会议组织策划流程卡片模板

会议组织策划流程卡片模板适用场景适用于各类企业内部会议（如季度总结会、项目推进会、部门协调会）、外部会议（如客户洽谈会、行业交流会）以及专项会议（如培训研讨会、战略发布会）的组织策划，帮助会议策划者系统化推进筹备工作，保证会议目标明确、流程顺畅、成果落地。策划执行全流程一、前期筹备：明确会议核心要素定位会议目标与主题明确会议需解决的核心问题（如决策、沟通、汇报、培训），提炼简洁主题（如“2024年Q3产品规划研讨会”）。输出：《会议目标确认表》（包含目标描述、预期成果、衡量标准）。确定参会人员与分工根据目标筛选参会人员（决策层、执行层、相关方、记录人员等），明确主持人、统筹人、记录人、后勤负责人角色。输出：《参会人员名单》（姓名*、部门/单位、职务、联系方式、备注）。初步规划时间与地点预估会议时长（如2小时研讨会、半天总结会），避开重要节假日或成员繁忙时段；优先选择交通便利、设施齐全的会议室（需确认容纳人数、设备支持）。二、会议筹备：细化执行细节制定详细会议议程按时间顺序拆分环节（开场致辞、议题讨论、总结决议等），明确每个环节的内容、时长、负责人（如“14:00-14:30产品部汇报Q3规划，负责人*”）。输出：《会议议程表》（时间、环节、内容、负责人、备注）。准备会议物料与工具必备物料：签到表、会议资料（PPT、纸质材料）、文具（笔、笔记本）、投影仪/麦克风、饮用水等；特殊物料：培训需准备教材、研讨需准备白板/便签纸、线上会议需测试软件（如腾讯会议、Zoom）。发送会议通知与提醒提前3-7天发送正式通知（含主题、时间、地点、议程、参会要求、联系人*）；会前1天再次提醒，确认参会人员是否到齐，如有变动及时调整。确认场地与设备调试提前1天检查会议室（桌椅布局、空调、灯光），调试设备（投影、音响、网络），保证测试无误。三、会议执行：保证流程顺畅会前签到与暖场设置签到台，引导参会人员签到（纸质/电子），发放会议资料；播放暖场音乐或企业宣传片，营造氛围，提醒会议即将开始。开场与议程推进主持人开场（介绍主题、目标、议程、纪律），按议程逐项推进，控制各环节时长；讨论环节鼓励发言，避免跑题，记录人实时记录关键观点、决议事项。突发情况应对设备故障：提前准备备用设备（如备用笔记本、麦克风）；人员迟到：主持人灵活调整议程，重要人员未到时改期讨论；争议议题：引导各方聚焦目标，必要时休会协商。四、会后跟进：落实成果转化整理会议纪要与决议会后24小时内完成《会议纪要》（含时间、地点、参会人员、讨论要点、决议事项、负责人*、完成时限）；纪要需经主持人审核后，在2个工作日内分发至所有参会人员。跟踪决议执行进度建立《会后跟进事项表》，明确每项任务的责任人和截止时间，定期（如每周）更新进度；重要决议需设置复盘节点（如执行1个月后回顾效果）。资料归档与反馈收集整理会议资料（PPT、签到表、纪要、照片等）存档，便于后续查阅；收集参会人员反馈（如会议时长安排、内容实用性），优化后续会议策划。核心工具模板表1：会议基本信息表项目内容负责人*完成时限会议主题会议目标时间（年/月/日上/下午）地点参会人员（总人数，核心人员名单）联系人（姓名*，联系方式）表2：筹备任务清单表任务名称负责人*截止时间完成状态（□未开始□进行中□已完成）备注制定议程准备会议资料含PPT、纸质稿发送通知提前3天调试设备提前1天表3：会议议程安排表时间环节内容描述负责人*备注（如是否需互动）09:00-09:10开场致辞主持人介绍主题、目标09:10-10:00议题一讨论部门A汇报Q3进展，全员讨论需白板记录要点10:00-10:10茶歇10:10-11:00议题二决策对方案投票，形成决议记录投票结果表4：会后跟进事项表决议事项描述负责人*完成时限当前状态（□未开始□进行中□已完成）备注（进展说明）完成产品方案初稿2024/7/15协调市场部支持2024/7/10已对接需求关键要点提醒目标导向：会议主题需与核心目标强关联，避免冗余内容，保证每个环节服务于目标达成。时间管理：议程时长需预留10%-15%的缓冲时间，避免超时影响后续环节；重要议题优先安排。细节把控：提前测试线上会议软件，保证网络稳定；线下会议确认停车位、茶歇供应等后勤