企业信访信息保密管理规范

企业信访信息保密管理规范一、总则（一）制定目的为规范企业信访信息的保密管理，保护信访人合法权益与企业敏感信息安全，维护信访工作公信力与严肃性，依据《信访工作条例》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，结合企业信访工作实际，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于企业信访工作中产生、处理、存储、流转及销毁的各类信访信息（含信访人个人信息、诉求内容、调查材料、处理意见等）。企业所属部门、分支机构及参与信访工作的第三方机构（如委托的调查公司、法律顾问等）均须遵守本规范。（三）基本原则1.依法保密：严格遵守国家法律法规及企业内部制度，确保信访信息保密管理合法合规。2.分级管控：根据信息敏感程度与重要性，实行分级分类管理，明确知悉范围与保密要求。3.全程管控：对信访信息从收集、登记、处理到销毁的全生命周期进行保密管理，确保各环节信息安全。4.权责统一：明确信访工作各参与方的保密责任，建立“谁经手、谁负责”的责任追溯机制。二、信访信息分类与密级确定（一）信息分类结合内容属性与敏感程度，信访信息分为三类：1.个人隐私类：含信访人姓名、联系方式、家庭住址、健康状况等可识别个人身份或涉及隐私的信息。2.企业敏感类：涉及企业商业秘密（如技术方案、客户信息）、内部管理漏洞、未公开经营决策等信息。3.一般诉求类：不涉及隐私与敏感内容的诉求信息（如一般性服务投诉），但需保护信访人身份隐私。（二）密级确定根据信息泄露影响程度，密级分为三级（企业可结合实际调整）：1.核心秘密：泄露将严重损害信访人权益或导致企业重大损失（如核心技术举报、特殊身份信息）。2.重要秘密：泄露将造成信访人权益受损或企业较大损失（如中层管理违规线索、客户名单）。3.普通秘密：泄露会造成一定影响，但后果相对轻微（如一般性员工诉求材料）。三、信访信息收集与登记环节的保密要求（一）信息收集规范遵循“最小必要”原则，仅收集与诉求直接相关的信息，避免过度采集隐私或敏感内容。对信访人主动提供的敏感信息（如银行账户），需说明收集目的与保密措施，经其确认后登记。（二）登记环节管理1.电子登记：使用企业内部加密信访管理系统，禁止通过非授权设备（如个人手机）录入信息。2.纸质登记：使用带编号的保密登记本，登记后存入保密文件柜，登记人员签字确认，禁止随意涂改或撕毁。3.信息脱敏：对个人隐私信息脱敏处理（如联系方式隐藏后四位），企业敏感信息标注密级并限制查看权限。四、信访信息处理与流转的保密管理（一）内部处理要求在企业内部保密网络环境下处理信息，使用经授权的办公设备，禁止在公共网络或外部设备（如U盘）上处理敏感信息。如需复印、扫描信访材料，需经信访管理部门负责人审批，复印件标注“保密”字样，使用后及时销毁或归档。（二）信息流转控制1.内部流转：通过加密办公系统或密封纸质文件传递，明确标注知悉范围（如“仅限信访工作组、法务部知悉”），禁止通过即时通讯工具传输未脱敏信息。2.外部流转：向外部单位提供信息时，需经分管领导审批，对信息脱敏处理，必要时签订《保密协议》，明确对方保密义务。五、信访信息存储与销毁的保密措施（一）存储管理1.电子存储：电子文档存储于企业内部加密服务器或经认证的云存储平台，设置访问密码与权限（如仅信访管理员、分管领导可查看核心秘密信息），定期备份并离线存储于保密介质（如加密硬盘）。2.纸质存储：纸质材料归档至保密档案库，配备门禁、监控设施，借阅需填写《保密借阅单》，经审批后在指定场所查阅，禁止带出档案库。（二）销毁要求1.电子信息销毁：使用专业数据擦除工具彻底删除，存储介质报废时进行物理销毁（如粉碎、消磁）。2.纸质材料销毁：填写《保密销毁单》，经审批后由两人以上监督，使用碎纸机或焚烧方式销毁，禁止将废弃材料作为废品出售或随意丢弃。六、人员保密管理与责任要求（一）人员培训对参与信访工作的人员（含信访管理员、调查人员等）开展保密培训，内容包括法律法规、企业制度、信息安全技术等，培训记录存档备查。（二）保密协议所有接触信访信息的人员需签订《信访信息保密责任书》，第三方机构人员还需签订《保密协议》，约定保密期限与违约责任。（三）离职管理接触信访信息的人员离职时，需进行保密审计，退还所有信息载体，签订《离职保密承诺书》，承诺离职后不得泄露知悉的信访信息。七、监督检查与违规处理（一）监督检查1.定期自查：信访管理部门每季度自查信访信息保密管理情况，形成报告并整改问题。2.审计抽查：企业审计部门每年抽查，检查系统日志、纸质档案等，发现问题及时通报整改。3.举报机制：建立保密举报渠道（如内部邮箱、匿名信箱），鼓励员工举报违规行为，对举报属实者给予奖励，对举报人信息严格保密。（二）违规处理对违规人员，视情节给予批评教育、警告、解除劳动合同等处分；造成损失的，依法要求赔偿。