单位公文写作规范与格式指南

单位公文写作规范与格式指南公文作为机关单位传递决策意图、部署工作任务、沟通协调事务的法定载体，其写作规范与格式严谨性直接关系到行政效能与权威形象。掌握规范的公文写作方法，既是职业素养的体现，更是保障工作指令高效传递的基础。本文结合党政机关公文处理相关规定与实践经验，从公文种类、格式规范、写作要求三个维度展开说明，为实务工作提供参考。一、公文种类及适用场景根据《党政机关公文处理工作条例》，法定公文共15类，各类公文因功能定位不同，适用场景存在明确区分：（一）指挥性公文决定：用于对重要事项作出决策部署（如《关于调整绩效考核办法的决定》），具有较强约束力。命令（令）：适用于公布行政法规、嘉奖有关人员（如《关于授予XXX同志“先进工作者”称号的命令》），权威性最高。通知：使用范围最广，可用于批转文件、部署工作、告知事项（如《关于开展2024年档案清查工作的通知》）。（二）报请性公文请示：向上级机关请求指示或批准，需一文一事（如《关于申请增配办公设备的请示》），须标注签发人。报告：向上级汇报工作、反映情况，不要求上级回复（如《2023年度工作总结报告》），与请示不可混用。（三）知照性公文公告：向国内外公布重要事项（如《关于XX项目招标结果的公告》），受众范围广。通告：在一定范围内公布应当遵守的事项（如《关于园区道路施工期间交通管制的通告》），针对性较强。通报：用于表彰先进、批评错误（如《关于对XX部门工作失误的通报》），兼具教育与警示作用。（四）商洽性公文函：平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、询问答复（如《关于商请协助开展调研的函》），格式灵活但需正式。议案：各级政府向同级人大提请审议事项（如《关于提请审议XX条例修订草案的议案》），适用范围较窄。（五）记录性公文纪要：记载会议主要情况和议定事项（如《XX办公会议纪要》），需准确反映决策过程。决议：经会议讨论通过的重大决策（如《关于深化改革的决议》），效力层级高。二、公文格式规范公文格式分为版头、主体、版记三部分，各要素需严格遵循《党政机关公文格式》（GB/T____）要求：（一）版头（首页红色分隔线以上部分）1.份号：涉密公文需标注，用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行（如“____”）。2.密级和保密期限：涉密公文标注，如“秘密★1年”，顶格编排在版心左上角第2行。3.紧急程度：标注“特急”“加急”，顶格编排在版心左上角（无特殊情况不标注“平急”）。4.发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（如“XX市人民政府文件”），居中排布，红色小标宋体字。5.发文字号：机关代字+年份+发文顺序号（如“XX发〔2024〕5号”），年份用六角括号，居中编排在发文机关标志下空二行位置。6.签发人：上行文（请示、报告）需标注，居右空一字，编排在发文字号同一行。（二）主体（首页红色分隔线以下、版记以上部分）1.标题：由发文机关+事由+文种组成（如《XX局关于报送年度预算的请示》），一般用2号小标宋体字，居中排布，回行时词意完整。2.主送机关：公文的受理机关，顶格编排在标题下空一行位置，用3号仿宋体字，多个机关用顿号或逗号分隔（如“XX部、XX厅：”）。3.正文：公文核心内容，用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，结构层次序数依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”。4.附件说明：标注附件名称，格式为“附件：1.XXX2.XXX”（附件名称后不加标点），编排在正文下空一行左空二字位置。5.发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称，居右空四字编排，成文日期右空四字。6.成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年5月10日”），联合行文时以最后签发机关负责人签发日期为准。7.印章：成文日期上居中下压发文机关署名，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。8.附注：标注公文的传达范围或联系人信息（如“（此件公开发布）”“联系人：XXX联系电话：XXX”），居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。9.附件：附件应另面编排，“附件”二字及顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行，附件内容格式同正文。（三）版记（末页红色分隔线以下部分）1.抄送机关：除主送机关外需执行或知晓公文的机关，用4号仿宋体字，居左空一字，最后一个机关后标句号。2.印发机关和印发日期：印发机关为公文印制部门，印发日期用阿拉伯数字，编排在末页下端，印发机关左空一字，印发日期右空一字。三、公文写作核心要求（一）内容准确，有据可依公文内容需严格遵循法律法规、政策文件，事实性表述需核查数据来源（如“截至2023年底，我单位累计完成项目X个”），政策引用需标注文号（如“根据《XX办法》（XX发〔2023〕X号）要求”）。（二）结构严谨，逻辑清晰开头：简要说明行文背景或目的（如“为贯彻落实XX会议精神，现就做好XX工作通知如下：”）。主体：采用“总分式”或“递进式”结构，分点论述时用序号清晰呈现（如“一、工作目标（一）短期目标：……1.具体任务：……”）。结尾：根据文种选择结语，如请示用“妥否，请批示”，通知用“请认真贯彻执行”，函用“盼复”“特此函达”。（三）语言规范，简洁庄重用词正式：使用公文专用语（如“拟”“悉”“鉴于”“业经”），避免口语化表述（如将“我们打算”改为“我单位拟”）。表述简洁：删除冗余修饰（如“非常重要的工作”简化为“重要工作”），多用短句（如“现予批复”比“现在给予批复”更简洁）。避免歧义：数量词、时间词需明确（如“5个工作日内”而非“尽快”，“2024年6月30日前”而非“月底前”）。四、常见问题及优化建议（一）标题不规范问题：事由冗长（如《关于申请解决办公场地及人员编制等问题的请示》），文种误用（如“请示”与“报告”混用）。优化：精简事由（如《关于申请办公场地及人员编制的请示》），明确文种适用场景（请求批复用请示，汇报情况用报告）。（二）正文逻辑混乱问题：内容堆砌，缺乏层次（如将工作要求与背景混排）。优化：用序号分层，先总述目的，再分点列措施、提要求（如“一、总体要求（一）指导思想：……二、重点任务1.任务一：……”）。（三）格式细节失误问题：发文字号用圆括号（如“XX发（2024）5号”），成文日期用汉字（如“二〇二四年五月十日”