差旅费申请与报销工作流程规范说明

差旅费申请与报销工作流程规范说明为规范公司差旅费管理，明确申请与报销的工作流程，保障出差活动高效合规开展，同时合理控制差旅成本，结合公司实际运营需求，现对差旅费申请与报销工作流程予以规范说明，供全体员工及相关管理部门参照执行。一、适用范围本规范适用于公司全体因公出差的员工（含正式员工、实习生、外派人员），涵盖因工作需要产生的国内出差（含境内异地办公、项目驻场）相关的费用申请与报销管理。境外出差按《境外差旅费管理办法》执行，特殊情况由总裁办单独审批。二、差旅费申请流程（一）出差申请发起员工因工作需要出差的，需提前3个工作日（如遇紧急任务，经部门负责人确认后可适当缩短申请周期）通过公司OA系统提交《出差申请单》，或填写纸质申请单（线下审批时使用）。申请单需明确以下内容：出差事由（如商务洽谈、项目调研、培训学习等）；出差时间（起止日期）、地点（详细至城市或项目现场）；预计费用（按交通费、住宿费、餐饮费等类别预估，需注明计算依据）；同行人员（如有，需注明姓名、职级及分工）。（二）审批层级与权限根据出差的性质、时长及预计费用，按以下层级审批：1.部门内短期出差：出差时长≤3天、预计费用≤2000元的，由部门负责人审批；2.跨区域/重点出差：出差时长＞3天、预计费用＞2000元，或涉及重要商务活动、项目启动等，需经部门负责人初审后，报分管领导审批；3.重大出差事项：涉及公司战略级项目、高层商务对接的出差，经分管领导审核后，报总经理（或总裁办）终审。（三）申请调整与确认审批通过的《出差申请单》为后续报销的核心依据。如出差计划发生变更（含时间、地点、费用调整，或同行人员变动），需重新提交申请并说明变更原因，按原审批流程再次审批。未经审批的变更事项，相关费用原则上不予报销。三、差旅费报销流程（一）报销发起时限出差结束后5个工作日内，员工需完成报销材料整理并提交至部门初审；因特殊原因（如票据丢失、工作延误）逾期的，需书面说明原因，经部门负责人签字确认后，可延期至10个工作日内提交，逾期未说明且无合理理由的，财务部门有权拒绝受理。（二）报销材料准备员工需按要求整理以下材料，确保内容真实、逻辑清晰：1.核心材料：经审批的《出差申请单》（原件或系统审批截图）；合法合规的票据（发票需注明开票日期、服务内容、金额，且与出差时间、地点相符；电子发票需打印并加盖公司发票专用章）；填写完整的《差旅费报销单》（注明出差人员、行程、费用明细，本人签字确认）。2.补充材料（按需提供）：出差期间的会议通知、项目任务单（佐证出差事由）；异地办公证明、驻场协议（长期出差时提供）；交通行程单（如飞机、高铁票，与发票配套使用）。（三）报销审核流程1.部门初审：部门内勤或指定人员核对材料完整性，重点审核费用合理性（如住宿费是否超标准、交通费是否符合出行方式要求），初审通过后签字确认，提交至财务部门。2.财务复审：财务人员审核票据合法性（发票真伪、抬头准确性）、金额准确性，核对《出差申请单》与《差旅费报销单》的一致性。如有疑问，需与员工沟通补充材料或说明，复审通过后签字。3.最终审批：按费用审批权限，报对应领导（同申请流程的审批层级）审批。审批通过后，财务部门启动付款流程。（四）款项支付方式财务部门原则上通过银行转账（员工工资卡或公司备案的对公账户）支付报销款项，特殊情况需支付现金的，需经财务总监审批。支付周期为3个工作日（遇节假日顺延），员工可通过OA系统或财务查询平台跟踪付款进度。四、差旅费标准与合规要求（一）费用标准（示例，可根据公司实际调整）1.交通费：普通员工：省内出差原则上乘坐高铁二等座、汽车；跨省且行程超5小时可申请飞机经济舱（需提前审批），禁止私自驾车出差（特殊情况需报安全管理部备案）。主管及以上：可根据工作需要选择高铁一等座、飞机经济舱，长途出差可申请商务车接送（需提前审批）。2.住宿费：一线城市（如北京、上海）：普通员工≤400元/天，主管≤600元/天，经理及以上≤800元/天；二线城市：普通员工≤350元/天，主管≤500元/天，经理及以上≤700元/天；三线及以下城市：普通员工≤300元/天，主管≤450元/天，经理及以上≤600元/天。（注：多人同行可按标准合住，费用总额不超标准；驻场出差的住宿费按实际租赁费用报销，需提供租赁合同）。3.餐饮费：定额补助：按出差天数计算，普通员工100元/天，主管及以上150元/天（无需提供餐饮发票，直接计入报销单）；实报实销：需提供与出差时间、地点相符的餐饮发票，单次消费超500元需附事由说明（如商务宴请、团队聚餐）。（二）合规要求1.票据真实性：发票需为税务部门认可的正规票据，严禁提供虚假发票、过期发票或与出差无关的票据（如个人消费、非出差地的发票）。2.费用关联性：差旅费需与出差事由直接相关，严禁拆分票据、虚报冒领（如将私人旅游费用混入出差报销）。3.特殊费用处理：出差期间的招待费、设备租赁费等，需单独申请并附情况说明，按《招待费管理办法》《办公费报销流程》执行，不纳入差旅费范畴。五、特殊场景说明（一）预借款管理员工因出差需预借差旅费的，需在出差申请时同步提交《借款申请单》，注明借款金额、用途，按审批流程获批后，财务部门以转账方式支付借款。出差结束后，需在报销时冲抵借款（多退少补），借款期限最长为出差结束后10个工作日。（二）异地办公与项目驻场长期异地办公（超1个月）或项目驻场人员，差旅费报销按以下方式执行：1.住宿费：按实际租赁费用报销（需提供租赁合同、付款凭证），上限不超过公司对应城市的“经理级住宿费标准”；2.餐饮费：按驻场补助标准（如80元/天）发放，无需提供发票；3.交通费：仅报销往返驻地与公司的交通费用（如季度往返机票、高铁票），驻地内交通按“公交/地铁”标准实报实销。（注：需提前报人力资源部、财务部备案，签订《异地办公协议》）。（三）违规处理员工报销时存在以下行为的，视情节轻重处理：1.提供虚假材料、超标准报销：追回违规款项，扣减当月绩效分（5-20分）；2.逾期无正当理由未报销：暂停该员工后续借款及报销申请，直至完成历史报销；3.舞弊行为（如伪造票据、虚报冒领超1000元）：按《员工手册》规定解除劳动合同，情节严