标准化采购流程与合同管理模板

标准化采购流程与合同管理模板一、适用范围与场景二、标准化操作流程（一）需求提出与确认需求发起：各部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、期望交付时间及预算金额，部门负责人*经理签字确认。需求审核：采购部门对需求的合理性、必要性及预算匹配度进行审核，重点核查需求是否符合部门年度计划、是否存在重复采购或超标配置情况，形成《需求审核意见表》。需求确认：对于大额或复杂采购，组织需求部门、采购部门、财务部门召开需求评审会，最终确认采购需求及技术参数，由采购负责人*主管签字后进入下一环节。（二）预算编制与审批预算申报：采购部门根据确认的采购需求，结合市场价格调研结果，编制《采购预算明细表》，明确采购总预算、资金来源（如年度预算、专项经费）及分项预算。预算审核：财务部门对预算的合规性、准确性进行审核，重点核查预算是否超出年度预算额度、资金是否落实到位，形成《预算审核表》。审批生效：根据采购金额分级审批（例如：小额采购由财务总监总审批，大额采购需提交总经理董审批），审批通过后形成《采购预算批复单》，作为后续采购执行的依据。（三）供应商选择与管理供应商寻源：采购部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购（符合法定情形时）等方式筛选供应商，优先选择纳入《合格供应商名录》的单位；新供应商需提交《供应商资质申请表》，包括营业执照、相关资质证书、业绩证明等材料，由采购部门联合技术部门、使用部门进行资质审核。供应商评估：对符合条件的供应商，通过《供应商评估表》从价格、质量、交付能力、服务水平、信用记录（如无重大违法记录承诺函）等方面进行综合评分，按得分高低排序确定候选供应商。确定供应商：根据采购金额及采购方式规定，确定最终供应商，小额采购可由采购部门直接确定，大额采购需形成《供应商选择报告》并报相关负责人*董审批。（四）合同拟定与审批合同起草：采购部门根据采购需求及供应商报价，拟定采购合同文本，合同内容应包括：双方主体信息、采购物品/服务详情、价格及支付方式、交付/验收标准、履约期限、违约责任、争议解决方式、保密条款等，使用《合同模板（标准版）》作为基础框架。合同审核：法务审核：重点核查合同条款的合法性、严谨性，明确双方权利义务，规避法律风险；财务审核：核查价格构成、支付条件是否符合预算及财务制度；技术/使用部门审核：核查技术参数、服务标准是否满足需求。形成《合同审核意见表》，各部门审核通过后，由采购负责人*主管汇总意见修改合同。合同签订：审核通过的合同由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章），小额采购可简化审批流程，但需保留完整的审批痕迹。（五）合同履行与监控交付/服务跟进：供应商按合同约定交付物品或提供服务，采购部门负责跟进进度，保证按时交付，对于延期或不符合要求的情况，及时书面沟通并要求整改，形成《履约跟进记录表》。验收管理：货物验收：由使用部门、采购部门、技术部门共同参与，对照合同及技术参数进行数量清点、质量检测，填写《货物验收单》，各方签字确认；服务验收：根据服务阶段目标或成果，由使用部门出具《服务验收报告》，明确服务满意度及是否达到合同约定标准。付款管理：财务部门根据验收合格证明、合同约定的支付方式及流程，办理付款手续，保留付款凭证（如发票、银行转账记录），填写《付款审批单》。（六）合同归档与复盘档案归档：采购完成后，采购部门将采购申请表、审批文件、合同文本、验收报告、付款凭证等资料整理成册，按照“一采购一档案”原则归档，电子档案备份至指定系统，纸质档案保存期限不少于合同履行期后5年。流程复盘：每季度或每半年组织采购部门、使用部门、财务部门召开采购复盘会，分析采购流程中的问题（如预算偏差、供应商履约问题），提出改进措施，更新《合格供应商名录》及采购流程手册。三、配套模板示例模板1：采购需求申请表项目名称需求部门申请日期采购物品/服务名称规格型号需求数量质量要求用途说明期望交付时间预算金额资金来源需求部门负责人意见（签字）：*经理日期：采购部门审核意见（签字）：*主管日期：财务部门审核意见（签字）：*总监日期：模板2：供应商评估表供应商名称评估日期评估方式资质等级（A/B/C）价格评分（30%）质量评分（30%）交付评分（20%）服务评分（20%）综合得分评估结论（□合格□不合格）：评估人：*专员日期：模板3：合同审批表合同名称采购项目合同金额供应商名称拟签订日期审批流程采购部门意见：*主管日期：法务部门意见：*法务日期：财务部门意见：*总监日期：总经理审批：*董日期：模板4：货物验收单验收项目合同编号验收日期物品名称规格型号数量质量检测结果验收结论（□合格□不合格）使用部门意见：*负责人日期：采购部门意见：*主管日期：技术部门意见：*工程师日期：四、执行要点与风险提示（一）核心执行要点需求明确性：采购需求必须清晰、具体，避免模糊表述（如“优质办公设备”应明确具体品牌、型号、配置参数），保证供应商报价及后续履约有据可依。审批分级管理：严格按照采购金额及采购方式规定履行审批权限，严禁越权审批或简化必要流程，保证采购合规性。合同条款严谨性：合同条款需完整覆盖采购全要素，明确违约责任（如延期交付的违约金比例、质量不达标的处理方式），避免口头约定或补充条款未经书面确认。履约全程留痕：从需求提出到合同归档，各环节需形成书面记录（如审批表、验收单、沟通函），保证采购过程可追溯、可审计。（二）常见风险与应对需求变更风险：采购执行中如需变更需求，需重新提交《采购需求变更申请表》，经原审批部门审核同意后签订补充合同，避免未经批准擅自变更导致成本增加或合同纠纷。供应商履约风险：定期对供应商履约情况进行评估，对多次出现延期、质量问题的供应商，及时从《合格供应商名录》中剔除，必要时追究违约责任。验收不