销售合同管理审核及执行记录表

适用工作场景与目标价值本工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门协同管理销售合同全生命周期，涵盖合同签订前审核、执行中跟踪、完成后归档等环节。通过标准化记录与流程管控，可实现合同信息集中化、执行进度透明化、风险问题前置化，有效避免合同纠纷，保障企业权益，提升跨部门协作效率。全流程操作步骤详解第一步：合同基础信息录入责任人：销售专员操作内容：在合同签订前，需完整填写以下基础信息（以公司内部系统或纸质表单为准）：合同编号：按“年份-部门-三位序号”规则编制（如2024-销售-001）；合同名称：需明确产品/服务类型、客户名称（如“科技有限公司办公设备采购合同”）；甲乙双方信息：甲方（客户）全称、地址、联系人及电话（联系人用号代替，如华）；乙方（公司）全称、统一社会信用代码；核心条款摘要：包括合同金额（大写+小写）、履行期限（如“2024年3月15日至2024年9月14日”）、付款方式（如“分期付款，首付30%验货后支付”）、交付标准（如“符合国家GB/T19001标准”）、违约责任等关键内容；关联信息：关联销售订单编号、客户需求来源（如“招投标”“客户主动对接”）。注意事项：信息需与客户确认一致，避免因表述模糊导致后续争议。第二步：多部门联合审核责任人：销售经理、法务专员、财务主管操作流程：销售部门初审：销售经理*审核合同内容与销售政策一致性（如价格折扣、返利条款是否符合公司规定），检查客户需求是否明确，商务条件是否合理，审核通过后流转至法务部门。法务部门审核：法务专员*重点审核法律条款合规性，包括：主体资格：客户是否为合法注册企业，经营范围是否涵盖采购内容；权利义务：双方责任是否对等，违约责任是否明确、可执行；争议解决：是否约定明确管辖法院（如“提交乙方所在地人民法院诉讼”）。如发觉法律风险（如免责条款过于宽泛），需标注修改意见并退回销售部门与客户沟通。财务部门审核：财务主管*审核财务相关条款，包括：付款方式：是否符合公司资金安全要求（如预付款比例不超过30%）；税务处理：发票类型（如“增值税专用发票”）、开票时间是否与付款节点匹配；回款周期：是否超出公司账期规定（如“回款不超过60天”）。结果处理：审核通过后，销售专员方可推进签订流程；任一部门不通过需明确修改项，修改后重新审核，直至全部通过。第三步：合同签订与信息确认责任人：销售专员、档案管理员操作内容：正式签订：审核通过后，由销售专员与客户双方签字盖章（合同需加盖骑缝章），保证合同原件份数符合双方约定（如“正本2份，副本4份”）。信息录入：将签订后的合同扫描件（PDF格式）至系统，在表格中更新“签订状态”为“已签订”，记录签订日期、合同原件保管人（如*琳，销售部档案管理员）。同步通知：通过企业/邮件向法务、财务部门发送签订完成通知，附合同扫描件，保证各部门同步获取最新信息。第四步：执行进度动态跟踪责任人：销售专员（执行负责人）、相关协作部门跟踪维度与更新频率：执行阶段跟踪内容更新频率负责人交付执行产品/服务交付时间、交付数量、交付验收单（客户方签字确认）、验收结果（合格/整改）每日更新销售专员*明款项收取客户付款时间、付款金额、付款方式（银行转账/承兑汇票）、收款凭证编号到账后24小时内更新财务专员*静售后服务质保期起止时间、客户投诉/需求记录、问题解决进度、定期巡检报告每周更新销售专员*明操作要求：执行过程中如遇延迟（如客户要求延期交付），需在表格“异常记录”栏填写原因、影响评估及应对方案，同步上报销售经理协调。第五步：合同变更管理责任人：销售专员、法务专员、财务主管触发情形：因客户需求变化、市场环境调整等需变更合同内容（如交付时间延长、金额增减）。操作流程：发起变更：销售专员填写《合同变更申请单》，说明变更原因、变更条款（如“交付时间由2024年4月10日延长至4月20日”）、变更后合同金额。重新审核：变更申请需经销售、法务、财务部门重新审核（审核流程同第二步），重点确认变更后的法律风险、财务影响。签订补充协议：审核通过后，与客户签订《合同补充协议》，协议编号规则为“原合同编号-补-001”，在表格中记录变更日期、补充协议编号，并更新原合同执行计划。第六步：合同完成与归档责任人：销售专员、档案管理员操作内容：状态确认：合同履行完毕（如全部交付、款项结清、质保期结束）后，销售专员在表格中更新“合同状态”为“已完成”，确认完成日期。资料整理：收集合同履行全过程资料，包括：合同原件、补充协议、验收单、付款凭证、沟通记录（邮件/函件）、巡检报告等，按“合同编号-时间”顺序整理成册。归档管理：将资料交由档案管理员*琳归档，记录归档日期、档案编号（如DA202403001）、存放位置（如“档案室-2024年-销售类”），并在系统中更新归档状态，保证资料可随时查阅。标准化模板表格结构一、销售合同管理审核及执行记录表模块字段名称填写说明示例合同基础信息合同编号按年份-部门-序号编制2024-销售-001合同名称明确产品/服务及客户科技有限公司办公设备采购合同甲方（客户）全称、地址、联系人（*号代替）科技有限公司，*华乙方（公司）全称、统一社会信用代码实业有限公司合同金额大写+小写伍拾万元整（¥500,000）履行期限起止日期2024-03-15至2024-09-14主要条款摘要付款方式、交付标准、违约责任等核心内容分期付款，首付30%验货后支付，质保1年关联销售订单编号如有SO202403001审核流程记录审核环节初审/法务审核/财务审核/最终审核法务审核审核部门销售部/法务部/财务部/管理层法务部审核人姓名（*号代替）*磊审核日期年月日2024-03-12审核意见具体修改建议或通过意见争议解决条款需明确为“乙方所在地法院”审核结果通过/不通过/修改后通过修改后通过执行进度记录执行阶段合同签订/交付执行/款项收取/售后服务交付执行时间节点具体日期/时间2024-04-10内容描述执行详情（如“交付产品10台，客户签收”）按时交付产品10台，客户签收负责人执行人姓名（*号代替）*明关联凭证验收单编号/银行回单号等YS20240410001完成状态未开始/进行中/已完成完成合同变更记录变更申请日期年月日2024-04-05变更原因如“客户要求增加配件”客户要求增加配件变更条款摘要变更后的关键内容合同金额增加5万元，交付时间延长5天审核结果通过/不通过通过补充协议编号如有2024-销售-001-补-001归档信息归档日期年月日2025-04-16档案编号按归档规则编制DA202403001存放位置具体档案柜位置档案室-2024年-销售类-01柜档案管理员姓名（*号代替）*琳归档资料清单列出所有归档资料（如合同原件、验收单等）合同原件1份、验收单1份、银行回单1份使用过程中的关键要点信息动态更新：执行进度需每周至少更新1次，异常情况（如延迟交付、客户投诉）需24小时内记录并上报，保证信息时效性。审核闭环管理：审核不通过时，必须明确具体修改意见，销售部门需跟踪修改结果直至审核通过，避免“模糊审核”导致流程反复。跨部门协同：销售部门作为主责方，需主动与法务、财务部门沟通；法务、财务部门需在2