合同审批管理流程全面覆盖标准版本

合同审批管理流程全面覆盖标准版本一、适用业务范围与核心目标本流程适用于企业内部各类经济合同的审批管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作框架协议、租赁合同等标准化合同类型。通过规范审批环节、明确责任主体、强化风险管控，实现合同全生命周期管理，保证合同内容合法合规、权责清晰、流程高效，有效降低企业运营风险，保障合同签订与履行的安全性、严肃性。二、合同审批全流程操作指引（一）合同发起与材料准备发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理、项目负责人等）作为合同发起人，负责前期对接与材料整理。材料清单：合同草案（需明确双方主体信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决方式等核心条款）；对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明，涉及特殊行业的需提供资质许可证）；业务背景说明（如采购需求依据、合作项目立项文件、市场调研报告等，说明合同必要性）；相关附件（如技术参数表、验收标准、服务承诺函等，需与合同一致）。系统录入：通过企业OA系统或合同管理平台创建“合同审批申请单”，上述材料，填写合同基本信息（合同类型、预计签订日期、对方单位全称、合同总金额等）。（二）部门内部初审审核主体：业务部门负责人（如采购部经理、销售部总监）为初审责任人。审核要点：合同内容是否符合业务需求，标的、数量、价款等是否与业务背景说明一致；对方主体资格是否有效，是否存在失信被执行人、经营异常等风险（可通过“信用中国”等官方渠道初步核查，但不得引用具体）；合同条款是否完整，是否存在模糊表述或遗漏关键信息；涉及预算的合同，是否符合年度预算安排（需同步关联预算审批流程）。初审结果：审核通过：在系统中流转至下一环节（法务审核），并注明“同意初审”；审核不通过：退回经办人修改，注明修改意见（如“价款支付方式需明确分期节点”“违约责任条款需补充”）。（三）法务合规审核审核主体：法务部门专员（或企业外聘法律顾问）。审核要点：合同主体是否具备完全民事行为能力，法定代表人或授权代表签字是否真实有效（需核对授权委托书）；合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形；权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理，争议解决方式（仲裁/诉讼）是否约定清晰；涉及知识产权、保密条款、不可抗力等特殊事项的，是否约定专项内容。审核结果：无法律风险：出具《法务审核意见书》，标注“审核通过，建议签署”；存在法律风险：提出修改意见，退回业务部门与对方协商调整，重大风险需上报分管领导决策；涉及法律纠纷或合规问题的，暂缓审批并启动专项风险评估。（四）财务资金审核审核主体：财务部门负责人（或资金管理岗）。审核要点：合同金额是否准确，与预算、报价单、发票等附件是否一致；价款支付方式、节点、账户信息是否合规（如预付款比例是否符合行业惯例，质保金是否约定退还条件）；涉及税费、发票开具（如“是否为增值税专用发票”“税率是否符合规定”）等财务条款是否明确；资金来源是否落实，是否影响企业现金流安全。审核结果：财务条款合规：在审批单中签署“同意”，确认资金安排；财务风险点：如支付比例过高、资金来源未落实，需退回业务部门调整，必要时暂停审批。（五）分级审批决策根据合同金额、类型及重要性划分审批权限，实行分级审批：一般合同（如金额≤10万元，或常规采购/服务合同）：审批主体：业务部门负责人→法务审核→财务审核→分管业务副总（或部门总监）。重要合同（如10万元＜金额≤50万元，或涉及核心业务、长期合作合同）：审批主体：一般合同流程→分管财务副总→总经理。重大合同（如金额＞50万元，或对外投资、并购、战略合作等）：审批主体：重要合同流程→总经理办公会→董事长（或企业最高决策机构）。注：审批人需在系统中签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”），不同意的需说明具体理由。（六）用印与签署管理用印申请：审批通过后，经办人通过系统提交“合同用印申请”，附最终版合同（所有审批环节均已确认）及《用印审批单》。用印审核：行政部（或办公室）负责审核用印材料完整性，确认合同文本与审批版本一致，用印份数符合规定（通常一式两份以上，双方各执一份）。用印执行：由授权用印人（如行政部经理）在合同指定位置（如落款处、骑缝章）加盖企业公章或合同专用章，严禁在空白合同或未审批合同上用印。签署交接：用印后，经办人负责将合同正本送达对方单位，确认对方签字盖章（需核对签字人身份是否与合同主体一致），取回已签署合同并移交至档案管理部门。（七）合同归档与履行跟踪归档要求：已签署合同正本、副本及附件（含审批单、法务意见书、用印审批单等）需在3个工作日内移交至档案管理部门；档案管理部门对合同进行编号、登记、扫描电子存档，建立合同台账（记录合同编号、名称、对方单位、签订日期、金额、履行状态等信息）。履行跟踪：业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行跟踪表》，记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点）；财务部门根据合同约定支付款项，同步核对履行状态；法务部门定期对合同履行情况进行合规检查，发觉违约风险及时上报并启动应对措施。三、合同审批标准模板及填写说明（一）合同审批申请单（模板）合同基本信息内容合同编号（由系统自动，格式：年份-部门代码-合同类型-序号，如2024-CG-SC-001）合同名称（需与合同草案标题一致，如“办公设备采购合同”）合同类型□采购□销售□服务□合作□租赁□其他（请注明）对方单位全称（与营业执照一致，加盖公章）对方统一社会信用代码合同签订地合同总金额（大写）合同总金额（小写）合同核心条款摘要内容标的物/服务内容（简要描述，如“采购HP笔记本电脑10台，型号EliteBook840G5”）履行期限（如“自合同签订之日起30日内交付，验收合格后10日内付清款项”）付款方式（如“预付款30%，交付验收合格后支付60%，质保期满10%付清”）争议解决方式□协商□仲裁（请写明仲裁机构）□诉讼（请写明管辖法院）附件清单|□合同草案□对方营业执照□法定代表人证件号码明□授权委托书□业务背景说明□其他（请注明）|审批流程意见部门/岗位审批人审批意见日期业务部门初审法务审核财务审核分管业务副总审批总经理审批（如需）用印审批（二）模板填写说明合同编号：系统自动，无需手动填写，保证唯一性；合同核心条款摘要：需简明扼要，突出关键信息，避免冗长；附件清单：勾选已附件，注明“其他”时需具体说明附件名称；审批流程意见：各环节审批人需签署姓名（系统支持电子签名）及明确意见，禁止空白或模糊表述（如“阅知”“同意”需明确为“同意签署”）。四、关键风险控制与操作提示（一）主体资格审查风险对方单位为企业的，需核验营业执照、法定代表人证件号码明；为自然人的，需核验证件号码件及授权委托书（如涉及代理）；禁止与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签订合同，对方为分支机构的需核实其总部的授权文件；对方为“三无企业”（无营业执照、无资质、无固定场所）的，不得签订合同。（二）合同条款合规风险避免使用“大概”“左右”“尽量”等模糊表述，涉及金额、时间、数量等需使用精确数字；违约责任条款需与义务对等，不得约定“对方违约需承担全部损失”等显失公平的条款；争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖，避免约定不明确的仲裁机构（如“由某地仲裁委员会仲裁”需明确具体城市）。（三）审批流程规范性风险严禁“先签批后补材料”或“越级审批”，特殊紧急情况需经分管领导书面批准后可先行处理，但需在24小时内补全流程；审批人需对审批意见负责，对明显存在漏洞的合同未提出反对意见的，承担相应管理责任；合同文本如需修改，需重新发起审批流程（仅修改非核心条款且法务/财务同意的，可由原审批人确认后简化流程）。（四）用印与档案管理风险严禁在空白合同、复印件、扫描件上用印，用印前需核对合同文本与审批版本的一致性（页码、条款是否完整）；合同正本需妥善保管，遗失需及时上报并登报声明，同时启动补签程序；电子合同需符合《电子签名法》规定，使用可靠的电子签名及存证平台，保证法律效力。（五）履行跟踪风险业务部门需