销售合同审核与签订流程表合同管理规范工具

销售合同审核与签订流程表合同管理规范工具一、前言为规范企业销售合同全生命周期管理，明确合同审核、签订、履行各环节责任分工，防范法律风险与经营风险，提高合同管理效率，保障企业合法权益，特制定本工具。本工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务人员，涵盖从合同发起至归档的全流程操作规范，可作为日常合同管理的标准化指引。二、适用范围与核心应用场景（一）适用范围本工具适用于企业所有销售类合同的审核与签订管理，包括但不限于：产品销售合同、服务销售合同、定制化合同、框架合作协议、合同补充协议等。（二）核心应用场景新合同签订场景：销售部门与客户达成合作意向后，需启动合同起草、审核及签订流程时，使用本工具规范操作。合同变更场景：已签订合同需变更条款（如金额、交付时间、付款方式等）时，参照本工具执行变更审核与签订流程。合同续签场景：合同到期前需续签的，可沿用原合同模板，按本工具流程完成续签审核与签订。合规审查场景：法务部门对合同条款的合法性、完整性进行审查，财务部门对付款条件、税务条款进行审核时，以本工具为操作依据。三、全流程操作指引与责任分工（一）合同发起与起草责任部门：销售部门操作内容：销售经理（或业务经办人）根据与客户达成的合作意向，收集客户基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式、地址等）、需求明细（产品/服务名称、规格型号、数量、单价、交付要求、质量标准等）及特殊条款约定（如违约责任、争议解决方式等）。按企业《销售合同模板》（见附表1）起草合同文本，保证核心要素齐全：合同主体信息、标的物描述、数量价款、履行期限与地点、付款方式、验收标准、违约责任、争议解决、保密条款、合同生效条件等。填写《销售合同审批表》（见附表2），注明合同名称、编号、预计签订日期、客户名称、合同总金额（大写/小写）、主要条款摘要及附件清单（如报价单、技术参数表、客户资质文件等），并附客户营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明（如非法定代表人签约，需提供授权委托书）。输出成果：《销售合同审批表》初稿、合同草案、客户资质材料。时限要求：客户意向确认后2个工作日内完成。（二）业务部门初步审核责任部门：销售部门负责人操作内容：销售部门负责人*审核合同的业务逻辑一致性：核对客户需求与合同条款是否匹配（如产品规格、数量、价格是否与报价单一致），交付周期、付款方式是否符合公司销售政策，客户信用状况是否良好（如历史回款记录、合作风险等级等）。重点审核合同条款的可操作性：如交付时间是否合理，付款节点是否明确，违约责任是否对等，避免出现“霸王条款”或明显损害公司利益的约定。审核通过后，在《销售合同审批表》“业务部门审核意见”栏签字确认，注明“同意提交法务审核”；如需修改，退回销售经理*调整后重新提交。输出成果：审核通过后的《销售合同审批表》、合同修订稿。时限要求：收到材料后1个工作日内完成。（三）法务部门合规审核责任部门：法务部门操作内容：法务专员（或法务负责人）审核合同的合法性与合规性：主体资格：核查客户营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书（如需）的真实性、有效性，保证签约主体具备完全民事行为能力。条款合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形（如“格式条款未显著提示”）。权利义务对等性：审核双方权利、义务是否明确，违约责任是否合理（如违约金计算方式是否明确，上限是否过高或过低），争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖法院是否约定清晰。风险点提示：对潜在风险（如客户履约能力不足、知识产权归属不明、不可抗力条款缺失等）提出修改建议，并在《销售合同审批表》“法务审核意见”栏详细记录。审核通过后，签字确认；如需重大修改，与销售部门沟通后退回调整；如仅文字性修改，可直接在合同文本上标注修订意见。输出成果：法务审核意见书（如需）、修订后的合同文本。时限要求：收到材料后2个工作日内完成（紧急合同需标注“加急”，缩短至1个工作日）。（四）财务部门财务条款审核责任部门：财务部门操作内容：财务经理（或财务专员）审核合同中的财务相关条款：金额准确性：核对合同总金额、单价、数量是否准确，与报价单、业务审批表是否一致。付款方式：审核付款节点（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理，是否符合公司财务制度（如预付款比例一般不超过30%），收款账户信息（户名、开户行、账号）是否为公司指定账户，避免个人账户收款。税务条款：明确税费承担方（如“价税分离”条款，注明是否含税及税率），发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开具时间及交付要求是否符合税务规定。成本效益：对大额或长期合同，评估毛利率、回款周期等指标是否符合公司经营目标。审核通过后，在《销售合同审批表》“财务审核意见”栏签字确认；如需调整（如修改付款比例、补充税务条款），与销售部门沟通后修改合同文本。输出成果：财务审核意见、修订后的合同文本。时限要求：收到材料后1个工作日内完成。（五）管理层审批责任部门：公司管理层（根据合同金额分级审批）操作内容：分级审批标准（示例，企业可根据自身规模调整）：合同金额≤10万元：由销售总监*审批；10万元＜合同金额≤50万元：由分管副总*审批；合同金额＞50万元：由总经理*审批。管理层审核重点：合同战略匹配性：是否符合公司年度销售目标、市场策略；资源可行性：交付能力、生产安排、资金调度等是否支持合同履行；风险可控性：综合法务、财务意见，评估合同整体风险是否在可接受范围内。审批通过后，在《销售合同审批表》“审批意见”栏签字确认；如未通过，注明原因并退回销售部门重新谈判或调整条款。输出成果：管理层审批通过的《销售合同审批表》。时限要求：收到材料后1个工作日内完成（金额≥50万元的合同可延长至2个工作日）。（六）合同签订与用印责任部门：销售部门、行政部（或法务部）操作内容：销售经理*根据审批通过的《销售合同审批表》及最终版合同文本，与客户沟通确认签订方式（线下签订/电子签约）：线下签订：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章）；如客户为个人，需签字按手印并提供身份证复印件。电子签约：通过企业指定的电子签约平台（如e签宝、法大大）完成签约，保证电子签名/印章的合法有效性。合同签订后，销售部门向行政部（或法务部）提交《合同用印申请表》，附《销售合同审批表》原件、合同文本原件（一式三份：客户、财务、销售各执一份，可根据需要增加份数），由行政部专人核对用印信息与审批内容一致后，加盖公司公章（合同专用章）。输出成果：正式签订的合同文本（含双方签字盖章页）、《合同用印申请表》。时限要求：审批通过后3个工作日内完成（客户需配合修改的，时限可顺延）。（七）合同归档与分发责任部门：销售部门、档案管理部门操作内容：销售部门在合同签订后1个工作日内，将以下材料整理归档：《销售合同审批表》原件；正式合同文本原件（含附件：报价单、技术参数、客户资质等）；客户营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书（如需）；合同签订过程中的沟通记录（如邮件、会议纪要）。档案管理部门对归档材料进行编号、登记（电子台账+纸质档案），保证档案完整、可追溯；按部门分发合同文本：销售部门留存原件，财务部门留存复印件（用于回款跟踪），法务部门留存复印件（用于合规管理）。输出成果：合同档案（电子+纸质）、分发记录。时限要求：签订后1个工作日内完成归档。（八）合同履行与跟踪责任部门：销售部门、财务部门、法务部门操作内容：销售部门：负责合同履行跟踪，按合同约定安排产品交付/服务提供，同步交付进度至客户，获取验收证明（如验收报告、签收单）；定期（每月）更新《合同执行跟踪表》（见附表3），记录履行情况、异常问题（如延迟交付、客户异议）及处理结果。财务部门：根据合同约定收款节点，开具发票并跟踪回款情况；对逾期未回款款项，及时与销售部门协同催收，必要时启动法律程序。法务部门：协助处理合同履行中的争议（如客户违约、质量纠纷），收集相关证据（如验收记录、沟通函件），提出解决方案。输出成果：《合同执行跟踪表》、回款记录、争议处理文件。时限要求：履行过程中持续跟踪，每月更新跟踪表。四、关键工具模板（附表）附表1：销售合同模板（节选）销售合同合同编号：_________甲方（买方）：_________统一社会信用代码：_________法定代表人：_________地址：_________联系方式：_________乙方（卖方）：_________公司（统一社会信用代码：_________）法定代表人：_________地址：_________联系方式：_________根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方本着平等、自愿、公平、诚实信用原则，就甲方向乙方购买产品/服务事宜，达成如下协议：第一条产品/服务信息产品/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）备注合计金额（大写）：_________；（小写）：￥_________。第二条质量标准与验收质量标准：_________（如：国家标准、行业标准、双方确认的技术参数表）。验收方式：_________（如：甲方收货后____日内验收，验收合格签署验收报告；或分期验收）。异议处理：甲方如对产品/服务质量有异议，应在验收期内书面提出，乙方应在____日内响应处理。第三条付款方式预付款：本合同签订后_日内，甲方向乙方支付合同总金额的_%，即￥_________；进度款：_________（如：产品交付后_日内，支付_%）；尾款：_________（如：验收合格后_日内，支付剩余_%）。收款账户信息：户名：_________开户行：_________账号：_________第四条履行期限与地点交付时间：乙方应于_年_月____日前完成交付（或：按订单分期交付）。交付地点：_________（如：甲方指定仓库、乙方工厂）。第五条违约责任乙方逾期交付的，每逾期1日，按合同总金额的_%向甲方支付违约金；逾期超过_日的，甲方有权解除合同。甲方逾期付款的，每逾期1日，按应付未付金额的____%向乙方支付违约金。产品/服务质量不符合约定的，乙方应在____日内负责维修、更换或退货，并承担由此给甲方造成的损失。第六条争议解决本合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，依法向乙方所在地人民法院提起诉讼。第七条其他约定本合同自双方签字盖章之日起生效。本合同一式_份，甲方执_份，乙方执____份，具有同等法律效力。附件：_________（如：报价单、技术参数表、质量标准文件）。甲方（盖章）：_________法定代表人/授权代表（签字）：_________日期：____年_月_日乙方（盖章）：_________公司法定代表人/授权代表（签字）：_________日期：____年_月_日附表2：销售合同审批表合同编号合同名称客户名称统一社会信用代码合同总金额大写：_________小写：￥_________签订地点合同主要内容摘要产品/服务名称、数量、单价、履行期限、付款方式、违约责任等：_________附件清单□报价单□技术参数表□客户营业执照复印件□法定代表人身份证明□授权委托书□其他：_________部门/环节审核意见审核人日期销售部门经办人销售部门负责人法务部门审核财务部门审核管理层审批（□销售总监□分管副总□总经理）合同签订情况□线下签订（签字盖章日期：____年_月_日）□电子签约（平台名称：______）备注附表3：合同执行跟踪表合同编号客户名称合同总金额履行期限当前进度交付/服务完成情况验收情况回款金额（元）回款节点异常问题及处理责任人五、风险防控与操作要点提示（一）合同主体审查风险核心要求：签约前必须核实客户营业执照（最新年检版本）、法定代表人身份证明，非法定代表人签约的需提供加盖公章的《授权委托书》（需载明授权范围、权限及期限），避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约。风险防控：对高风险客户（如新客户、信用记录不良客户），可要求提供担保或通过第三方机构（如征信公司）进行背景调查。（二）条款严谨性风险核心要求：避免使用模糊表述（如“尽快”“大约”“合理时间内”），所有条款需明确具体（如交付时间精确到日、违约金计算方式明确为“日万分之五”）；格式条款需显著提示对方注意免除或限制己方责任的条款，并留存提示证据（如对方签字确认的条款提示函）。风险防控：法务部门需对合同条款进行“合法性+完整性”双重审核，重点检查是否存在漏项（如不可抗力、争议解决、知识产权归属等）。（三）审核时效与流程合规风险核心要求：各部门需在规定时限内完成审核，严禁拖延或“先签后审”；合同金额超过审批权限的，不得拆分审批；电子签约需保证平台具备法律效力（如通过工信部认证的电子认证服务机构）。风险防控：销售部门需全程跟踪审核进度，对超期未审的部门及时催办；归档材料需完整，审批表、合同文本、附件缺一不可。（四）合同履行与回款风险核心要求：销售部门需同步记录交付、验收、回款情况，保证《合同执行跟踪表》实时更新；财务部门需对逾期回款建立预警机制（如逾期30日、60日、90日分级催收），必要时联合法务部门发律师函。风险防控：对长期未回款或存在