企业采购流程合规性审查清单

企业采购流程合规性审查清单通用工具模板一、适用情境说明本工具适用于企业各类采购活动的合规性审查，涵盖日常办公用品采购、生产原材料采购、设备购置、服务外包等场景。具体可应用于：新采购项目启动前的合规预审，保证流程设计符合内部制度与外部法规；采购执行过程中的阶段性检查，及时发觉并纠正偏差；年度/季度采购专项审计，全面评估采购活动的合规性与风险控制有效性；采购争议或问题发生后的追溯分析，明确责任环节与改进方向。二、操作指引：分步骤审查流程步骤1：需求提出与审批阶段审查核心目标：保证采购需求真实、必要，且符合预算与业务规划。审查动作：核对《采购需求申请表》，确认需求描述（如物品名称、规格、数量、用途）是否清晰、完整，是否有需求部门负责人*签字确认；检查需求是否与部门年度工作计划、预算指标匹配，是否存在超预算或预算外需求，若有是否履行了追加预算审批流程；确认需求是否经过必要的技术可行性或必要性评估（如大宗采购需提供技术部门*的论证意见）；审查是否存在“化整为零”规避招标、重复采购等异常情况。步骤2：供应商选择与入围阶段审查核心目标：保证供应商选择过程公平、公正、公开，符合采购方式规定。审查动作：根据采购金额、项目性质，确认采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）是否符合企业《采购管理办法》及外部法规要求；检查供应商入围资质：供应商营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）是否在有效期内，经营范围是否覆盖采购内容；审查供应商信息来源：是否通过企业合格供应商名录选取，新增供应商是否经过了资质审核与实地考察（由采购部门联合使用部门共同完成）；若为招标采购，核对招标文件、投标文件、评标记录，评标标准是否统一、透明，评标专家（内部专家、外部专家）选择是否符合回避规定，评标过程是否有完整记录。步骤3：合同签订与审批阶段审查核心目标：保证合同条款合法、合规，权责清晰，审批流程完整。审查动作：核对合同文本与中标通知书、采购需求的一致性，避免“黑白合同”或条款变更未审批；审查合同核心条款：质量标准（是否符合国家/行业标准）、交付时间（是否约定违约责任）、付款方式（是否符合财务制度）、验收标准（是否明确可量化）、知识产权归属（如涉及服务或研发采购）等是否完整；检查合同审批流程：是否经过采购部门、法务部门、财务部门及分管领导签字确认，重大合同（如金额超过XX万元）是否经过总经理办公会*审批；确认合同印章使用是否符合规定，是否加盖合同专用章而非公章或财务章。步骤4：采购执行与交付阶段审查核心目标：保证采购过程按合同约定执行，交付物品/服务符合要求。审查动作：核对采购订单与合同条款的一致性，包括数量、价格、交付时间、地点等，是否存在未经书面确认的订单变更；检查交付环节：供应商是否按时交付，交付时是否有双方人员*共同签收的《交付验收单》，物品外观、数量是否与订单一致；审查执行过程记录：如运输单据、物流跟踪信息，保证交付过程可追溯；确认是否存在“先采购后审批”“超合同采购”等违规行为。步骤5：验收与付款阶段审查核心目标：保证验收结果客观公正，付款流程合规。审查动作：核查验收流程：是否由使用部门、采购部门、质量部门*（如涉及物品质量）共同参与验收，验收标准是否按合同约定执行；检查验收记录：《验收报告》是否详细记录验收结果（合格/不合格），不合格项是否有整改要求与复验记录；审查付款凭证：发票（或合规费用凭证）是否与合同、订单、验收单信息一致（名称、金额、税号等），付款审批流程是否符合财务制度（如是否有财务负责人*签字）；确认是否存在“未验收先付款”“超合同付款”或向供应商支付合同约定外费用的情况。步骤6：档案归档阶段审查核心目标：保证采购资料完整、规范，便于后续查阅与审计。审查动作：核对采购档案完整性：是否包含需求申请、审批文件、供应商资料、招标/谈判记录、合同文本、交付验收单、付款凭证、验收报告等全流程资料；检查档案规范性：资料是否按采购项目分类归档，编号是否连续，电子档案与纸质档案是否一致；确认档案保存期限是否符合企业档案管理规定（如一般采购项目保存3-5年，重大采购项目保存10年以上）。三、审查工具：采购流程合规性检查表审查环节审查要点审查标准审查结果（合规/不合规/待改进）整改要求责任人完成时间需求提出与审批需求申请完整性、预算匹配度、必要性评估需求描述清晰，负责人签字，预算在额度内，有技术/必要性论证需求部门*供应商选择与入围采购方式合规性、供应商资质有效性、信息来源合规性、招标过程规范性方式符合规定，资质有效，从合格名录选取，招标记录完整采购部门*合同签订与审批合同条款完整性、审批流程合规性、印章使用规范性核心条款明确，经法务/财务/领导审批，加盖合同专用章法务部门*采购执行与交付订单与合同一致性、交付签收规范性、执行过程可追溯性订单无变更，交付有签收，物流记录完整采购部门*验收与付款验收流程规范性、验收结果准确性、付款凭证一致性多部门参与验收，报告详细，凭证与合同/订单/验收单一致财务部门*档案归档档案完整性、规范性、保存期限合规性全流程资料齐全，分类归档，保存期限符合规定行政部门*四、执行要点与风险提示动态更新审查标准：根据《_________采购法》《企业内部控制基本规范》等法规及企业内部制度变化，定期更新审查要点，保证合规性要求与时俱进。明确责任主体：各审查环节需指定专人（如需求部门负责人、采购专员、法务专员等）负责，避免责任模糊，对审查发觉的问题需跟踪整改闭环。强化跨部门协作：采购、财务、法务、使用部门需建立联动机制，对复杂采购项目（如涉及新技术、跨区域采购）提前开展联合审查，降低合规风险。重点关注高风险环节：对大额采购（如超过年度预算10%）、单一来源采购、涉及垄断供应商的项目，需加大审查力度，必要时引入第三方专