行业工作流申请审批表操作手册

行业通用工作流申请审批表操作手册一、适用业务场景说明本手册适用于企业内部各类标准化工作流申请审批场景，覆盖日常运营、业务支持及管理决策等核心环节，具体包括但不限于：（一）日常行政类办公用品采购申请：如文具、设备等日常物资的申购与审批；会议室使用申请：内部会议、外部接待等场地资源的使用调配；用印申请：合同、函件等文件加盖公司公章、合同章的流程审批。（二）业务支持类项目立项申请：新项目启动前的资源投入、目标设定等立项审批；供应商合作申请：新供应商引入、现有供应商合作条件变更等审批；市场活动申请：展会参与、推广活动策划与执行的资金及资源审批。（三）人事管理类员工请假申请：年假、病假、事假等假期类型的时间审批；培训申请：内部培训、外部进修的人员及费用审批；岗位异动申请：员工晋升、调岗、离职等人事变动审批。二、全流程操作步骤详解（一）步骤1：发起申请——填写基础信息与申请事项登录系统：通过企业内部OA系统或工作流平台，使用个人账号登录审批模块。选择申请类型：在“新建申请”页面，根据实际需求选择对应的申请类型（如“办公用品采购”“项目立项”等），系统将自动匹配对应审批表模板。填写基础信息：申请人：系统自动填充当前登录人姓名，不可修改；所在部门：自动关联申请人所属部门，如需跨部门申请需手动补充；联系方式：填写常用办公电话或内部通讯账号（如“5678”）；申请日期：系统默认当前日期，可手动调整（如需追溯历史申请）。填写申请事项详情：事项名称：简洁概括申请内容，如“2024年Q3办公用打印机采购”；申请事由：详细说明申请背景、必要性（如“现有打印机老化频繁故障，影响日常办公效率”）；明细描述：根据申请类型填写具体内容（如采购需填写物品名称、规格、数量；请假需填写起止时间、请假类型）；预算金额（如涉及）：填写预估费用，需明确货币单位（如“人民币5000元”）；期望完成时间：填写希望申请事项处理完毕或执行的时间节点。附件：如申请需支撑材料（如报价单、合同草案、病假证明等），“附件”添加，文件格式需为PDF/JPG/DOCX（单个文件不超过10MB，总附件不超过50MB），附件命名建议规范（如“打印机报价单_XX供应商_20240501.pdf”）。预览与保存：“预览”检查信息填写是否完整、准确，确认无误后“保存草稿”，可随时继续编辑；如直接提交，“下一步”。（二）步骤2：提交审批——选择审批路径与发起流程选择审批路径：系统根据申请类型自动匹配默认审批流程（如“办公用品采购”默认路径为“部门负责人→行政主管→财务审核”）；如需调整路径（如加急申请或特殊事项），需勾选“自定义审批路径”，并按公司制度选择审批人（审批人需为系统内具有审批权限的员工，不可选择跨级或非关联岗位人员）。填写提交说明（可选）：在“审批意见”栏填写补充说明（如“此申请为紧急采购，需本周内完成”），便于审批人知晓优先级。提交流程：确认审批路径及信息无误后，“提交申请”，系统将自动向第一审批人发送审批提醒（如待办消息、邮件通知）。（三）步骤3：审批人处理——审核与反馈查看申请详情：审批人通过系统“待办审批”列表接收申请，进入查看申请详情，包括基础信息、事项描述、附件材料及申请人提交说明。审核信息：重点核对以下内容：申请信息是否完整（如预算金额、明细描述是否遗漏）；附件是否规范（如采购申请是否附3家以上供应商报价单）；申请事由是否符合公司制度（如请假是否符合年假剩余天数）。填写审批意见：同意：直接“同意”，系统自动流转至下一审批人；驳回：需勾选“驳回”并填写驳回原因（如“预算超出部门季度限额，请调整后重新提交”），申请将退回至申请人，流程终止；需补充说明：勾选“转交下一环节”并填写补充意见（如“请补充供应商资质证明材料”），可继续流转或退回修改。提交审批结果：确认操作后“提交”，系统记录审批时间、审批人及审批意见，同步更新流程状态。（四）步骤4：流程跟踪与异常处理申请人跟踪进度：申请人通过“我的申请”查看流程实时状态（如“审批中”“已通过”“已驳回”），“流程图”可查看各环节审批人及处理时间。处理驳回情况：若申请被驳回，系统将推送驳回原因至申请人，申请人需根据意见修改申请内容（如调整预算、补充附件），修改后“重新提交”，流程重新发起（原审批路径不变）。处理审批超时：若审批人在规定时限内（如公司制度规定的“普通申请24小时内审批”）未处理，系统将自动向审批人上级及申请人发送超时提醒；超时48小时未处理，流程可自动升级至上一级审批人或指定负责人处理。（五）步骤5：结果获取与后续操作查看审批结果：流程结束后，申请人及审批人可通过“已完成申请”查看最终审批结果（如“审批通过”或“审批驳回”），系统支持审批表PDF版本（含各环节审批意见及电子签章）。归档保存：申请人需将审批表及附件材料按公司档案管理规定归档（电子档存入系统指定文件夹，纸质档交至行政部门）。执行申请事项：审批通过后，申请人根据申请类型启动执行（如采购申请联系行政部门下单，请假申请按时间休假），相关部门需配合落实（如行政部3个工作日内完成办公用品采购并发放）。三、申请审批表示例模板行业通用工作流申请审批表基础信息内容申请人*（系统自动填充）所在部门*（如“行政部”）员工编号*（如“EMP2024001”）联系方式*（如“5678”）申请日期*（如“2024年5月10日”）申请类型□办公用品采购□项目立项□请假申请□其他：______申请事项详情内容事项名称*（如“2024年Q3办公用打印机采购”）申请事由*（详细说明，不超过200字）明细描述*（如“采购激光打印机2台，规格：黑白打印、自动双面，品牌：HP/MFC”）预算金额*（如“人民币8000元”）期望完成时间*（如“2024年5月20日前”）审批流程审批人审批意见审批时间签字/电子签章第一环节部门负责人*第二环节行政主管*第三环节财务审核*最终审批分管领导*附件清单附件名称数量备注*（如“打印机报价单”）1份需含3家供应商报价*（如“部门需求说明”）1份部门负责人签字备注|*（其他说明，如“此申请为跨部门协作项目”）||||四、使用过程中的关键提示（一）信息填写规范必填项（标*）需完整填写，不得遗漏；申请事由需简洁明了，避免模糊表述（如“急采购”需补充“急”的具体原因）。金额、数量等数字信息需准确无误，单位需明确（如“元”“台”“份”）。（二）附件管理要求附件需真实、有效，与申请事项直接相关（如采购申请需提供报价单，请假申请需提供医院证明或系统内假期记录）。附件命名建议包含“事项名称+供应商/类型+日期”，便于审批人快速识别（如“打印机报价单_XX供应商_20240501.pdf”）。（三）审批路径选择严格按公司制度选择审批人，不得越级审批或漏选关键环节（如金额超5000元的申请需经分管领导审批）。自定义审批路径需提前向行政部门报备，保证符合内控要求。（四）流程沟通机制审批过程中如需补充信息或沟通细节，可通过系统内“消息”或电话联系申请人（