企业行政管理工作性工作执行手册

企业行政管理事务性工作执行手册前言本手册旨在规范企业行政管理中高频事务性工作的执行标准，涵盖会议组织、办公用品管理、员工差旅、固定资产管理及文件归档五大核心模块，通过明确流程、工具表单及风险控制点，提升行政工作效率与规范性，为企业运营提供标准化支撑。手册适用于企业行政部、各部门行政对接人员及相关岗位，请结合实际场景灵活应用。目录第一章会议组织管理标准化流程第二章办公用品采购与领全流程规范第三章员工差旅管理执行指南第四章固定资产管理全周期操作规范第五章企业文件归档管理标准第一章会议组织管理标准化流程一、适用场景与工作目标适用场景：公司级会议（如年度总结会、战略研讨会）、部门级例会（如周会、月度复盘会）、外部对接会议（如客户洽谈会、对接会）等各类会议的组织与执行。工作目标：保证会议筹备周全、召开有序、收尾高效，避免资源浪费，保障会议决议落地。二、标准化执行流程（一）会议筹备阶段明确会议基本信息会议发起人（如部门经理*）需提前3-5个工作日确定会议主题、目标、时间（精确到分钟）、地点（会议室/线上平台）、参会人员（含主持人、记录人）、议程（含各环节时长分配）及所需物料（投影仪、麦克风、文具、饮用水等）。若为外部会议，需提前确认对方对接人*及特殊需求（如翻译设备、茶歇规格）。提交会议申请发起人填写《会议申请审批表》（详见本章配套工具），经部门负责人*审批后，提交至行政部。行政部根据会议室使用情况（避免时间冲突、场地容量不足）进行协调，审批通过后反馈会议安排结果。会前准备与通知行政部提前1个工作日完成：会议室布置：调试设备、摆放桌椅、设置席卡（若有）、准备会议物料；发送会议通知：通过企业/邮件同步会议时间、地点、议程、参会要求及提前准备材料（如PPT、数据报表），提醒参会人员准时出席。（二）会议召开阶段签到与入场行政部安排专人负责签到（线上会议通过签到），发放会议资料（纸质/电子版），提醒参会人员将手机调至静音。现场协调主持人按议程主持会议，控制各环节时长；行政部全程在场，及时处理突发情况（如设备故障、临时加座），保障会议顺利进行。会议记录记录人需全程记录会议关键内容：决议事项、责任人、完成时限、待办问题，会后2个工作日内整理成《会议纪要》（详见本章配套工具），经主持人*审核后分发至参会人员及相关部门。（三）会议收尾阶段场地清理与物料回收会议结束后，行政部负责清理会议室，回收可复用物料（如席卡、文具），关闭设备电源。决议跟踪与归档行政部每周跟踪会议决议执行进度，更新《会议决议跟踪表》（详见本章配套工具），并按文件归档要求将会议申请、纪要、记录等资料存档保存期限不少于3年。三、配套工具表单表1-1会议申请审批表会议主题会议时间会议地点参会人数发起部门发起人联系方式审批状态会议议程（简述）所需物料□投影仪□麦克风□文具□饮用水□其他：________部门负责人审批签字：________日期：________行政部审批签字：________日期：________表1-2会议纪要模板会议基本信息会议主题：____________________时间：____年__月日:-:__地点：____________________主持人：________记录人：________参会人员：____________________缺席人员及原因：____________________会议内容及决议议题讨论内容摘要决议事项责任人完成时限议题1议题2待办问题问题描述：____________________跟进部门：________计划解决时间：________分发范围：____________________存档部门：行政部四、关键控制点与风险规避会议冲突风险：提前3天提交会议申请，行政部通过共享日历实时同步会议室使用情况，避免“一室多会”。物料遗漏风险：会前1天对照《会议物料清单》（含备用设备）逐项检查，保证麦克风、投影仪等关键设备正常。决议执行风险：明确决议责任人及完成时限，行政部每周发送进度提醒，未按时完成的纳入部门绩效考核。第二章办公用品采购与领用流程规范一、适用场景与工作目标适用场景：企业日常办公用品（如纸张、笔、文件夹）、劳保用品（如口罩、手套）、电子耗材（如墨盒、硒鼓）的采购申请、审批、入库及领用管理。工作目标：规范采购流程，控制行政成本，保障办公用品供应及时，避免浪费或闲置。二、标准化执行流程（一）需求收集与提报月度需求提报：各部门每月25日前填写《办公用品需求申请表》（详见本章配套工具），列明物品名称、规格型号、预估数量、用途，经部门负责人*审核后提交至行政部。临时需求提报：突发性需求（如会议急需物料）可提交临时申请，说明紧急原因，经行政部负责人*审批后优先处理。（二）需求汇总与采购审批需求汇总：行政部每月28日前汇总各部门需求，结合库存情况（避免重复采购）编制《办公用品采购计划》，明确采购清单、预算（单价×数量）、供应商（至少2家比价）。审批流程：采购计划经行政部负责人、财务部、总经理*审批后，交由行政部采购岗执行。（三）供应商选择与采购执行供应商选择：行政部通过比价（同等质量比价格、同等价格比服务）、历史合作评价等方式确定供应商，签订年度采购框架协议（明确价格、交货期、退换货政策）。采购执行：标准品：通过采购系统/订单向供应商下达采购指令，要求3个工作日内到货；定制品：提前确认样品（如印有公司LOGO的文件夹），批量生产前需书面确认样品规格。（四）入库与登记质量验收：物品到货后，行政部采购岗与仓管员共同验收，核对数量、规格、质量，保证无破损、无次品，填写《办公用品入库登记表》（详见本章配套工具）。入库管理：验收合格后，仓管员按“分类存放”原则（文具类、劳保类、电子耗材分区）登记台账，更新库存数量，并在采购系统中标记“已入库”。（五）领用与发放领用申请：员工填写《办公用品领用登记表》（详见本章配套工具），注明领用物品、数量、用途，部门负责人*审批后提交至行政部。发放管理：常规物品：仓管员凭审批单发放，当场核对库存，领用人签字确认；贵重物品（如U盘、计算器）：需在领用表中注明“使用人保管责任”，遗失或损坏按公司规定赔偿；部门批量领用：每月1-5日为集中领用日，其他时间限紧急领用。三、配套工具表单表2-1办公用品需求申请表申请部门申请人申请日期预算金额物品名称规格型号单位需求数量部门负责人审批签字：________日期：________行政部审核签字：________日期：________表2-2办公用品入库登记表入库日期物品名称规格型号供应商数量单价金额验收人表2-3办公用品领用登记表领用日期领用部门领用人物品名称规格型号数量用途说明审批人四、关键控制点与风险规避成本控制风险：严格执行“先审批后采购”，禁止超预算采购；每季度对办公用品使用情况进行分析（如部门人均领用量），对异常领用（如某部门月度领用量激增50%）进行核查。库存积压风险：建立安全库存机制（如A类物品保持1个月用量，C类物品保持2周用量），每季度开展一次库存盘点，清理临期/闲置物品（可内部调拨或折价处理）。资产流失风险：贵重物品实行“以旧换新”制度（如领用新U盘需交回旧U盘），领用台账需实时更新，保证账实相符。第三章员工差旅管理执行指南一、适用场景与工作目标适用场景：员工因公出差（含市内、国内、国际）的交通、住宿、餐饮及补贴管理。工作目标：规范差旅审批流程，控制差旅费用，保障员工出行顺利，保证费用报销合规。二、标准化执行流程（一）出差申请与审批填写申请：员工提前3个工作日（国内出差）/10个工作日（国际出差）填写《出差申请审批表》（详见本章配套工具），注明出差事由、时间、地点、行程计划、交通工具（首选高铁/经济舱飞机）、住宿标准（参照公司《差旅费管理办法》）。审批流程：部门内出差：部门负责人*审批；跨部门/长途出差：需增加分管领导*审批；国际出差：需额外提交《出国任务审批表》，经总经理*审批。（二）行程安排与预订交通与住宿预订：审批通过后，员工通过公司指定差旅平台（如携程企业版）或行政部统一预订交通票（往返程）及住宿酒店（优先协议酒店，如如家、汉庭），预订凭证截图保存。特殊行程审批：若因工作需要改签/升舱（如经济舱升商务舱）、超出住宿标准，需提前提交书面说明，经行政部负责人及财务部审批。（三）差旅执行与费用记录出行签到：出差期间，员工需通过企业“出差打卡”功能每日签到（含出发、到达、返回），记录实际行程。费用控制：住宿：单人出差按标准报销，多人出差需注明合住情况；餐饮：按公司补贴标准（如市内出差100元/天，国内出差200元/天）凭发票实报实销，未发生的不补贴；交通：市内交通优先选择地铁/公交，特殊情况打车需注明事由。（四）报销与结算票据整理：出差返回后3个工作日内，员工整理交通票、住宿发票、餐饮发票等，在发票背面注明“出差事由+日期”，粘贴在《差旅费报销单》（详见本章配套工具）上。审批报销：报销单经部门负责人审核、行政部复核（行程与申请一致性）、财务部审批后，通过银行转账支付至员工账户。三、配套工具表单表3-1出差申请审批表员工姓名部门职位出差日期返回日期出差地点出差事由交通工具预计费用住宿标准行程计划（简述）部门负责人审批签字：________日期：________分管领导审批签字：________日期：________行政部备案表3-2差旅费报销单报销人部门出差期间报销日期费用类型交通费住宿费餐饮费金额（元）发票张数部门负责人审批签字：________日期：________财务审核签字：________日期：________四、关键控制点与风险规避虚假出差风险：通过“出差打卡”及行程凭证（如高铁票、登机牌）核对实际行程，对未打卡或行程不符的报销单不予审批。超标准报销风险：财务部严格核对发票金额与公司补贴标准，超出部分由员工自行承担，特殊情况需提前审批。预订失误风险：行政部定期检查差旅平台供应商资质，保证酒店、交通服务可靠，因平台原因导致的预订问题由行政部协调解决。第四章固定资产管理全周期操作规范一、适用场景与工作目标适用场景：企业固定资产（如电脑、打印机、办公家具、生产设备）的采购、入库、领用、调拨、维护、盘点及报废管理。工作目标：规范固定资产全生命周期管理，防止资产流失，保证账实相符，延长资产使用年限。二、标准化执行流程（一）采购申请与审批需求提报：各部门因新增/替换固定资产需求，填写《固定资产采购申请表》（详见本章配套工具），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途及预算来源。审批流程：低值资产（单价5000元以下）：部门负责人、行政部审批；高值资产（单价5000元以上）：需增加财务部、总经理审批，并提交《固定资产采购可行性分析报告》（含3年使用效益评估）。（二）采购与入库验收采购执行：行政部根据审批结果，通过招标/询价方式选择供应商，签订采购合同（明确质保期、售后服务条款），货到后组织验收。验收登记：技术验收：由行政部、使用部门、技术部*共同检查资产功能（如电脑开机测试、家具材质查验），填写《固定资产验收单》；财务验收：核对资产名称、规格、数量、金额与采购合同一致，确认无误后入库。（三）领用与标签管理领用登记：使用部门填写《固定资产领用登记表》（详见本章配套工具），经部门负责人*审批后，行政部发放资产，同时粘贴“资产标签”（含资产编号、名称、领用部门、领用人、领用日期）。台账更新：行政部在《固定资产台账》（详见本章配套工具）中新增资产信息，同步更新电子台账（可使用Excel或固定资产管理系统），保证“一物一码，账卡物相符”。（四）调拨与维护内部调拨：因部门调整需调拨资产时，原使用部门填写《固定资产调拨申请表》，经双方部门负责人*及行政部审批后，行政部更新台账，调拨双方签字确认。维护保养：日常维护：使用人负责资产日常清洁、简单保养（如电脑定期杀毒、打印机更换墨盒）；专业维护：资产出现故障时，使用人及时报修，行政部联系供应商/维修人员上门维修，填写《固定资产维修记录》（含维修内容、费用、质保期）。（五）盘点与报废定期盘点：行政部每季度组织一次全面盘点，每年12月底开展年终盘点，使用部门配合核对资产实物与台账，填写《固定资产盘点表》，对盘盈/盘亏资产说明原因并提交处理报告。报废处置：鉴定：对达到使用年限（如电脑5年、办公家具8年）或无法修复的资产，由行政部、技术部、财务部联合鉴定，填写《固定资产报废申请表》；审批：报废申请经总经理*审批后，行政部联系有资质的回收公司处置残值（残值收入纳入公司账户），并在台账中标注“已报废”。三、配套工具表单表4-1固定资产采购申请表申请部门申请人申请日期资产名称规格型号数量预估单价（元）预估总价（元）预算来源用途说明部门负责人审批签字：________日期：________行政部审核签字：________日期：________财务部审核签字：________日期：________表4-2固定资产台账（部分示例）资产编号资产名称规格型号领用部门领用人领用日期使用状态原值（元）GD-2024-001联想ThinkPadT14市场部张*2024-01-15在用6000GD-2024-002办公桌1.5m×0.8m行政部李*2024-02-20在用1500表4-3固定资产盘点表盘点日期盘点部门资产编号资产名称账面数量实盘数量盘盈/盘亏数量原因说明盘点人四、关键控制点与风险规避资产流失风险：严格执行“先入库后领用”，未贴标签资产不得投入使用；调拨、报废需经多部门审批，保证流程可追溯。账实不符风险：盘点差异需在3个工作日内查明原因，盘亏资产需提交《资产遗失报告》，明确责任人（如使用人保管不当需赔偿）。报废处置风险：严禁私自报废或变卖资产，残值处置需选择有资质的回收公司，保留回收凭证并交财务部入账。第五章企业文件归档管理标准一、适用场景与工作目标适用场景：企业在生产经营过程中形成的各类文件（如合同、制度、报告、会议纪要、财务凭证）的归档、借阅、保管及销毁管理。工作目标：保证文件完整、安全、可追溯，规范文件流转，满足合规审计及日常查询需求。二、标准化执行流程（一）文件分类与编码制定分类标准：行政部牵头制定《企业文件分类表》（详见本章配套工具），将文件分为一级类目（如行政管理类、财务管理类、人力资源类、业务合同类）和二级类目（如行政管理类下分为会议文件、办公用品文件、固定资产文件）。文件编码规则：采用“一级类目代码+二级类目代码+年份+流水号”格式（如“XZ-01-2024-001”，XZ代表行政管理类，01代表会议文件，2024为年份，001为流水号），编码唯一且不可重复。（二）文件收集与整理收集范围：各部门在文件形成后3个工作日内，将具有保存价值的文件（含电子版、纸质版）提交至行政部，包括但不限于：行政管理类：会议纪要、采购合同、固定资产台账；财务管理类：报销凭证、审计报告、预算表；业务合同类：客户合同、供应商协议、招投标文件。整理要求：纸质文件：按“一事一档”原则整理，去除钉书针、回形针等金属物，使用档案袋/文件夹封装，封面注明文件名称、编码、形成日期、部门；电子文件：按分类存储至公司指定服务器/云盘，命名规则与纸质文件编码一致，定期备份（每日增量备份+每周全量备份）。（三）归档与保管归档登记：行政部收到文件后，填写《文件归档登记表》（详见本章配套工具），记录文件编码、名称、份数、形成部门、归档人、归档日期，并更新《文件总目录》。保管条件：纸质文件存放在专用档案柜中，防火、防潮、防虫、防鼠，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；电子文件存储服务器需设置访问权限（仅行政部、相关部门负责人可查看），定期杀毒，防止数据丢失或泄露。（四）借阅与使用借阅申请：员工因工作需要借阅文件，填写《文件借阅申请表》（详见本章配套工具），注明文件编码、名称、借阅用途、借阅期限（纸质文件不超过3个工作日，电子文件不超过7天），经部门负责人*审批后提交至行政部。借阅管理：纸质文件：由行政部工作人员取出，借阅人签字确认，借阅期间不得涂改、转借、复制（特殊情况需经总经理*审批）；电子文