采购申请及供应商选择参考表

适用场景与核心目标本工具模板适用于企业日常运营中的各类采购需求场景，包括但不限于：生产原材料采购、办公设备添置、服务类项目外包、紧急物资采购等。通过规范采购申请流程及供应商选择标准，旨在实现采购过程的透明化、合规化，同时保证物资/服务的质量、成本及交付效率满足业务需求，降低采购风险，提升资源利用效率。操作流程详解一、需求确认与申请发起明确采购需求：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据实际工作需要，确定采购物品或服务的具体信息，包括名称、规格型号、质量标准、数量、预期用途、预算金额及期望交付时间。填写采购申请表：需求部门负责人组织填写《采购申请及供应商选择参考表》（详见模板表格），保证需求描述清晰、无歧义，预算符合公司财务制度。内部初审：申请表需经需求部门负责人签字确认，重点审核需求的必要性、合理性及预算准确性。二、供应商信息收集与初步筛选收集供应商渠道：通过以下合法渠道收集潜在供应商信息：公司合格供应商名录（历史合作中表现良好的供应商）；行业展会、专业招标平台（如采购网、企业采购平台）；同行推荐或行业协会推荐；供应商主动报名（需核实资质）。初步资质审核：对收集到的供应商进行基础资质筛选，剔除不符合基本要求的供应商，审核内容包括：营业执照（经营范围是否包含所需产品/服务）；相关行业资质证书（如ISO认证、特种设备生产许可证等，根据行业要求）；信用记录（是否被列入经营异常名录或严重违法失信名单）；生产/经营能力（如产能、技术团队、服务案例等）。三、供应商评估与入围确定建立评估指标：根据采购类型（如物资类、服务类）设置差异化评估维度及权重，例如：物资类采购：价格（30%）、质量（40%）、交期（20%）、售后服务（10%）；服务类采购：方案合理性（30%）、团队经验（30%）、服务报价（20%）、响应速度（20%）。量化评分：组织评估小组（可包括需求部门、采购部、财务部、技术部等成员），对通过初步筛选的供应商按指标逐项打分（百分制），剔除总分低于60分或单项关键指标（如质量、资质）不达标的供应商。确定入围名单：根据评分排序，选取前2-3名供应商作为入围候选对象，若仅1家符合要求，需说明理由并经上级审批。四、比价谈判与方案优化获取详细报价：向入围供应商发出询价函，要求提供书面报价单（含单价、总价、税费、运费、付款方式等），并附产品规格说明或服务方案细节。商务谈判：针对报价、交付周期、质量保障、违约责任等条款与供应商进行谈判，争取最优条件。例如：物资类：可协商批量采购折扣、免费售后期限；服务类：明确服务范围、验收标准、问题响应时间。方案确认：谈判达成一致后，要求供应商提供最终报价单及书面承诺（加盖公章），作为后续合同附件。五、审批与供应商确定提交审批材料：采购部门整理完整材料，包括：采购申请表、供应商资质文件、评估打分表、比价记录、谈判纪要、最终报价单等，按公司审批权限逐级报批（如部门负责人→采购总监→总经理→董事会，根据采购金额分级）。审批反馈：审批人重点审核采购必要性、供应商合规性、价格合理性及流程完整性，审批通过后确定最终供应商；若未通过，需说明原因并退回重新启动流程。六、合同签订与执行跟踪拟定合同：由采购部门或法务部门根据谈判结果拟定采购合同，明确双方权利义务、技术标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款，保证与供应商承诺一致。合同签订：合同经双方授权代表签字盖章后生效，采购部门将合同副本分发至需求部门、财务部等相关部门。执行跟踪：需求部门按合同约定跟踪供应商履约情况（如生产进度、交付时间），采购部门协调解决执行中的问题，保证物资/服务按时按质交付。参考模板表格采购申请及供应商选择参考表采购申请信息采购申请编号申请部门申请人申请日期需求描述（需填写具体采购物品/服务名称，如“办公笔记本电脑”“年度保洁服务”）规格型号/技术要求（详细说明参数，如“CPU：i5，内存：16G，硬盘：512GSSD”；或“服务范围：办公楼日常清洁，频率：每日1次”）需求数量预算金额（元）预期交付日期用途说明供应商信息与评估供应商名称联系人联系方式资质类型及有效期（如“科技有限公司”）（如“*经理”）（如“5678”）（如“ISO9001认证，有效期至2025年12月”）报价（元）主要报价内容交期（天）服务承诺（分项或总价）（如“含13%增值税，免费送货上门”）（如“签订合同后7个工作日”）（如“1年免费保修，24小时故障响应”）历史合作案例（如有）（如“2023年为部门提供办公设备，无投诉”）评估结果评估维度权重（%）得分（0-100）评分说明资质合规性20（如“资质齐全且在有效期内，得分80”）价格合理性30（如“低于预算10%，得分90”）质量保障能力25（如“提供3年质保，得分85”）交付/服务能力25（如“交期符合要求，服务响应快，得分88”）总分100审批流程部门负责人意见签字：日期：采购部门意见签字：日期：财务部门意见签字：日期：最终审批人签字：日期：审批结果（□同意□不同意）备注（可填写特殊说明，如“紧急采购，需缩短流程”“需现场考察供应商生产车间”等）关键注意事项需求描述精准化：采购申请表中的规格型号、技术要求需明确具体，避免模糊表述（如“质量好”“价格低”），防止后续履约争议。资质审核严格化：供应商资质文件需核实原件或加盖公章的复印件，保证真实有效，对涉及安全、健康类的采购（如食品、医疗器械），需核查行业专项许可。评估指标客观化：评估维度及权重需根据采购类型提前设定，避免主观臆断，评分过程需有记录并留存备查。比价过程透明化：询价需向所有入围供应商发出，保证价格信息对称，避免单一来源采购（除非有特殊说明并审批）。审批流程合规化：严格按照公司权限分级审批，不得越级或简化流程，审批材料需完整归档保存（保