通讯录管理流程规定

通讯录管理流程规定一、概述

通讯录管理流程规定旨在规范企业或组织内部员工通讯录的创建、维护、更新和使用，确保信息的准确性和及时性，提升沟通效率。本流程规定了通讯录的管理职责、操作步骤、更新机制及相关注意事项，适用于所有涉及通讯录管理的部门和人员。

二、管理职责

（一）管理部门职责

1.负责通讯录的整体规划、建设和维护。

2.制定通讯录管理规范，监督执行情况。

3.定期组织通讯录数据核查与清理。

4.处理通讯录使用中的疑问和投诉。

（二）部门及员工职责

1.及时更新本部门及个人联系方式。

2.严格遵守通讯录信息保密规定。

3.如发现错误或缺失信息，及时反馈管理部门。

三、操作流程

（一）通讯录创建与初始化

1.管理部门根据组织架构设计通讯录层级结构（如部门、团队、个人）。

2.使用统一的通讯录管理工具（如企业邮箱、CRM系统等）建立基础框架。

3.导入初始数据，包括部门名称、负责人及核心成员联系方式。

（二）信息录入与更新

1.**新增信息**：

-提交新增联系人申请（包含姓名、职位、联系方式、所属部门）。

-管理部门审核信息准确性后录入系统。

-示例流程：提交→审核→录入→通知相关部门确认。

2.**信息修改**：

-员工或部门负责人通过管理平台提交修改申请。

-管理部门验证修改内容后更新系统。

-关键步骤：申请→验证→更新→通知关联方。

3.**信息删除**：

-对于离职人员或失效信息，由部门或管理部门发起删除申请。

-管理部门确认后执行删除操作，并记录操作日志。

（三）权限管理

1.设定不同角色的访问权限（如管理员、部门管理员、普通用户）。

2.管理员定期检查权限分配情况，确保符合岗位需求。

3.严禁非授权人员修改或导出通讯录数据。

（四）定期维护

1.每季度进行一次通讯录数据全面核查，重点检查联系方式有效性。

2.建立信息更新提醒机制（如通过邮件或系统通知）。

3.保留历史修改记录，便于追溯变更情况。

四、注意事项

（一）保密要求

1.通讯录中包含的敏感信息（如内部电话、职位等）需严格保密。

2.仅授权人员可访问完整通讯录，公共版仅展示有限信息。

（二）使用规范

1.员工应优先使用通讯录中的官方联系方式进行沟通。

2.禁止随意修改或删除他人信息，如需调整需通过正规流程。

（三）异常处理

1.如发现信息泄露或滥用行为，立即向管理部门报告。

2.管理部门启动调查程序，视情况采取权限回收、通报等措施。

五、附则

1.本流程自发布之日起生效，由管理部门负责解释。

2.根据实际需求，管理部门可对本流程进行修订。

一、概述

通讯录管理流程规定旨在规范企业或组织内部员工通讯录的创建、维护、更新和使用，确保信息的准确性和及时性，提升沟通效率。本流程规定了通讯录的管理职责、操作步骤、更新机制及相关注意事项，适用于所有涉及通讯录管理的部门和人员。

二、管理职责

（一）管理部门职责

1.负责通讯录的整体规划、建设和维护。

-管理部门需根据企业或组织的架构，设计通讯录的层级结构，包括但不限于公司总部、分部、部门、团队及个人层级。

-确定通讯录管理工具的选择，如企业邮箱、内部社交平台、CRM系统等，并进行系统配置。

-建立通讯录数据标准，明确信息录入格式（如姓名统一使用姓在前名在后的格式，电话号码格式规范等）。

2.制定通讯录管理规范，监督执行情况。

-编制详细的通讯录管理手册，包括本流程规定的各项内容。

-定期组织全员或部门负责人进行流程培训，确保相关人员理解并掌握操作要求。

-每季度对通讯录管理情况进行抽查，检查信息准确性及流程执行率。

3.定期组织通讯录数据核查与清理。

-每半年进行一次通讯录数据全面核查，可通过抽样或全部覆盖方式进行。核查内容包括：姓名、职位、联系方式（电话、邮箱）、所属部门等信息的正确性。

-建立失效信息识别标准，如连续三个月未更新联系方式的记录视为失效。

-清理过期或无效信息，更新为当前有效的联系人数据。

4.处理通讯录使用中的疑问和投诉。

-设立专门的联系渠道（如邮箱、内部论坛），接收员工关于通讯录使用的咨询。

-对反馈的问题进行分类处理，如信息错误需协调相关部门核实并更新，权限问题需复核权限设置。

-定期汇总常见问题，更新至管理手册中，减少重复咨询。

（二）部门及员工职责

1.及时更新本部门及个人联系方式。

-部门负责人负责审核本部门通讯录信息的准确性，每月至少检查一次。

-员工有义务在联系方式发生变化时（如手机号变更、职位调整等），在规定时间内（如3个工作日内）通过指定系统提交更新申请。

-提交更新时需提供变更前后的详细信息，以便管理部门核对。

2.严格遵守通讯录信息保密规定。

-员工不得泄露通讯录中的敏感信息，如内部电话号码、特殊权限人员联系方式等。

-在对外沟通时，需确认信息来源的合法性，避免未经授权发布他人联系方式。

-部门内部使用通讯录时，需控制访问权限，仅允许必要人员查看完整信息。

3.如发现错误或缺失信息，及时反馈管理部门。

-员工在日常使用中发现通讯录信息错误（如电话打不通、职位不符等），应立即记录错误信息并提交至管理部门。

-提交反馈时需注明错误信息的所属部门、正确信息及发现日期。

-管理部门收到反馈后，需在1个工作日内确认并处理。

三、操作流程

（一）通讯录创建与初始化

1.管理部门根据组织架构设计通讯录层级结构（如部门、团队、个人）。

-按照企业或组织的实际结构，创建通讯录的顶层目录，如“公司总部”、“分支机构”、“职能部门”等。

-在各层级下细分目录，如“公司总部”下设“行政部”、“技术部”等，每个部门下再设“团队”或“个人”。

-确保层级结构清晰，便于用户快速定位所需联系人。

2.使用统一的通讯录管理工具（如企业邮箱、CRM系统等）建立基础框架。

-选择适合企业或组织规模和需求的通讯录管理工具，如Microsoft365、Salesforce等。

-在工具中创建通讯录模板，预设字段包括：姓名、职位、部门、直接电话、分机号、手机、邮箱、职位描述等。

-配置导入模板，以便批量导入初始数据。

3.导入初始数据，包括部门名称、负责人及核心成员联系方式。

-收集各部门提供的初始人员名单及联系方式，整理成统一格式（如Excel表格）。

-使用工具的导入功能，将数据批量添加至通讯录中。导入前需进行数据清洗，确保格式统一且无明显错误。

-导入完成后，由管理部门及各部门负责人共同核对数据准确性，标记需修正的条目。

（二）信息录入与更新

1.**新增信息**：

-提交新增联系人申请（包含姓名、职位、联系方式、所属部门）。

-申请表单需包含以下字段：申请部门、申请人姓名、联系人姓名、职位、直接电话、手机、邮箱、所属部门、申请事由。

-管理部门审核信息准确性后录入系统。

-审核内容包括：信息完整性（所有字段是否填写）、格式规范性（如电话号码是否符合标准格式）、部门归属是否正确。

-审核通过后，由管理员在系统中创建新联系人条目，并分配至对应部门目录。

-审核不通过时，需将申请退回申请人，注明需修改的内容。

-示例流程：提交→审核→录入→通知相关部门确认。

-提交：员工通过内部系统提交申请表单。

-审核：管理部门在2个工作日内完成审核。

-录入：管理员在审核通过后1个工作日内完成系统录入。

-通知：通过邮件或内部消息通知相关部门负责人，确认新增信息。

2.**信息修改**：

-员工或部门负责人通过管理平台提交修改申请。

-修改申请需包含以下信息：联系人姓名、原信息、修改后信息、修改原因。

-管理部门验证修改内容后更新系统。

-验证内容包括：修改的必要性、信息准确性的确认（如重新核实电话号码）。

-更新系统时，需在历史记录中标注修改时间、修改人及修改内容。

-关键步骤：申请→验证→更新→通知关联方。

-申请：员工或部门负责人提交修改申请。

-验证：管理部门在1个工作日内完成验证。

-更新：管理员在验证通过后立即更新系统。

-通知：通过内部消息通知相关部门及原信息使用人。

3.**信息删除**：

-对于离职人员或失效信息，由部门或管理部门发起删除申请。

-删除申请需包含：联系人姓名、删除原因、申请部门/人。

-管理部门确认后执行删除操作，并记录操作日志。

-确认内容包括：核实该人员是否已不在公司名单（可通过离职证明等文件确认）。

-删除操作需谨慎，建议先标记为“已删除”状态，待一段时间后（如1年）再永久删除。

-操作日志需包含删除时间、操作人、删除对象及原因。

（三）权限管理

1.设定不同角色的访问权限（如管理员、部门管理员、普通用户）。

-管理员：拥有全部权限，包括创建/删除目录、修改所有信息、管理用户权限等。

-部门管理员：可查看和修改本部门通讯录信息，管理本部门用户权限。

-普通用户：仅可查看通讯录信息，无修改权限。

-权限分配需根据实际工作需求进行，避免过度授权。

2.管理员定期检查权限分配情况，确保符合岗位需求。

-每季度进行一次权限审计，核对各部门人员权限是否与当前职责匹配。

-发现不匹配的权限及时调整，如员工调动岗位后需更新其访问权限。

3.严禁非授权人员修改或导出通讯录数据。

-系统需设置操作日志，记录所有修改和删除操作。

-对导出功能进行严格限制，仅管理员可导出数据，且需记录导出时间、原因及文件去向。

（四）定期维护

1.每季度进行一次通讯录数据全面核查，重点检查联系方式有效性。

-采用抽样或全部覆盖方式，随机选择一定比例的联系人进行电话或邮件验证。

-对于无法验证的联系人，需联系其所属部门确认信息是否准确。

-核查结果需汇总，对错误信息进行批量修改。

2.建立信息更新提醒机制（如通过邮件或系统通知）。

-系统自动检测联系人信息变更周期（如手机号变更通常为1年），到期前发送提醒邮件给部门负责人。

-部门负责人收到提醒后，需督促员工更新信息。

3.保留历史修改记录，便于追溯变更情况。

-系统需记录每次修改的详细信息，包括修改时间、修改人、原信息、修改后信息。

-管理员可通过查询功能查看任意联系人条目的修改历史。

四、注意事项

（一）保密要求

1.通讯录中包含的敏感信息（如内部电话、职位等）需严格保密。

-内部电话、特殊权限人员（如高管、安全部门）的联系方式需设置访问限制。

-员工在对外沟通时，需确认信息来源的合法性，避免未经授权发布他人联系方式。

2.仅授权人员可访问完整通讯录，公共版仅展示有限信息。

-公共版通讯录仅包含姓名、职位、部门、直接电话等有限信息，敏感信息需隐藏。

-访问完整通讯录需通过身份验证，如输入密码或使用单点登录（SSO）认证。

（二）使用规范

1.员工应优先使用通讯录中的官方联系方式进行沟通。

-鼓励员工使用通讯录中的分机号或直接电话进行沟通，提高响应效率。

-避免使用个人手机号或非官方渠道联系同事。

2.禁止随意修改或删除他人信息，如需调整需通过正规流程。

-任何修改或删除操作必须通过申请-审核-执行的流程，严禁擅自操作。

-对于系统中的错误信息，需通过反馈渠道提交给管理部门处理。

（三）异常处理

1.如发现信息泄露或滥用行为，立即向管理部门报告。

-员工发现通讯录信息被不当使用（如泄露给外部人员），需立即通过保密渠道报告给管理部门。

-管理部门需启动调查程序，核实情况后采取相应措施（如警告、权限回收等）。

2.管理部门启动调查程序，视情况采取权限回收、通报等措施。

-调查程序包括：收集证据、询问相关人员、确认违规程度。

-根据违规情况，采取以下措施：

-轻微违规：警告并要求改正。

-严重违规：权限回收、通报批评。

-情节严重：按内部规定处理。

五、附则

1.本流程自发布之日起生效，由管理部门负责解释。

-管理部门需定期组织培训，确保所有相关人员了解并遵守本流程。

2.根据实际需求，管理部门可对本流程进行修订。

-每年对流程执行情况进行评估，根据反馈和实际需求调整流程内容。

一、概述

通讯录管理流程规定旨在规范企业或组织内部员工通讯录的创建、维护、更新和使用，确保信息的准确性和及时性，提升沟通效率。本流程规定了通讯录的管理职责、操作步骤、更新机制及相关注意事项，适用于所有涉及通讯录管理的部门和人员。

二、管理职责

（一）管理部门职责

1.负责通讯录的整体规划、建设和维护。

2.制定通讯录管理规范，监督执行情况。

3.定期组织通讯录数据核查与清理。

4.处理通讯录使用中的疑问和投诉。

（二）部门及员工职责

1.及时更新本部门及个人联系方式。

2.严格遵守通讯录信息保密规定。

3.如发现错误或缺失信息，及时反馈管理部门。

三、操作流程

（一）通讯录创建与初始化

1.管理部门根据组织架构设计通讯录层级结构（如部门、团队、个人）。

2.使用统一的通讯录管理工具（如企业邮箱、CRM系统等）建立基础框架。

3.导入初始数据，包括部门名称、负责人及核心成员联系方式。

（二）信息录入与更新

1.**新增信息**：

-提交新增联系人申请（包含姓名、职位、联系方式、所属部门）。

-管理部门审核信息准确性后录入系统。

-示例流程：提交→审核→录入→通知相关部门确认。

2.**信息修改**：

-员工或部门负责人通过管理平台提交修改申请。

-管理部门验证修改内容后更新系统。

-关键步骤：申请→验证→更新→通知关联方。

3.**信息删除**：

-对于离职人员或失效信息，由部门或管理部门发起删除申请。

-管理部门确认后执行删除操作，并记录操作日志。

（三）权限管理

1.设定不同角色的访问权限（如管理员、部门管理员、普通用户）。

2.管理员定期检查权限分配情况，确保符合岗位需求。

3.严禁非授权人员修改或导出通讯录数据。

（四）定期维护

1.每季度进行一次通讯录数据全面核查，重点检查联系方式有效性。

2.建立信息更新提醒机制（如通过邮件或系统通知）。

3.保留历史修改记录，便于追溯变更情况。

四、注意事项

（一）保密要求

1.通讯录中包含的敏感信息（如内部电话、职位等）需严格保密。

2.仅授权人员可访问完整通讯录，公共版仅展示有限信息。

（二）使用规范

1.员工应优先使用通讯录中的官方联系方式进行沟通。

2.禁止随意修改或删除他人信息，如需调整需通过正规流程。

（三）异常处理

1.如发现信息泄露或滥用行为，立即向管理部门报告。

2.管理部门启动调查程序，视情况采取权限回收、通报等措施。

五、附则

1.本流程自发布之日起生效，由管理部门负责解释。

2.根据实际需求，管理部门可对本流程进行修订。

一、概述

通讯录管理流程规定旨在规范企业或组织内部员工通讯录的创建、维护、更新和使用，确保信息的准确性和及时性，提升沟通效率。本流程规定了通讯录的管理职责、操作步骤、更新机制及相关注意事项，适用于所有涉及通讯录管理的部门和人员。

二、管理职责

（一）管理部门职责

1.负责通讯录的整体规划、建设和维护。

-管理部门需根据企业或组织的架构，设计通讯录的层级结构，包括但不限于公司总部、分部、部门、团队及个人层级。

-确定通讯录管理工具的选择，如企业邮箱、内部社交平台、CRM系统等，并进行系统配置。

-建立通讯录数据标准，明确信息录入格式（如姓名统一使用姓在前名在后的格式，电话号码格式规范等）。

2.制定通讯录管理规范，监督执行情况。

-编制详细的通讯录管理手册，包括本流程规定的各项内容。

-定期组织全员或部门负责人进行流程培训，确保相关人员理解并掌握操作要求。

-每季度对通讯录管理情况进行抽查，检查信息准确性及流程执行率。

3.定期组织通讯录数据核查与清理。

-每半年进行一次通讯录数据全面核查，可通过抽样或全部覆盖方式进行。核查内容包括：姓名、职位、联系方式（电话、邮箱）、所属部门等信息的正确性。

-建立失效信息识别标准，如连续三个月未更新联系方式的记录视为失效。

-清理过期或无效信息，更新为当前有效的联系人数据。

4.处理通讯录使用中的疑问和投诉。

-设立专门的联系渠道（如邮箱、内部论坛），接收员工关于通讯录使用的咨询。

-对反馈的问题进行分类处理，如信息错误需协调相关部门核实并更新，权限问题需复核权限设置。

-定期汇总常见问题，更新至管理手册中，减少重复咨询。

（二）部门及员工职责

1.及时更新本部门及个人联系方式。

-部门负责人负责审核本部门通讯录信息的准确性，每月至少检查一次。

-员工有义务在联系方式发生变化时（如手机号变更、职位调整等），在规定时间内（如3个工作日内）通过指定系统提交更新申请。

-提交更新时需提供变更前后的详细信息，以便管理部门核对。

2.严格遵守通讯录信息保密规定。

-员工不得泄露通讯录中的敏感信息，如内部电话号码、特殊权限人员联系方式等。

-在对外沟通时，需确认信息来源的合法性，避免未经授权发布他人联系方式。

-部门内部使用通讯录时，需控制访问权限，仅允许必要人员查看完整信息。

3.如发现错误或缺失信息，及时反馈管理部门。

-员工在日常使用中发现通讯录信息错误（如电话打不通、职位不符等），应立即记录错误信息并提交至管理部门。

-提交反馈时需注明错误信息的所属部门、正确信息及发现日期。

-管理部门收到反馈后，需在1个工作日内确认并处理。

三、操作流程

（一）通讯录创建与初始化

1.管理部门根据组织架构设计通讯录层级结构（如部门、团队、个人）。

-按照企业或组织的实际结构，创建通讯录的顶层目录，如“公司总部”、“分支机构”、“职能部门”等。

-在各层级下细分目录，如“公司总部”下设“行政部”、“技术部”等，每个部门下再设“团队”或“个人”。

-确保层级结构清晰，便于用户快速定位所需联系人。

2.使用统一的通讯录管理工具（如企业邮箱、CRM系统等）建立基础框架。

-选择适合企业或组织规模和需求的通讯录管理工具，如Microsoft365、Salesforce等。

-在工具中创建通讯录模板，预设字段包括：姓名、职位、部门、直接电话、分机号、手机、邮箱、职位描述等。

-配置导入模板，以便批量导入初始数据。

3.导入初始数据，包括部门名称、负责人及核心成员联系方式。

-收集各部门提供的初始人员名单及联系方式，整理成统一格式（如Excel表格）。

-使用工具的导入功能，将数据批量添加至通讯录中。导入前需进行数据清洗，确保格式统一且无明显错误。

-导入完成后，由管理部门及各部门负责人共同核对数据准确性，标记需修正的条目。

（二）信息录入与更新

1.**新增信息**：

-提交新增联系人申请（包含姓名、职位、联系方式、所属部门）。

-申请表单需包含以下字段：申请部门、申请人姓名、联系人姓名、职位、直接电话、手机、邮箱、所属部门、申请事由。

-管理部门审核信息准确性后录入系统。

-审核内容包括：信息完整性（所有字段是否填写）、格式规范性（如电话号码是否符合标准格式）、部门归属是否正确。

-审核通过后，由管理员在系统中创建新联系人条目，并分配至对应部门目录。

-审核不通过时，需将申请退回申请人，注明需修改的内容。

-示例流程：提交→审核→录入→通知相关部门确认。

-提交：员工通过内部系统提交申请表单。

-审核：管理部门在2个工作日内完成审核。

-录入：管理员在审核通过后1个工作日内完成系统录入。

-通知：通过邮件或内部消息通知相关部门负责人，确认新增信息。

2.**信息修改**：

-员工或部门负责人通过管理平台提交修改申请。

-修改申请需包含以下信息：联系人姓名、原信息、修改后信息、修改原因。

-管理部门验证修改内容后更新系统。

-验证内容包括：修改的必要性、信息准确性的确认（如重新核实电话号码）。

-更新系统时，需在历史记录中标注修改时间、修改人及修改内容。

-关键步骤：申请→验证→更新→通知关联方。

-申请：员工或部门负责人提交修改申请。

-验证：管理部门在1个工作日内完成验证。

-更新：管理员在验证通过后立即更新系统。

-通知：通过内部消息通知相关部门及原信息使用人。

3.**信息删除**：

-对于离职人员或失效信息，由部门或管理部门发起删除申请。

-删除申请需包含：联系人姓名、删除原因、申请部门/人。

-管理部门确认后执行删除操作，并记录操作日志。

-确认内容包括：核实该人员是否已不在公司名单（可通过离职证明等文件确认）。

-删除操作需谨慎，建议先标记为“已删除”状态，待一段时间后（如1年）再永久删除。

-操作日志需包含删除时间、操作人、删除对象及原因。

（三）权限管理

1.设定不同角色的访问权限（如管理员、部门管理员、普通用户）。

-管理员：拥有全部权限，包括创建/删除目录、修改所有信息、管理用户权限等。

-部门管理员：可查看和修改本部门通讯录信息，管理本部门用户权限。

-普通用户：仅可查看通讯录信息，无修改权限。

-权限分配需根据实际工作需求进行，避免过度授权。

2.管理员定期检查权限分配情况，确保符合岗位需求。

-每季度进行一次权限审计，核对各部门人员权限是否与当前职责匹配。

-发现不匹配的权限及时调整，如员工调动岗位后需更新其访问权限。

3.严禁非授权人员修改或导出通讯录数据。

-系统需设置操作日志，记录所有修改和删除操作。

-对导出功能进行严格限制，仅管理员可导出数据，且需记录导出时间、原因及文件去向。

（四）定期维护

1.每季度进行一次通讯录数据全面核查，重点检查联系方式有效性。

-采用抽样或全部覆盖方式，随机选择一定比例的联系人进行电话或邮件验证。

-对于无法验证的联系人，需联