销售合同审核流程标准化模板含审批步骤

销售合同审核流程标准化模板一、适用范围与行业背景二、合同审核全流程操作说明1.合同发起与资料准备责任主体：销售部业务代表/销售经理操作内容：销售代表与客户达成合作意向后，根据谈判结果起草合同初稿，明确合同双方基本信息（甲方：公司全称、统一社会信用代码、地址、联系人；乙方：客户全称、统一社会信用代码、地址、联系人）、产品/服务描述（名称、规格、数量、质量标准）、价格条款（单价、总价、折扣、税费）、交付条款（时间、地点、方式）、付款条件（账户信息、分期节点、逾期违约金）、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等核心条款。同步收集客户资质材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（若签约人非法定代表人）、特殊行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）并加盖公章，保证客户主体资格合法有效。在企业OA系统或合同管理系统中创建合同审批流，合同初稿及附件资料，填写《合同审批表》（含合同背景、预计金额、合作期限等关键信息），提交至销售部门负责人初审。输出成果：合同初稿、客户资质材料、《合同审批表》。2.初审环节：业务合规性核查责任主体：销售部门负责人审核时限：1个工作日审核重点：客户信息准确性：核对合同主体与客户资质材料是否一致，保证乙方名称、信用代码等信息无误，避免“假章”“假主体”风险。业务条款完整性：检查产品/服务描述是否与谈判结果一致，数量、规格、交付时间等是否明确，避免歧义条款（如“尽快交付”“合理质量标准”等模糊表述）。价格与折扣合理性：确认价格是否符合公司定价策略，折扣权限是否在销售代表审批权限内，超权限折扣需标注并提交后续审批。交付与售后条款：核查交付时间是否与生产/库存计划匹配，售后责任（如质保期、退换货政策）是否符合公司产品服务标准。审核结果：通过：提交至法务部审核，并在审批表中签署“同意初审”意见。不通过：标注修改意见（如“需明确交付具体日期”“补充质量标准参数”），退回销售代表修改后重新提交。3.法务审核：法律风险把控责任主体：法务部专员/法务负责人审核时限：2个工作日审核重点：合同主体合法性：核查客户营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作业务，法定代表人/签约人权限是否合法（需核对授权委托书原件）。条款合规性：检查合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，重点审核违约责任（是否显失公平）、争议解决方式（约定管辖法院是否明确）、知识产权归属（如涉及技术/软件销售）、保密条款（保密范围、期限是否合理）等。权利义务对等性：保证双方权利义务平衡，避免“霸王条款”（如“甲方单方面解除合同无需承担违约责任”）。附件完整性：确认附件（如技术协议、补充协议）与主合同逻辑一致，无冲突条款。审核结果：通过：提交至财务部审核，并在审批表中签署“法务审核通过”意见。不通过：出具《法律意见书》，列明具体法律风险点及修改建议（如“需增加不可抗力条款”“付款条件需明确到账时间”），销售部门根据意见修改后重新提交法务审核。4.财务审核：商业条款与履约能力评估责任主体：财务部专员/财务负责人审核时限：2个工作日审核重点：价格与税费准确性：核对合同总金额、单价是否与报价单一致，税费计算（增值税率、发票类型）是否符合税法规定，避免漏税或价格争议。付款条款安全性：评估付款节点（如预付款比例到30%、到货款30%、验收款30%、质保金10%）是否合理，客户信用状况（历史回款记录、征信报告）是否良好，大额合同需核查客户资产负债表，评估履约能力。财务风险控制：明确逾期付款违约金计算方式（如每日万分之五），约定发票开具时间（如预付款到账后5个工作日内开具），避免坏账风险。成本与利润匹配性：对于定制化产品或服务，审核成本预算是否覆盖，利润率是否符合公司目标。审核结果：通过：提交至管理层终审，并在审批表中签署“财务审核通过”意见。不通过：标注财务风险点（如“客户信用评级C级，需降低预付款比例至10%”“违约金比例过低，建议提高至每日千分之三”），销售部门与客户协商调整后重新提交。5.管理层终审：战略与权限确认责任主体：分管销售副总/总经理审核时限：1-3个工作日（根据合同金额分级）分级审批标准：金额≤50万元：销售副总审批。50万元＜金额≤200万元：总经理审批。金额＞200万元：提交总经理办公会集体审议。审核重点：战略匹配性：合同是否符合公司年度销售战略、产品布局（如是否涉及新市场、新客户拓展）。权限合规性：审批人权限是否覆盖合同金额（如销售副总权限为100万元，200万元合同需由总经理审批）。重大风险决策：对法务、财务提出的重大风险（如客户诉讼记录、超长账期）进行最终决策，明确风险应对措施（如要求客户提供担保）。审核结果：通过：签署“同意审批”意见，审批流流转至合同签署环节。不通过：出具书面驳回理由，终止审批流程，销售部门需重新与客户谈判或终止合作。6.合同签署与归档管理责任主体：销售部（牵头）、行政部（归档）操作内容：合同签署：审批通过后，由销售部打印合同文本（一式两份，双方各执一份），法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章，同步获取客户签字盖章页，保证“骑缝章”完整（避免单页替换）。文本核对：签署前再次核对合同条款与审批版本是否一致，避免涂改（若有涂改需双方盖章确认）。归档管理：签署后3个工作日内，销售部将合同原件、客户资质材料、《合同审批表》等资料移交行政部，行政部编号归档（编号规则：年份+部门+合同序号，如“2024销001”），电子版同步存入企业档案系统，设定查阅权限（仅销售、法务、财务部门可调阅）。三、销售合同审核流程跟踪表（模板）合同编号合同名称客户名称合同金额（元）签订日期发起部门发起人初审意见（销售负责人）法务意见及人财务意见及人管理层审批意见及人审批状态（草稿/审核中/已通过/已签署/已归档）归档日期备注2024销001设备采购合同*科技有限公司1,200,0002024-03-15销售部*明“同意，补充交付明细”“条款合法，通过”*华“预付款30%，通过”*磊“同意，按流程签署”*总已签署2024-03-20含技术协议附件2024销002年度服务框架协议*商贸有限公司500,0002024-03-18销售部*红“需明确服务范围”“保密条款待完善”*丽“账期60天，需担保”*强“驳回，重新谈判付款条件”*副总已终止-四、关键注意事项1.条款完整性核查禁止使用模糊表述（如“约”“左右”“尽快”），所有时间、数量、金额需明确具体（如“2024年6月30日前交付”“±5%误差”）。必须包含“不可抗力条款”（如自然灾害、政策导致无法履约的处理方式）、“争议解决条款”（约定由公司所在地法院管辖，避免异地诉讼成本）。2.审核时限管理各环节审核人需在规定时限内反馈，超时未回复视为“自动通过”，但需在审批表中注明“超时未反馈，默认通过”。紧急合同（如客户要求3日内签署）可启动“绿色通道”，由销售负责人申请，管理层审批后缩短各环节时限。3.跨部门协作机制审核过程中若需补充资料（如客户最新征信报告），销售部门需在24小时内提供，否则审核暂停。法务、财