财务部门固定资产管理流程及制度

财务部门固定资产管理流程及制度固定资产作为企业运营的核心物质基础，其管理水平直接影响资产安全、使用效率及财务信息质量。为规范固定资产全生命周期管理，明确各环节权责，结合企业实际运营需求，特制定本流程及制度，以实现资产“账实相符、动态可控、效益最优”的管理目标。一、总则（一）适用范围本制度适用于企业及所属各部门的固定资产管理，涵盖资产的购置、验收、入账、使用、维护、处置等全流程，临时借用、租赁资产参照本制度执行（另有约定的除外）。（二）管理原则1.全面管理：覆盖所有固定资产，从采购到处置全周期监控，确保无资产流失。2.责任到人：明确使用人、管理部门、财务部门的权责，落实“谁使用、谁负责”。3.效益优先：优化资产配置，提高使用效率，避免闲置浪费；处置环节确保收益最大化。二、固定资产的确认与分类（一）确认标准符合以下条件的资产确认为固定资产：使用寿命超过一个会计年度；单位价值达到企业规定标准（或符合会计准则中“固定资产”定义）；用于生产经营、管理或提供服务。（二）分类管理结合行业特性与核算需求，固定资产分为以下类别（可根据企业实际调整）：1.房屋及建筑物：办公楼、厂房、仓库等不动产。2.机器设备：生产设备、检测仪器、专用机械等。3.电子设备：电脑、服务器、打印机、复印机等办公电子器材。4.运输工具：汽车、叉车等用于运输或作业的车辆。5.办公家具及器具：办公桌椅、文件柜、保险柜等。三、全流程管理规范（一）购置管理：需求→审批→采购1.需求提报：使用部门根据业务需求填写《固定资产购置申请表》，说明资产名称、型号、数量、预算及使用场景，提交财务部门初审（审核预算额度、资金来源）。2.审批流程：申请表经部门负责人签字后，报财务部门复核（预算合规性）、分管领导审批（重大资产需总经理办公会审议）。3.采购执行：预算内小额采购：采用比价方式，选择3家以上供应商报价，财务参与议价，确定合作方后签订采购合同（含质保、售后条款）。大额/专项采购：启动招标程序，由采购部门、技术部门、财务部门组成评标小组，按招标流程确定供应商。（二）验收管理：实物→票据→入账衔接1.实物验收：资产到货后，使用部门联合财务部门现场验收，核对型号、数量、质量是否与合同一致，填写《固定资产验收单》（双方签字确认）；如需安装调试，由技术部门验收后再移交使用。2.票据审核：财务部门审核发票、合同、验收单的一致性，确认金额、税率、付款条款合规后，办理付款或挂账手续。（三）入账与台账管理：核算→动态监控1.账务处理：财务部门根据验收单、发票，按会计准则确认资产价值（含购置价、运费、安装费等必要支出），借记“固定资产”，贷记“银行存款”或“应付账款”；次月起计提折旧（折旧政策：根据资产类别确定年限、残值率，采用直线法或企业适用方法）。2.台账与卡片管理：财务部门建立《固定资产台账》，记录资产编号、名称、型号、购置日期、原值、折旧、使用部门、使用人等信息，确保“账账相符”。为每台（件）资产制作《固定资产卡片》，由使用部门保管，动态更新使用状态、维修记录、转移情况等，确保“账实相符”。（四）使用与维护：责任→盘点→保养1.使用责任：使用人需妥善保管资产，不得私自转借、改装；资产转移（部门间调拨、人员变动）需填写《资产转移单》，经双方部门及财务签字后，更新台账与卡片。2.定期盘点：月度抽查：财务联合使用部门抽查重点资产，核对台账与实物。年度清查：每年末开展全面盘点，编制《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏资产分析原因（如报废、丢失、入账遗漏等），提交管理层审批后调整账务。3.维护保养：使用部门负责日常维护（如清洁、调试），大额维修（单次费用超预算标准）需提交《维修申请单》，经财务审核（是否影响资产价值、是否符合预算）、分管领导审批后实施，维修费用按会计准则处理（资本化或费用化）。（五）处置管理：报废→出售→调拨1.报废处置：申请：使用部门填写《固定资产报废申请表》，说明报废原因（如老化、损坏无法修复），附技术部门或第三方的鉴定报告。审批：经部门负责人、财务部门（审核残值、折旧处理）、分管领导审批后，启动报废流程。执行：报废资产由行政部门统一处置（变卖、报废处理），处置收入（如废品变卖款）上缴财务，财务核销资产台账与卡片，账务处理为“固定资产清理”。2.出售/调拨：出售：参照购置流程反向操作，由财务评估资产净值，确定售价（可委托第三方评估），签订出售合同，收款后核销资产。调拨：内部调拨需填写《资产调拨单》，经调出、调入部门及财务签字，更新台账与卡片；调拨至外部单位（如关联公司）需按出售流程处理，确认收入或往来。四、职责分工与核算细则（一）部门权责1.财务部门：核算管理：负责资产入账、折旧计提、减值测试（每年末对可能减值的资产进行测试，计提减值准备）、处置账务处理。监督检查：审核采购预算、验收票据、处置收益，定期抽查台账与实物，确保合规性。台账维护：动态更新固定资产台账，提供资产报表（如《固定资产明细表》《折旧计提表》）。2.使用部门：日常管理：落实使用人责任，提交购置/维修/处置申请，配合盘点与验收，保管资产卡片。维护保养：组织日常维护，确保资产正常使用，延长使用寿命。3.资产管理部门（或行政部门）：统筹协调：牵头采购、处置的执行，组织盘点，监督资产转移与报废流程，建立资产档案（合同、发票、验收单、处置文件等）。（二）核算细则1.折旧政策：房屋及建筑物：年限20-30年，残值率5%；机器设备：年限10-15年，残值率5%；电子设备：年限3-5年，残值率0-5%；运输工具：年限4-8年，残值率5%；办公家具：年限5-10年，残值率5%。*（企业可根据实际调整，需符合会计准则与税务要求）*2.减值处理：每年末对固定资产进行减值测试，如存在减值迹象（如市价下跌、技术陈旧），按可收回金额低于账面价值的差额计提减值准备，一经计提不得转回。五、监督与持续优化（一）内部审计审计部门每年度对固定资产管理进行专项审计，重点检查：采购流程合规性（是否超预算、是否围标串标）；台账与实物一致性（盘点差异原因）；处置收益完整性（是否足额入账）；折旧与减值计提准确性。审计报告提交管理层，对违规行为（如私吞处置款、虚报资产）追究责任（警告、罚款、调岗等）。（二）考核机制将固定资产管理纳入部门KPI与个人绩效考核：部门考核：资产闲置率（闲置超3个月的资产占比）、盘点准确率（账实不符率）、维修成本控制（年度维修费用占资产原值比例）。个人考核：使用人对资产的保管情况（损坏率、丢失率），部门负责人对流程合规性的把控。考核结果与绩效奖金、晋升挂钩，对管理优秀的部门/个人给予奖励（如奖金、荣誉证书）。（三）制度优化每年度末，由财务部门牵头，联合各部门总结管理问题（如流程繁琐、责任