费用报销及审核一体化操作指南

费用报销及审核一体化操作指南一、适用工作场景本指南适用于公司内部各类经营性费用的报销与审核管理，具体场景包括但不限于：员工因公支出：员工因出差、业务洽谈、客户接待等公务活动产生的交通、住宿、餐饮、通讯等费用；日常办公支出：部门采购办公用品、耗材、设备维修等与日常工作直接相关的费用；专项活动支出：部门组织业务培训、市场推广、会议活动等产生的合理费用；其他合规支出：符合公司财务制度规定的其他经营性费用（如快递费、咨询费等）。二、操作流程详解（一）费用发生与材料准备费用发生：员工因公开展业务时，需优先选择公司合作供应商或正规消费渠道，保证费用真实、合理、与工作内容相关。材料收集：获取合规的消费凭证（如机打小票、电子支付记录、行程单等），凭证需清晰显示消费项目、金额、日期及商户信息；如涉及多人共同消费（如业务招待），需附消费清单及参与人员说明；差旅报销需附出差审批单（注明出差事由、时间、地点及预算）；大额支出（单笔超5000元）需提前向部门负责人提交书面申请，获批准后方可发生。（二）填写费用报销单登录系统：通过公司OA系统或财务系统进入“费用报销”模块，选择对应报销类型（如差旅费、办公费等）；填写基础信息：准确录入报销人姓名（*工号）、所属部门、报销日期、费用归属期间；录入费用明细：按消费类型逐项填写，每项需注明“费用项目”“发生日期”“金额”“事由说明”（如“客户接待餐费”“城市交通费”），分项金额需与凭证一致；附件：将收集的消费凭证、审批单等材料扫描或拍照（每份附件命名清晰，如“20231015-酒店住宿费凭证”），附件总张数需在报销单中注明；计算汇总金额：系统自动总金额，需核对分项合计与总金额是否一致，大写金额（如“壹仟元整”）需与小写金额对应。（三）部门负责人初审提交审批：报销单填写完成后，“提交”并选择审批流程（一般为“部门负责人→财务→出纳”）；部门审核：部门负责人（*经理）需在收到审批申请后2个工作日内完成初审，重点审核：费用是否与部门业务计划相关，是否符合预算要求；报销单填写是否完整（如事由、金额、附件等），有无遗漏；附件是否真实、齐全，消费凭证与报销明细是否匹配；审核结果：初审通过则签字流转至财务部门；若需补充材料或修改，需注明原因并退回给报销人。（四）财务部门审核接收流转：财务部门（*会计）在收到报销单后，对材料完整性、合规性进行专业审核；审核要点：凭证合规性：消费凭证是否为正规税务凭证（如增值税发票等，避免使用非合规收据），抬头、税号等关键信息是否准确；金额准确性：分项金额计算是否正确，总金额与附件合计是否一致；政策符合性：费用是否符合公司《费用管理制度》（如差旅住宿标准、招待费限额等），超标准部分需有特殊说明并经总经理审批；审核反馈：审核通过则签字确认；若发觉问题（如凭证不合规、金额超标），需在1个工作日内联系报销人，说明退回原因并要求补充或修改。（五）出纳付款确认审批完成：报销单经财务审核及总经理（总）最终审批通过后，流转至出纳（出纳）处；安排付款：出纳核对报销单与审批记录无误后，按公司规定方式付款（如银行转账、工资代发等），付款时间一般为审批通过后3个工作日内；反馈结果：付款完成后，系统自动发送到账通知给报销人，或由出纳电话告知（*出纳联系方式可通过内部通讯录查询）。（六）资料归档整理存档：每月结束后，财务部门将当月已报销单据（含报销单及附件）按部门分类整理，装订成册；保存期限：报销凭证保存期限不少于5年，电子档案需定期备份，保证资料完整可查。三、报销单模板及填写说明费用报销单（模板）报销单编号报销日期年月日报销部门报销人（*工号）费用归属期间年月日至年月日联系方式序号费用项目发生日期金额（元）事由说明附件张数123合计金额（大写）合计金额（小写）审批栏签字日期部门负责人年月日财务审核人年月日总经理审批年月日出纳付款年月日填写说明报销单编号：由系统自动，无需手动填写；费用项目：按消费类型选择（如“交通费”“住宿费”“办公费”），或填写具体项目名称（如“会议场地费”）；事由说明：需简明扼要描述费用发生原因（如“前往市拜访客户，洽谈合作事宜”），避免模糊表述（如“公务支出”）；附件张数：指至系统的凭证图片或扫描件数量，需与实际附件一致；签字栏：所有审批人需手写签字，不得代签，日期需填写签字当天的实际日期。四、操作要点提示报销时限：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期未提交需向部门负责人及财务部门说明原因，特殊情况超期最长不超过30天；附件要求：消费凭证需为原件或清晰复印件（复印件需注明“与原件一致”并由报销人签字），电子凭证需提供完整截图（含支付时间、商户、金额等信息）；金额规范：小写金额保留两位小数（如“150.00”），大写金额需使用“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、整”等规范汉字，不得涂改；审批流程：严禁越级审批（如未经部门负责人直接提交财务），报销单需按流程依次流转，缺少任一环节审批将被退回；合规要求：费用必须与工作直接相关，禁止将个人