合同管理风险控制及审核标准模板

合同管理风险控制及审核标准模板一、适用范围与典型应用场景日常业务合同（如采购合同、销售合同、服务合同）的起草与审核；重大项目合同（如合作开发、工程建设、投资协议）的风险管控；合同履行过程中的变更、终止及纠纷预防；企业合同管理制度的落地执行与合规检查。二、合同管理全流程操作指引（一）合同准备与起草阶段需求明确业务部门根据合作需求，梳理合同核心要素（如标的、数量、质量标准、价款、履行期限、双方权利义务等），填写《合同需求审批表》，经部门负责人*部门负责人签字确认后，启动合同起草。风险控制点：需求需与公司战略、业务计划匹配，避免超范围或违规合作。主体资格审查起草人需核实合作方主体资格：对方为法人：核查《营业执照》（最新年检记录）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如由授权代表签署）；对方为其他组织：核查有效登记证明文件、负责人身份信息；特殊行业（如医疗、建筑）：需核查行业许可证、资质等级证书。风险控制点：避免与无民事行为能力、限制民事行为能力或被吊销营业执照的主体签约，防范“皮包公司”风险。合同起草根据需求及审查通过的主体信息，使用公司标准合同文本（无标准文本时参考行业范本），明确以下核心条款：合同主体（全称、统一社会信用代码、地址、联系方式）；标的（名称、型号、规格、技术参数等，需清晰可识别）；数量与质量（明确计量单位、质量标准及验收方法）；价款与支付（金额、币种、支付方式、账户信息、票据类型）；履行期限（起始/结束时间、分期履行的节点要求）；权利义务（双方主要责任，如交付、验收、保密、配合义务等）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围）；争议解决（约定由企业所在地有管辖权法院或仲裁机构解决）；不可抗力（定义、通知义务、责任减免条款）；保密条款（保密信息范围、保密期限、违约责任）。风险控制点：条款表述需明确、无歧义，避免“大概”“左右”等模糊用语；法律术语需准确（如“定金”与“订金”的区别）。（二）合同审核阶段形式审核由合同管理部门（或指定人员）对合同文本进行形式完整性审核，重点检查：合同文本是否为最终版本，有无修改痕迹（需双方确认修改内容）；合同要素是否齐全（见“合同起草”阶段核心条款清单）；签署页是否预留（双方签字、盖章处）；附件是否完整（如技术协议、验收标准、资质文件等）。审核结果：通过/不通过，不通过需明确修改意见并退回起草人。实质审核由法务部门（或法务专员）联合业务部门、财务部门、合规部门进行实质审核，分工法务审核：合同合法性（是否符合法律法规、行业监管规定）；条款公平性（是否存在单方面加重己方责任、减轻对方责任的“霸王条款”）；权责明确性（双方权利义务是否对等，违约责任是否可执行）；管辖约定（是否优先选择企业所在地法院/仲裁，避免异地管辖增加成本）。业务审核：商务条款合理性（价格、履行期限、交付方式是否符合业务实际）；履约可行性（自身是否有能力履行，对方履约条件是否具备）；技术参数准确性（是否符合产品/服务标准，验收方法是否可操作）。财务审核：价款与支付条款（资金安排是否合理，是否符合财务管理制度）；税费承担（明确税费种类及承担方，避免争议）；发票要求（发票类型、开具时间、交付条件）。合规审核（如涉及）：数据合规（如涉及个人信息处理，是否符合《个人信息保护法》要求）；反商业贿赂条款（明确禁止商业贿赂行为，违约责任包含赔偿及解除合同）；外商投资限制（如涉及外资，是否符合行业准入规定）。审核输出：各部门填写《合同审核表》，汇总审核意见，重大分歧需召开协调会议确定最终方案。（三）合同签署与用印阶段审批流程审核通过后，起草人按公司审批权限流程提交签署申请（一般流程：业务部门→法务→财务→分管领导→总经理/董事长）；审批人需核对审核意见是否落实，合同文本是否最终版本。签署与用印由法定代表人或其授权代表签署，授权委托书需作为合同附件；加盖合同专用章（严禁使用公章、财务章等代替），用印前需核对：合同文本与审批版本一致；签署人权限有效（法定代表人或授权委托书载明权限）；双方主体信息、合同要素无误。用印登记：填写《合同用印登记表》，记录合同编号、名称、用印日期、用印人、保管人等信息。合同分发签署后，正本合同至少一式两份（甲乙双方各执一份），副本根据需要分发给业务、法务、财务等部门；电子合同需双方确认电子签章有效性，并同步存储归档。（四）合同履行跟踪阶段履行监控业务部门为履约第一责任人，按合同约定跟踪履行进度（如交付节点、验收时间、付款节点），填写《合同履行跟踪表》；发觉对方可能违约（如延迟交付、质量不达标）或己方可能无法按时履约时，需及时向法务及上级汇报，启动风险应对预案。证据留存履约过程中，所有书面凭证（如交付签收单、验收报告、沟通函件、付款凭证）需原件/扫描件归档，保证可追溯；电子沟通（如邮件、）需定期备份，涉及重要条款变更的需书面确认。验收与结算按合同约定组织验收（如需第三方验收，需明确验收机构及标准），验收合格后签署《验收确认书》；财务部门凭验收单、发票等办理结算，支付款项需通过合同约定账户，禁止个人账户收付。（五）合同变更与终止阶段合同变更履行过程中需变更合同（如标的、金额、履行期限）的，由双方协商一致并签订《合同变更补充协议》，原合同相关条款自动失效；补充协议需履行原合同审核流程，重大变更需重新审批。合同终止合同终止情形包括：履行完毕、协商一致解除、法定解除（如对方严重违约）、不可抗力等；终止后，业务部门需与对方办理结算、清理债权债务，签订《合同终止协议》，明确终止后的保密、知识产权等条款延续效力。（六）合同归档管理阶段归档范围合同正本、副本、审核表、用印登记表、履行跟踪表、变更/终止协议、附件（如资质文件、验收单、沟通函件）等所有相关材料。归档要求电子档案：按“合同编号-合同名称”分类存储于企业档案管理系统，定期备份，保存期限不少于合同终止后10年；纸质档案：按合同编号顺序装订，入柜保存，标注“密级”（如公开、内部、秘密），存放环境防火、防潮、防虫；归档登记：填写《合同归档登记表》，记录归档日期、档案编号、存放位置、经手人等信息。借阅管理因工作需要借阅合同档案的，需提交《合同档案借阅申请》，经部门负责人*部门负责人及档案管理部门审批；借阅期限不超过15天，到期需归还，涉密合同档案需专人负责跟踪，禁止复印、外传。三、核心工具模板清单（一）合同基本信息表合同编号合同名称甲方信息名称：_________________统一社会信用代码：_________________地址：_________________联系人：*联系人电话：_________________乙方信息名称：_________________统一社会信用代码：_________________地址：_________________联系人：*联系人电话：_________________合同标的__________________合同金额人民币（大写）：_________________（小写）：_________________履行期限______年_月_日至______年_月_日签订日期______年_月_日归档日期______年_月_日（二）合同审核表（形式审核）审核项目审核标准审核结果（通过/不通过）审核意见合同标题明确反映合同核心内容双方基本信息名称、信用代码、地址等完整准确标的描述清晰、无歧义数量/质量标准计量单位明确，质量标准可执行价款及支付方式金额、币种、账户、支付节点明确履行期限/地点/方式起止时间、交付地点、履行方式清晰违约责任违约情形、责任承担方式明确争议解决方式约定明确（法院/仲裁）签署页完整性预留签字、盖章处，无涂改审核人*审核人审核日期______年_月_日（三）合同审核表（实质审核）审核项目审核标准审核结果（通过/不通过）审核意见主体资格审查资质有效、授权范围清晰法律条款合规性不违反法律法规强制性规定商务条款合理性价格、履行期限符合业务实际知识产权条款权属明确，侵权责任清晰保密条款保密范围、期限、违约责任明确不可抗力条款定义清晰，通知义务、责任减免合理风险分配双方权责对等，风险承担合理法务意见*法务意见审核人*审核人审核日期______年_月_日（四）合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段（筹备/执行/验收）当前进度（%）关键节点（计划/实际完成时间）履约情况描述存在问题及处理措施跟踪人（*跟踪人）跟踪日期（五）合同变更申请表合同编号原合同主要条款（简述）变更事项（标的/金额/期限等）变更原因双方协商情况（补充协议编号）变更后条款申请人（*申请人）部门负责人审批（*部门负责人）法务审核（*法务审核）生效日期（六）合同归档登记表归档编号合同名称合同编号归档部门（*归档部门）归档人（*归档人）归档日期档案类型（原件/复印件）保管期限存放位置（档案柜-第X层）借阅记录（借阅人/日期/归还日期）四、风险控制关键注意事项（一）严守主体审查底线合作方为自然人的，需核查证件号码原件及复印件，确认民事行为能力；避免与分公司（无法人资格）签约，确需签约的需提供总公司授权书并加盖总公司公章；定期更新合作方“合格供应商名录”，对履约差、存在失信记录的主体及时清退。（二）条款表述精准无歧义金额、数量、时间等需同时使用大小写或阿拉伯数字+中文表述（如“人民币壹万元整（¥10,000.00）”）；技术参数需引用国家标准、行业标准或双方确认的书面文件，避免口头约定；违约责任需量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）而非模糊表述（如“承担相应责任”）。（三）强化用印与流程管控禁止在空白合同、空白协议上加盖印章，确需携带外出的，需经总经理审批并指定专人保管；电子合同需使用符合《电子签名法》的第三方电子签章平台，保证签章真实、不可否认；审批流程不得“逆行”或“跳批”，特殊情况需书面说明并经更高层级领导审批。（四）动态监控履约风险建立合同履约预警机制，对临近履行期限、存在逾期风险的合同提前7天提醒；对方违约时，需在法定/约定期限内发函催告（留存邮寄凭证、送达回执），固定违约证据；涉及重大纠纷的，及时启动法律程序，避免超过诉讼时效（一般为3年）。（五）档案管理规范保密涉及商业秘密、技术秘密的合同，需标注“秘密”字样，限制借阅权限，仅核心管理人员可查阅；电子档案需加密存储，访问权限分级管理，定期进行病毒查杀与数据备份；合同保管期限届满后，按规定履行销毁程序（销毁时需两人监销，填写《档案销毁记录