企业采购流程与供应商管理标准

企业采购流程与供应商管理标准工具模板一、适用范围与应用场景本标准模板适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购活动及供应商全生命周期管理，涵盖从采购需求提出到供应商绩效评估的全流程环节。具体应用场景包括：企业生产原材料、办公设备、服务外包等常规采购需求；新供应商引入、现有供应商分级管理及淘汰决策；采购合规性审查、成本控制及风险防控；跨部门（需求部门、采购部、财务部、质检部等）协同采购作业。二、采购全流程操作规范1.需求提出与确认操作内容：需求部门根据业务计划或实际需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息；需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，保证采购内容符合公司战略及部门目标；采购部对接需求部门，对需求的可行性（如市场供应情况、预算匹配度）进行复核，必要时组织需求部门调整采购方案。责任部门：需求部门（发起）、采购部（复核）、财务部（预算审核）。输出成果：《采购需求申请表》（经需求部门负责人、采购经理签字确认）。2.供应商寻源与初选操作内容：采购部根据采购需求，通过公开渠道（如采购平台、行业招标网站、供应商库）、行业协会推荐、主动开发等方式收集潜在供应商信息；对收集到的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合资质（如无相关经营许可、过往合作存在严重违约记录）的供应商，形成《潜在供应商名单》；对于金额较大或关键物料的采购，需至少邀请3家及以上合格供应商参与后续流程。责任部门：采购部（主导）、需求部门（技术参数确认）。输出成果：《潜在供应商名单》。3.供应商资质与能力评估操作内容：采购部向初选通过的供应商索取资质证明文件（如营业执照、相关行业认证、生产许可证、质量体系认证等），并核实其有效性；组织评估小组（由采购部、需求部门、质检部、财务部人员组成），从供应商资质（20%）、生产能力（25%）、质量保障（25%）、价格竞争力（15%）、履约能力（10%）、售后服务（5%）等维度进行评分，评分标准详见《供应商资质评估表》；评分达到80分（含）以上的供应商进入候选名单，不足80分的由采购部向供应商反馈整改意见，整改后仍不达标的予以淘汰。责任部门：采购部（组织）、评估小组（评分）。输出成果：《供应商资质评估表》（评估小组全体签字）、《候选供应商名单》。4.采购方式确定与执行操作内容：采购部根据采购金额、物料重要性及市场行情，确定采购方式：公开招标：适用于金额≥50万元或涉及公共利益的采购项目，需在指定媒体发布招标公告，组织开标、评标；邀请招标：适用于金额10万-50万元、供应商资源有限的采购项目，邀请3家及以上候选供应商参与投标；询价采购：适用于金额＜10万元、规格标准统一的物料，向至少3家供应商询价，选择性价比最优者；单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）或紧急情况，需经总经理审批。编制采购文件（招标文件/询价单），明确采购需求、商务条款、评标标准、响应时间等，发送给候选供应商。责任部门：采购部（执行）、法务部（合规审查，金额≥30万元时参与）。输出成果：采购文件、《采购方式审批表》。5.合同签订与交底操作内容：采购部根据评标/询价结果，与选定的供应商就合同条款（包括标的、数量、质量、价款、交付时间、验收标准、违约责任、争议解决方式等）进行谈判；法务部对合同条款进行合规性审核，保证无法律风险；双方签字盖章后，合同正式生效，采购部将合同复印件分发至需求部门、财务部、质检部等相关部门；采购部组织召开合同交底会，向供应商明确交付细节、质量要求及验收标准，向内部相关部门同步合同关键信息。责任部门：采购部（谈判）、法务部（审核）、总经理（审批，金额≥50万元时）。输出成果：采购合同（原件归档）、《合同交底会议纪要》。6.订单下达与履约跟踪操作内容：采购部根据合同约定，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物料信息、交付地址、交付时间、付款方式等；建立履约跟踪台账，定期（如每周）与供应商沟通生产/备货进度，对于延期风险及时预警，协调供应商采取赶工措施；如需变更订单内容（如数量、交付时间），需由需求部门提出书面申请，经采购部审核、供应商确认后，签订《订单变更补充协议》。责任部门：采购部（执行）、需求部门（变更申请）。输出成果：《采购订单》、《履约跟踪台账》、《订单变更补充协议》（如需）。7.到货验收与质量确认操作内容：供应商按订单交付物料后，需求部门与质检部共同进行现场验收，核对物料名称、规格、数量、外观等是否与订单一致；质检部按《质量检验标准》进行抽样或全检，出具《质量检验报告》；验收合格：需求部门填写《到货验收单》，采购部、供应商签字确认；验收不合格：质检部出具《不合格品处理通知单》，采购部与供应商协商退货、换货或折价处理，必要时启动违约条款。责任部门：需求部门（数量验收）、质检部（质量检验）、采购部（协调处理）。输出成果：《到货验收单》（合格）、《质量检验报告》（合格/不合格）、《不合格品处理通知单》（如需）。8.结算付款与档案归档操作内容：采购部收集《到货验收单》《质量检验报告》《发票》等结算资料，提交财务部审核；财务部核对合同条款、验收单与发票信息，确认无误后按约定付款方式（如电汇、承兑汇票）办理付款；采购部将采购全流程资料（需求申请、供应商评估、招标/询价文件、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于5年。责任部门：采购部（资料提交）、财务部（审核与付款）。输出成果：《付款申请单》、采购档案（电子+纸质）。三、关键环节表单模板表1：采购需求申请表申请部门申请日期申请编号需求描述（物品/服务名称、规格型号、数量、用途）预算金额（大写）预算金额（小写）期望交付时间交付地点需求部门负责人签字日期采购部审核意见采购经理签字财务部预算审核意见财务负责人签字表2：供应商资质评估表供应商名称评估日期评估维度评分标准（100分制）得分加权得分资质证明（20分）营业执照、行业认证等齐全且有效，每缺1项扣5分生产能力（25分）设备先进性、产能匹配度、工艺水平，由需求部评分质量保障（25分）质量体系认证、不良品率、客诉处理，由质检部评分价格竞争力（15分）同比市场均价低5%以上得15分，低3%-5%得10分，平价得5分履约能力（10分）过往合作准时交付率≥95%得10分，90%-95%得5分售后服务（5分）响应时间≤24小时得5分，≤48小时得3分总分评估小组意见：□通过□不通过（需说明原因）评估小组成员签字：（采购部）、（需求部）、（质检部）、（财务部）表3：供应商绩效评分表供应商名称考核周期考核指标权重（%）评分标准（100分制）实际得分产品质量（30）合格率≥99%得30分，98%-99%得20分，＜98%不得分交付准时性（25）准时交付率100%得25分，每延迟1次扣5分价格合理性（20）价格稳定，无恶意涨价，得20分，每涨价1次扣5分服务响应（15）售后问题24小时内响应，得15分，延迟1次扣3分合作配合度（10）配合度好（如提供技术支持、配合整改），得10分，否则酌情扣分加权总分等级评定：□优秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（70-79分）□不合格（＜70分）改进建议：采购部负责人签字日期四、执行保障与风险防控1.合规性要求采购活动需严格遵守《_________招标投标法》《_________采购法》及公司内部采购管理制度，严禁设置倾向性、排他性条款；金额≥30万元的采购项目需全程留痕（含会议纪要、审批文件、沟通记录），保证可追溯。2.评估客观性保障供应商评估小组需由多部门人员组成，实行“背靠背”评分，避免单一部门主导；评分过程需有详细记录，评分差异超过20%时，需评分人说明理由。3.沟通协作机制建立采购周例会制度，采购部每周向需求部门、财务部同步采购进展及问题，协同解决履约障碍；对于跨部门争议，由分管副总牵头协调，保证决策高效。4.风险防控要点供应商风险：定期（每半年）更新供应商资质信息，对“失信被执行人”“严重违法失信企业”实行一票否决；质量风险：关键物料需签订《质量保证协议》，明确质量责任及