采购管理办法

采购管理办法第一章总则第一条目的为规范公司采购行为，加强采购活动的管理与监督，降低采购成本，保障采购质量，提高采购效率，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司（以下统称“公司”）所有物资、工程和服务的采购活动。第三条基本原则公开透明原则：采购信息、采购过程及采购结果应在规定范围内公开，接受监督。公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等参与采购活动的机会。公正原则：采购决策应基于客观标准，不受个人偏好或外部因素影响。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化和采购效益最大化。诚信原则：采购双方应遵守诚实信用原则，履行合同约定。第四条管理职责采购部门：负责采购计划的制定、采购活动的组织实施、供应商管理、合同签订与执行等。需求部门：提出采购需求，参与供应商评估与选择，验收采购物资或服务。财务部门：负责采购预算的审核、资金支付、成本核算及财务监督。法务部门：负责采购合同的法律审核，处理采购活动中的法律纠纷。监督部门：对采购活动进行全过程监督，查处违规行为。第二章采购计划与预算第五条采购计划编制需求提出：各需求部门应根据业务发展需要，于每年末或每季度末提出下一年度或下一季度的采购需求，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。计划汇总：采购部门对各需求部门的采购需求进行汇总、审核，结合公司库存情况、市场供应情况及资金状况，编制公司年度或季度采购计划。计划审批：采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批，重大采购计划需报公司总经理办公会或董事会审批。第六条采购预算管理预算编制：采购部门根据审批通过的采购计划，编制采购预算，明确各项采购的预算金额。预算审核：采购预算经财务部门审核后，报公司分管领导审批。预算执行：采购活动应严格按照预算执行，不得超预算采购。确需调整预算的，应按规定程序报批。第三章供应商管理第七条供应商选择供应商资格审查：采购部门应对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等。供应商评估：对通过资格审查的供应商，应从产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面进行综合评估。供应商确定：根据评估结果，选择符合要求的供应商，并建立供应商名录。第八条供应商考核与评价定期考核：采购部门应定期对供应商进行考核，考核周期一般为半年或一年。考核内容：考核内容包括产品质量、交货及时性、售后服务、价格合理性等。评价结果应用：根据考核结果，对供应商进行分级管理。对优秀供应商，可优先考虑合作；对不合格供应商，应暂停或终止合作。第九条供应商档案管理采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、评估结果、考核记录、合作历史等。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。第四章采购方式第十条采购方式分类公司采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。第十一条公开招标适用范围：采购金额较大、技术复杂或有特殊要求的物资、工程和服务。招标程序：编制招标文件：明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等。发布招标公告：在规定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。资格预审：对潜在投标人进行资格预审，确定合格投标人名单。发售招标文件：向合格投标人发售招标文件。投标：投标人在规定时间内提交投标文件。开标：在规定时间和地点公开开标。评标：组建评标委员会，对投标文件进行评审。定标：根据评标结果，确定中标供应商。发布中标公告：在规定媒体上发布中标公告。签订合同：与中标供应商签订采购合同。第十二条邀请招标适用范围：采购金额较大，但公开招标成本过高或技术复杂、有特殊要求，只能从有限范围的供应商处采购的项目。招标程序：邀请招标程序与公开招标基本相同，但邀请对象为经过资格预审的特定供应商。第十三条竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。谈判程序：成立谈判小组：由采购部门、需求部门、财务部门等相关人员组成谈判小组。制定谈判文件：明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合条件的供应商中确定不少于三家的供应商参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，明确采购需求和价格等。确定成交供应商：根据谈判结果，确定成交供应商。第十四条单一来源采购适用范围：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序：提出申请：需求部门提出单一来源采购申请，说明理由。审核审批：采购部门审核后，报公司分管领导审批，重大项目需报总经理办公会或董事会审批。签订合同：与供应商签订采购合同。第十五条询价适用范围：采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资。询价程序：确定询价供应商名单：从符合条件的供应商中确定不少于三家的供应商。发出询价通知书：向供应商发出询价通知书，明确采购需求和报价要求。接收报价：供应商在规定时间内提交报价单。确定成交供应商：根据报价情况，确定成交供应商。第五章采购实施第十六条采购申请需求部门根据采购计划，填写采购申请表，经部门负责人审核后，报采购部门。第十七条采购审批采购部门对采购申请表进行审核，根据采购金额和采购方式，按规定程序报批。第十八条采购执行签订合同：采购部门与供应商签订采购合同，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、违约责任等。订单跟踪：采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，确保物资或服务按时交付。到货验收：物资到货后，需求部门应组织验收，验收内容包括数量、质量、规格等。验收合格后，填写验收单。不合格处理：如发现物资或服务不合格，应及时与供应商联系，协商处理办法，如退货、换货、赔偿等。第十九条付款财务部门根据采购合同和验收单，按规定程序支付货款。第六章采购监督与审计第二十条监督检查监督部门应定期或不定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、供应商管理、合同签订与执行、资金支付等。第二十一条审计审计部门应定期对采购活动进行审计，审计内容包括采购预算的执行情况、采购成本的核算、采购合同的合规性等。第二十二条违规处理对采购活动中违反本办法的行为，应根据情节轻重，对相关责任人进行处理，包括批评教育、通报批评、经济处罚、行政处分等；构成犯