业务合同管理模板及风险评估系统

业务合同管理模板及风险评估系统一、适用业务场景本系统适用于企业各类业务合同的全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务外包、技术开发、合作经营等场景，尤其适合需要规范化合同流程、动态识别履约风险的企业。例如：采购场景：与供应商签订原材料采购合同时评估供应商履约能力、价格波动风险及交期合规性；销售场景：与客户签订产品销售合同时审核付款条款、交付责任及违约条款的法律风险；服务外包场景：与第三方服务商签订服务协议时，明确服务标准、验收流程及数据安全责任；战略合作场景：与合作伙伴签订长期合作协议时，评估合作稳定性、资源投入风险及退出机制。二、操作流程与步骤（一）合同需求梳理与信息采集明确合同目的：业务部门根据合作需求，确定合同类型（如购销、服务、租赁等）、核心条款（标的、数量、价款、履行期限等）及特殊要求（如保密、知识产权归属）。采集合作方信息：通过合法渠道收集合作方主体资格信息（营业执照、资质证书等），核实其法定代表人、授权代表身份，保证签约人具备合法授权。形成《合同需求清单》：内容包括合同名称、合作方基本信息、核心商务条款、风险关注点等，由部门负责人签字确认后提交至法务及风控部门。（二）合同模板选择与内容起草选择标准模板：从企业合同模板库中匹配对应类型模板（如《产品销售合同模板》《技术服务合同模板》），若无合适模板，由法务部门起草基础框架。填充具体内容：根据《合同需求清单》，填写合同主体信息、标的描述、权利义务条款、违约责任、争议解决方式等，保证条款清晰、无歧义。合规性初审：业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求，法务部门审核条款合法性（如是否符合《民法典》相关规定、是否存在法律漏洞），形成《合同审核意见表》。（三）风险评估初评与分级风险指标识别：依据《合同风险评估指标表》（见第三部分），对合同进行初评，识别潜在风险点，包括：法律风险：条款是否违反法律法规、是否缺失必备条款（如违约责任、争议解决）；商业风险：合作方信用状况（如历史履约记录、涉诉情况）、市场价格波动、付款周期合理性；履约风险：交付能力（如供应商产能、服务商技术实力）、不可抗力条款覆盖范围；财务风险：付款方式（如预付款比例、分期付款节点）、汇率波动（涉外合同）、坏账可能性。风险等级判定：根据风险发生概率及影响程度，将风险分为高（红色）、中（黄色）、低（绿色）三级，形成《合同风险评估报告》。（四）合同多级审批流程业务部门审批：业务负责人确认合同内容符合业务目标，签字通过后流转至下一环节。风控部门审批：风控部门审核《合同风险评估报告》，对中高风险合同要求补充应对措施（如增加担保条款、调整付款条件），对高风险合同启动专项评审。法务部门审批：法务部门确认合同条款合法合规，对法律风险点提出修改意见（如明确违约金计算方式、补充管辖约定）。管理层终审：根据合同金额及风险等级，由分管总监或总经理进行最终审批，重大合同（如金额超500万元或涉及核心业务）需提交总经理办公会审议。审批留痕：所有审批环节需在系统中记录审批意见、审批人及时间，保证流程可追溯。（五）合同签署与归档管理文本最终确认：审批通过后，由法务部门出具合同最终版本，双方核对无误后签署。签署方式：优先采用电子签署（符合《电子签名法》要求），纸质合同需双方签字盖章并保留原件，签署后扫描至系统。归档登记：在合同管理系统中录入合同编号、签署日期、合同期限、归档路径等信息，关联《合同风险评估报告》及审批记录，形成“一合同一档案”。（六）履约监控与风险预警履约跟踪：业务部门按合同约定跟踪履约进度（如交付时间、验收节点、付款情况），每月在系统中更新《合同履约进度跟踪表》（见第三部分）。风险预警：当出现履约异常（如延期交付、质量不达标、付款逾期）时，系统自动触发预警，提醒业务部门及风控部门介入，要求合作方说明情况并提交整改方案。合同变更与终止：如需变更合同条款，需重新履行审批流程；合同到期或终止时，完成结算、资料交接及归档闭环，形成《合同终止报告》。三、核心模板表格（一）合同基本信息登记表序号合同编号合同名称合同类型甲方信息（名称/联系人/电话）乙方信息（名称/联系人/电话）签订日期合同金额（元）履行期限主要条款摘要合同状态（起草/审批中/已签署/履行中/已完成/终止）1CG-2024-001原材料采购合同购销合同有限公司/*经理/YY供应商/*先生03-011,000,0002024-03-01至2024-12-31交货期：每月25日前；付款方式：验收后30天电汇已签署（二）合同风险评估指标表风险类别风险点评估依据风险等级（高/中/低）责任部门评估时间法律风险合同未约定争议解决方式《合同审核意见表》中法务部2024-02-28商业风险供应商近1年有2次延期交付记录合作方履约历史查询高采购部2024-02-28履约风险产品交付周期为30天，生产旺季可能延期产能分析报告中生产部2024-02-28财务风险预付款比例30%，存在坏账风险财务部信用评估中财务部2024-02-28（三）风险应对措施跟踪表合同编号风险点应对措施责任主体完成时限监控方式状态（未完成/已完成/进行中）CG-2024-001供应商延期交付风险增加违约条款：延期每日按合同额0.1%支付违约金；要求供应商提供履约保函采购部/*经理2024-03-15合同条款审核已完成CG-2024-001预付款坏账风险要求供应商提供银行保函，覆盖预付款金额财务部/*总监2024-03-20保函审核进行中（四）合同履约进度跟踪表合同编号履约阶段计划时间实际时间履约情况描述责任人异常说明（如有）CG-2024-001首批交付2024-03-252024-03-25100吨原材料验收合格，无质量问题采购部/*助理无CG-2024-001第二批交付2024-04-252024-04-28因供应商设备故障延期3天，已协商违约金采购部/*经理延期3天，已处理四、关键注意事项合同条款严谨性：必备条款（如标的、价款、履行期限、违约责任、争议解决）不得遗漏，模糊表述（如“合理期限”“适当金额”）需明确量化标准，避免后续争议。风险评估动态化：合同履行期间，若合作方经营状况、市场环境或政策法规发生重大变化，需重新评估风险并更新应对措施（如合作方涉诉、行业监管趋严）。审批权限合规：严格按照企业《合同管理办法》划分审批权限，禁止越权审批，重大合同需经法务部门及管理层双重审核，保证决策合规。数据保密与留痕：合同文本、审批记录、风险评估报告等敏感信息需加密存储，访问权限仅限相关人员；所有操作流程（如审批、修改、签署）