销售合同管理模板规范合同签订流程

销售合同管理模板规范：标准化签订流程与操作指引一、适用业务场景本规范适用于各类企业销售业务中的合同签订管理，涵盖产品购销、服务提供、定制开发等销售类型。旨在通过标准化流程，明确合同各环节责任主体，保证合同条款合法合规、权责清晰，降低交易风险，提升合同签订效率，保障企业与客户双方的合法权益。适用于销售部门、法务部门、财务部门及相关协作岗位的业务操作。二、标准化签订流程指引（一）需求发起与资料准备需求发起：销售部门根据客户需求或业务拓展计划，填写《合同需求申请表》，明确合同类型（如标准产品销售、定制化服务合同等）、标的物基本信息（名称、规格、数量等）、预估金额、客户方基本信息（名称、统一社会信用代码等）及特殊要求（如交付周期、付款方式等）。资料收集：销售部门同步收集客户资质材料（如营业执照复印件、法人证件号码明、授权委托书等），保证客户主体资格合法有效；对于特殊行业（如医疗器械、食品等），需收集行业经营许可证等相关资质。内部评审：销售部门负责人对需求合理性及客户资质进行初步审核，确认无误后提交至法务部门及财务部门进行后续流程。（二）合同拟定与条款审核模板选用：法务部门根据合同类型选择对应的标准化合同模板（如《产品销售合同模板》《技术服务合同模板》），若客户有特殊条款需求，需在标准化模板基础上进行补充或修改。条款填写：销售部门根据与客户沟通结果，填写合同核心要素（如标的物详情、价格、履行期限、付款方式、违约责任等），保证信息准确无误，避免模糊表述（如“大概”“左右”等）。合规审核：法务审核：重点审核合同条款的合法性、完整性、公平性，包括双方权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否合规（如约定管辖法院/仲裁机构）等；财务审核：审核合同金额、付款方式、开票信息等是否符合企业财务制度，保证资金安全及税务处理合规；业务部门复核：销售部门确认审核后的合同条款是否与客户约定一致，避免因信息偏差导致后续争议。（三）客户沟通与最终确认合同送达：销售部门将审核通过后的合同（加盖企业合同骑缝章或“草案”章）通过邮件、纸质文件或双方约定的电子方式送达客户，并附《合同条款说明》（如需）。客户反馈：及时收集客户对合同条款的修改意见，若涉及重大条款变更（如价格调整、交付周期延长等），需重新启动内部审核流程。最终确认：双方就合同条款达成一致后，由客户方授权代表签字并加盖客户单位公章（或合同专用章），保证签署页信息完整（包括签约日期、双方单位全称等）。（四）合同签署与用印管理签署授权：企业合同签署人需为法定代表人或其书面授权的代理人（需提供《授权委托书》*），签署前需核实签署人身份及授权权限。用印申请：销售部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、客户签署页及《授权委托书》（如适用），经部门负责人、法务部门及分管领导审批后，至企业指定印章管理部门办理用印手续。用印规范：合同文本需加盖企业公章（或合同专用章）、骑缝章（多页合同），保证每页内容清晰可辨，印章位置符合企业规定（如签字处、日期旁等）。（五）合同归档与执行跟踪资料归档：合同签署完成后，销售部门将合同正本、客户资质材料、审核记录、《用印申请表》等资料整理成册，提交至档案管理部门归档；同时将合同关键信息（如编号、双方主体、金额、履行期限等）录入合同管理系统，实现电子化备案。执行跟踪：销售部门作为合同执行主体，需按合同约定履行交付、验收、开票等义务，同步跟踪客户付款进度；财务部门根据合同约定及履行情况办理收款、开票事宜。变更与解除：若合同履行过程中需变更或解除，双方应签订书面补充协议或解除协议，参照原签订流程执行，保证变更/解除内容合法合规，避免口头约定。三、合同核心要素模板销售合同核心要素表要素类别具体内容合同编号（示例：XYHT-2024-X-X，按年份-部门-序号规则编制）签订日期年月日甲方（采购方）单位名称：____________________统一社会信用代码：____________________地址：____________________联系人：______电话：*法定代表人：______乙方（销售方）单位名称：____________________统一社会信用代码：____________________地址：____________________联系人：______电话：*法定代表人：______标的物信息名称：____________________规格/型号：____________________数量：______单位：______质量标准/技术参数：____________________合同金额人民币（大写）：____________________¥（小写）：____________________含税价/不含税价：□含税□不含税税率：______%履行期限与方式交货/服务时间：______年______月______日前交货/服务地点：____________________运输方式及费用承担：____________________付款方式□一次性付款：合同签订后______日内支付100%□分期付款：①首期：合同签订后______日内支付______%②尾款：交货/验收合格后______日内支付______%账户信息：开户行____________________户名____________________账号：*违约责任甲方逾期付款：每逾期一日，按应付金额______%支付违约金乙方逾期交付：每逾期一日，按合同金额______%支付违约金质量不符：乙方应在______日内负责更换/退货，并承担相关费用争议解决方式□向乙方所在地人民法院提起诉讼□提交______仲裁委员会仲裁（填写具体仲裁机构）保密条款双方应对合作中获知的商业秘密（包括但不限于技术信息、价格信息等）承担保密义务，保密期限为______年其他约定（如不可抗力、合同生效条件、份数等）签署页甲方（盖章）：____________________授权代表（签字）：____________________日期：______年______月______日乙方（盖章）：____________________授权代表（签字）：____________________日期：______年______月______日四、关键操作要点提示信息真实性核查：客户资质材料需加盖单位公章，保证营业执照、授权委托书等文件在有效期内，避免与无民事行为能力或超越权限的客户签约。条款合规性把控：禁止设置违反法律、行政法规的强制性条款（如“争议解决方式约定模糊”“违约责任显失公平”等），法务部门需对特殊条款进行重点把关。审核流程完整性：严禁跳过法务、财务审核环节直接签署合同；对于金额较大（如超过企业规定标准）或复杂业务合同，需增加分管领导审批。签署权限管理：企业签署人需严格在授权范围内签署合同，非法定代表人签署时，必须提供《授权委托