企业合同信息分类管理系统重要信息模板

企业合同信息分类管理系统重要信息模板一、系统应用场景与适用对象法务部门：负责合同合规性审核、条款风险排查及分类标准维护；业务部门：负责合同基础信息录入、履行进度更新及附件；行政部门：负责合同归档管理、到期提醒及数据统计分析；管理层：通过系统查询合同概况、履行风险及部门合同执行情况，辅助决策。二、合同信息管理全流程操作指引（一）合同信息采集与初始登记信息录入入口登录系统后，“合同管理”模块下的“新增合同”，进入信息录入界面。基础信息填写合同编号：按企业统一规则填写（如“部门简称-年份-序号”，例如“采-2024-001”），保证唯一性；合同名称：需完整体现合同核心内容（如“办公设备采购合同”），避免使用简称；合同类型：从下拉菜单选择（如采购、销售、服务、租赁、劳动合同等），若新增类型需联系法务部门维护；签订日期：选择合同实际签署日期，格式为YYYY-MM-DD；合同金额：填写大写（如“壹拾万元整”）和小写（如“100000.00”）金额，币种默认人民币，外币需标注汇率。主体信息录入甲方（采购方/服务接受方）：填写单位全称、统一社会信用代码、地址、联系人及职务；乙方（销售方/服务提供方）：同甲方信息要求，若为个人需填写姓名、证件号码号、联系方式（仅内部可见）。关键条款摘要简要录入合同核心履行条款，包括但不限于：服务内容/标的物、履行期限（起始至截止日期）、付款方式（如“签约后30日内支付首款”）、违约责任摘要（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）。附件扫描合同原件（PDF格式）、双方资质文件、补充协议等，附件名称需规范（如“合同-甲方盖章页”）。（二）合同分类与标签管理多维度分类业务维度：根据合同所属业务类型选择（如生产采购、市场营销、技术研发、人力资源等）；风险维度：按合同金额及重要性划分（如“重大合同”：金额≥50万元或涉及核心业务；“一般合同”：金额＜50万元）；状态维度：初始状态为“待审核”，审核通过后变更为“已生效”，履行中为“执行中”，终止/解除为“已终止”。自定义标签根据管理需求添加标签，如“含保密条款”“需年度续签”“关联项目”等，便于后续快速检索。（三）审核流程配置与执行审核流程设置系统默认支持“部门初审-法务终审”两级流程，重大合同可增加“分管领导审批”环节。审核人由系统根据合同类型自动匹配（如采购合同由采购部门初审，法务部门终审），也可手动指定。审核操作审核人需在3个工作日内完成审核，可通过系统查看合同详情及附件，填写审核意见（“同意”“驳回”或“需补充条款”）；审核驳回后，业务部门需根据意见修改信息并重新提交，驳回原因需明确（如“付款方式未按财务制度填写”）。（四）归档与存储管理归档条件合同审核通过且双方签字盖章后，由行政部门在系统中“确认归档”，状态变更为“已归档”。存储规范电子归档：系统自动唯一归档编号，与合同信息绑定，存储于企业指定服务器，支持加密访问；纸质归档：业务部门打印归档合同（含系统的归档编号），交行政部门统一存入档案柜，档案盒标注“归档编号-合同名称-年度”。（五）查询与统计分析多条件组合查询支持按合同编号、名称、类型、签订日期、负责人、合同状态等条件组合检索，结果可导出为Excel或PDF。统计功能按部门统计合同数量、金额占比；按类型统计未履行/已到期/异常合同数量；“合同履行到期提醒清单”，提前30天提示相关负责人跟进续签或终止。三、企业合同核心信息登记表字段名称填写规范是否必填合同编号按企业统一规则填写，如“部门简称-年份-序号”（例：销-2024-005）是合同名称需完整体现核心内容，避免简称（例：公司年度IT运维服务合同）是合同类型从下拉菜单选择（采购/销售/服务/租赁/劳动合同等）是签订日期格式YYYY-MM-DD（例：2024-03-15）是合同金额（小写）精确到分，如“100000.00”是合同金额（大写）需与小写一致，如“壹拾万元整”是币种默认人民币，外币需标注（如“USD，汇率1:7.2”）否甲方名称单位全称，与公章一致是甲方统一社会信用代码18位信用代码是甲方联系人负责人姓名及职务是乙方名称同甲方要求，个人填写姓名是乙方统一社会信用代码乙方为单位时填写否履行期限起始日期-截止日期，或“长期”（例：2024-04-01至2025-03-31）是主要条款摘要简述核心权利义务（例：乙方提供3年IT运维服务，甲方按季度支付费用，年费20万元）是合同状态待审核/已生效/执行中/已终止/已归档（系统自动更新）是负责人业务部门对接人（例：-销售部）是法务审核人法务部门审核人（例：*四-法务部）否附件清单附件名称及大小（例：合同原件.pdf-2.5MB）否录入日期信息首次录入时间（系统自动）是最后更新时间信息修改时间（系统自动）是四、操作规范与风险提示信息准确性要求合同基础信息（如编号、金额、主体信息）录入后需由业务负责人复核，保证与合同原件一致，避免因信息错误导致法律风险或财务核算问题。分类标准统一性合同类型及标签需按企业《合同分类管理办法》选择，不得擅自新增或修改分类维度，法务部门每半年对分类标准进行校准更新。保密与权限管理合同信息（尤其是乙方证件号码号、金额等敏感数据）仅对授权人员可见，严禁截图、外传；员工离职时，系统权限需由行政部门及时注销。状态更新及时性合同履行过程中，若发生变更、续签或终止，业务部门需在3个工作日内更新系统状态，保证“线上信息与线下实际”一致，避免到期遗漏提醒。数据备份