中标确认流程及资料模板

中标确认流程及资料模板中标确认是项目从招投标阶段过渡到实施阶段的关键节点，其流程合规性与资料完整性直接影响后续合同签订、项目启动的效率。本文结合行业通用规范与实操经验，梳理中标确认全流程要点，并提供标准化资料模板，助力企业高效完成中标确认环节，降低履约风险。一、中标确认核心流程（一）中标通知接收与核验中标公示期（通常为3-7个工作日）结束且无异议后，招标人会向中标人发出书面中标通知书（或电子文书，需确认法律效力）。企业需重点核验：项目名称、标段（如有）、中标金额与投标文件/公示信息是否一致；通知书签署（或盖章）主体是否为招标人/招标代理机构，文书格式是否符合招标文件约定；履约要求（如工期、质量标准）、保证金缴纳期限等关键条款是否清晰。若发现信息偏差，需在24小时内以书面形式向招标人提出澄清，避免因信息错误影响后续流程。（二）内部决策与资源匹配收到中标通知后，企业需启动内部决策流程：1.项目评审：由商务、技术、法务、财务等部门组成评审组，复核项目投标承诺（如人员配置、交付周期）与企业现有资源（人力、资金、设备）的匹配度，评估履约风险；2.授权确认：明确项目负责人、合同签署人及各环节对接人，形成《项目授权书》（模板见下文）；3.成本测算：财务部门结合中标金额、投标阶段预估成本，细化项目预算，为合同谈判、保证金缴纳提供依据。此环节需在3个工作日内完成，确保内部决策与外部履约要求的时间节点衔接。（三）确认资料准备与提交根据招标人要求，需提交中标确认资料包（常见组件如下，具体以招标文件为准）：中标确认函（格式见模板1）：向招标人回函确认中标，明确履约意向；项目团队名单及资质证明：如项目经理建造师证、技术人员职称证（复印件加盖公章）；履约保证金凭证（或保函）：若采用保函，需确保出具方为招标人认可的金融机构；合同草案（如有）：提前拟定合同文本，标注需协商的条款（如付款方式、争议解决）。资料需按“一事一档”原则整理，每页加盖骑缝章，提交前由法务部门进行合规性审核。（四）确认反馈与合同签订招标人收到资料并审核通过后，会向中标人反馈确认回执（或邮件）。双方据此启动合同谈判，重点协商：合同条款与中标通知书、招标文件的一致性（如工期调整、价款支付节点）；补充条款（如不可抗力、知识产权约定）的合理性；合同签署时间、地点及份数。合同签订后，需同步完成项目备案（如住建类项目需在住建部门备案），确保项目合法合规启动。二、中标确认资料模板（通用版）模板1：中标确认函致[招标人名称]：我司（全称：[企业名称]，统一社会信用代码：[代码]）于[公示结束日期]收到贵方发出的[项目名称]（招标编号：[编号]）中标通知书，现确认：1.我方完全认可中标通知书中载明的项目内容、中标金额（[金额]）、履约要求（工期：[工期]；质量标准：[标准]）；2.我方承诺按招标文件、投标文件及中标通知书要求，于[保证金缴纳截止日]前缴纳履约保证金（金额：[金额]，形式：□现金□保函□其他：[说明]）；3.我方指定[姓名]（职务：[职务]，联系方式：[邮箱/固话]）为项目总负责人，全权负责本项目履约对接工作。请贵方收到本确认函后，及时反馈合同签订安排。企业盖章：____________________日期：______年____月____日模板2：项目授权书授权书（企业全称）现授权[姓名]（身份证号：[隐去后4位]）作为我方[项目名称]的项目总负责人，授权期限自[起始日]至[项目竣工日]。授权范围包括但不限于：1.代表我方与贵方（及相关方）进行合同谈判、签署项目相关文件；2.协调项目团队（人员名单见附件）开展施工/服务/供货工作；3.处理项目履约过程中的变更、签证、争议等事项。我方对被授权人在授权范围内的行为承担全部法律责任。附件：项目团队名单及资质证明（此处列明人员姓名、岗位、资质证书编号，如：张三-项目经理-建造师证编号[隐去后4位]）企业盖章：____________________法定代表人签字：____________________日期：______年____月____日模板3：履约保证金缴纳证明（银行转账版）履约保证金缴纳证明致[招标人名称]：我司于[转账日期]通过[付款账户开户行]（账号：[隐去后4位]）向贵方指定账户（开户行：[开户行]，账号：[隐去后4位]）转账支付[项目名称]履约保证金，金额为人民币[金额]（大写：[大写金额]）。转账附言：[项目名称]履约保证金请贵方查收并出具收款确认函。企业盖章：____________________日期：______年____月____日（注：若采用保函形式，需提供金融机构出具的《履约保函》，明确保函编号、担保金额、有效期、索赔条件等核心要素。）三、实操注意事项1.时效性管控：中标通知接收后，需在招标文件约定的“确认期限”内完成资料提交，逾期可能被视为放弃中标；2.资料合规性：所有提交的证明文件（如资质证书）需确保在有效期内，复印件需注明“与原件一致”并加盖公章；3.风险预判：若发现项目履约条件与投标阶段存在重大偏差（如成本超支、工期压缩），需在确认前与招标人协商调整，必要时可委托律师介入合同谈判；4.档案管理：中标确认相关资料需存档至少5年（或按项目周期+法定追溯期），以备审计、争议处理时