重要客户签约的人员，给予表彰或现金奖励；（二）对未按要求完成参展筹备工作、现场履职不到位、客户跟进不及时的人员，给予警告、通报批评，情节严重的扣减绩效奖金。第二十二条有下列行为之一的，追究相关责任人责任：（一）虚报参展费用、挪用参展经费的；（二）因个人失职导致展品丢失、损坏或造成公司品牌形象受损的；（三）未按要求记录客户信息或泄露客户信息的；（四）擅自放弃参展或无故缺席