ERP系统操作说明书

ERP系统操作说明书引言ERP系统作为企业资源整合的核心工具，通过规范化采购、销售、库存、财务等全流程管理，助力企业实现数据可视化、流程自动化与决策智能化。本说明书面向企业各部门操作人员，旨在指导用户高效完成日常业务操作，覆盖从系统登录到核心业务模块、系统维护的全流程指引，确保业务流转顺畅、数据准确可控。一、系统登录与基础设置1.登录入口输入分配的账号（员工工号/姓名缩写）、密码（首次登录为初始密码，登录后需立即修改），点击「登录」。若忘记密码，点击「忘记密码」，通过绑定的企业邮箱/手机验证后重置。2.界面布局与个性化设置登录后，界面分为三区域：左侧导航栏：聚合「采购管理」「销售管理」「库存管理」等功能模块，点击模块名称可展开子菜单。顶部工具栏：含「消息通知」（待办审批、系统预警）、「个人中心」（头像、设置入口）。中间工作台：默认展示「待办事项」（如待审批的申请、待处理的订单）、「数据概览」（如今日销售额、库存周转率）。个性化设置可通过右上角「头像」→「个人设置」完成：密码修改：输入原密码、新密码（建议含字母+数字，复杂度≥8位）。工作台定制：添加常用功能快捷入口（如“新建采购申请”“销售订单统计”），拖动模块调整显示顺序。主题切换：支持「亮色」「暗色」模式，适配不同使用场景（如夜间办公选暗色）。二、核心业务模块操作指南（一）采购管理模块：从申请到入库的全流程管控1.采购申请：需求发起与审批场景：部门需采购物资（如原材料、办公用品）时，发起申请并流转至审批人。操作步骤：点击左侧「采购管理」→「采购申请」→「新建申请」。填写基础信息：申请部门、申请人、预计采购日期；填写物资明细：名称、规格、数量、预算单价（可上传需求文档，如供应商报价单、技术参数表）；点击「提交审批」，流程自动流转至直属上级（可在「审批进度」中查看当前节点，如“部门经理审批中”）。注意：用途说明需清晰（如“生产部本月原材料补货，满足订单需求”），便于审批人快速判断必要性。2.采购订单：供应商协同与执行场景：申请审批通过后，采购人员创建订单并同步给供应商。操作步骤：进入「采购订单」→「新建订单」，从「供应商库」选择合作方（新供应商需先在「基础数据-供应商管理」中录入资质信息）。点击「关联申请单」，选择已审批的申请单，系统自动带入物资明细，核对数量、单价（若与供应商协商调价，需在「备注」中说明原因，如“批量采购优惠5%”）。填写交付信息：交货日期、付款方式（如“货到付款”“月结30天”），点击「发送订单」，供应商将收到系统推送的订单通知（可在「订单跟踪」中查看供应商“已确认”“已发货”等状态）。3.到货验收与入库：实物与系统的同步场景：供应商送货后，仓库人员验收质量、数量，完成系统入库。操作步骤：点击「到货管理」→「新建到货单」，扫描订单编号（或手动选择关联订单），填写实际到货数量、质检结果（合格/不合格）。若质检不合格：点击「拒收」，填写原因（如“数量短少2件”“外观破损”），系统自动生成退货单，流程回退至采购人员协商换货/退款。若质检合格：点击「入库」，选择仓库（如“原材料仓A区”）、货位，系统自动更新库存数量，生成「入库凭证」（可在「库存管理-库存台账」中实时查看库存变化）。（二）销售管理模块：从商机到收款的全链路管理1.客户与商机：资源沉淀与转化客户管理：点击「销售管理」→「客户管理」→「新建客户」，填写名称、联系人、联系方式、结算方式（如“现款”“账期60天”），上传营业执照等资质文件（系统自动归档，便于后续审计）。商机管理：进入「商机管理」→「新建商机」，关联客户，填写商机名称、预估金额、预计成交时间、负责人，设置跟进计划（如“每周三电话沟通”“每月5日上门拜访”），系统将在节点前1天推送提醒。2.销售订单与发货：需求满足与履约操作步骤：点击「销售订单」→「新建订单」，从「客户库」选择合作方，填写产品（从「产品库」选择，新商品需先在「基础数据-产品管理」中维护名称、规格、售价）、数量、交货地址。若需调整价格（如促销折扣）：填写「审批说明」（如“老客户返单，申请9.5折”），提交上级审批（审批通过后价格生效）。订单确认后，点击「安排发货」，选择仓库、发货方式（快递/物流），填写运单号，系统生成「出库单」，仓库人员根据出库单拣货、发货（可在「物流跟踪」中查看运输状态，如“运输中”“已签收”）。3.收款与核销：资金闭环与对账收款登记：财务人员点击「收款管理」→「新建收款」，选择客户、订单，填写收款金额、付款方式（银行转账/现金）、到账日期，上传银行回单（系统自动匹配收款账户）。核销处理：点击「核销」，选择待核销的订单（支持按订单/客户批量核销），系统自动匹配收款与应收款，生成「核销凭证」（可在「财务报表-应收款账龄分析」中查看未核销金额，辅助催收）。（三）库存管理模块：从初始化到动态管控1.库存初始化（首次使用）操作步骤：点击「库存管理」→「库存初始化」，选择仓库、货位，导入/手动录入现有库存（产品名称、规格、数量、批次号<若需追溯>）。提交审核（由仓库主管/财务审核），审核通过后，库存数据将作为后续出入库的基准（建议初始化前停止所有库存相关操作，确保数据准确）。2.日常出入库：业务驱动的库存变动入库：除「采购入库」外，支持「生产入库」（关联生产工单，填写完工数量）、「调拨入库」（从其他仓库调拨，关联调拨单）。出库：含「销售出库」（关联销售订单）、「生产领料」（关联生产工单，选择领料仓库、产品、数量）、「其他出库」（如样品领用、报废，需填写出库原因，便于成本核算）。3.库存盘点与预警：数据精准与风险防控盘点：点击「库存盘点」→「新建盘点单」，选择仓库、货位，系统生成「盘点表」（含当前库存数量）。仓库人员实地盘点后录入实际数量，系统自动计算盘盈/盘亏，提交审核（审核通过后调整库存，差异需分析原因，如“领料未记账”“入库数量错误”）。预警设置：在「库存设置」中，为产品设置安全库存（最低/最高库存）。当库存低于最低（如“原材料A库存≤50件”）或高于最高（如“成品B库存≥500件”）时，系统自动发送预警通知（可在「消息中心」查看，及时触发补货/促销动作）。（四）财务管理模块：从凭证到报表的业财融合1.凭证管理：自动化与精细化自动生成：采购入库、销售出库、收款核销等业务完成后，系统自动生成「记账凭证」（摘要、科目由系统根据业务类型匹配，可手动调整，如“将‘办公费’调整为‘差旅费’”）。手动录入：点击「新建凭证」，填写摘要、借贷方科目、金额，上传附件（如发票、合同），提交审核（由会计主管审核，审核通过后记账，确保财务数据合规）。2.报表与分析：数据驱动决策资产负债表：点击「财务报表」→「资产负债表」，选择时间范围（月度/季度/年度），系统自动生成报表，支持导出PDF/Excel（便于管理层查看企业资产、负债、所有者权益结构）。利润表：展示当期收入、成本、利润，支持按「部门」「产品」维度分析（如“查看销售部Q3利润贡献”“分析产品A的毛利率”）。现金流分析：展示经营、投资、筹资活动现金流，辅助资金规划（可设置「现金流预警」，当资金余额低于阈值时提醒，避免资金链风险）。三、系统设置与维护（管理员操作）1.用户权限管理：权责清晰与数据安全角色设置：点击「系统管理」→「角色管理」，新建角色（如“采购专员”“销售主管”“财务经理”），为角色分配功能权限（如“采购申请提交”“订单审批”“凭证审核”）。用户分配：进入「用户管理」，新建用户（填写姓名、账号、部门），关联角色，设置数据权限（如“销售主管仅能查看本部门订单”“财务经理可查看全公司报表”）。2.数据备份与恢复：风险防控与业务连续性自动备份：系统每日凌晨自动备份数据（备份周期可在「系统设置-备份管理」中调整，如“每周六全量备份”“每日增量备份”），备份文件存储在企业指定服务器。数据恢复：当系统数据异常时，管理员点击「数据恢复」，选择备份文件，确认后恢复（恢复前需停止业务操作，防止数据冲突）。3.系统更新与反馈：迭代优化与问题解决反馈建议：用户在使用中遇到问题或有优化建议，可点击右上角「反馈」，填写问题描述、上传截图，提交至技术支持团队（反馈记录可在「我的反馈」中查看处理进度，如“已受理”“开发中”）。四、常见问题解答1.登录提示「账号或密码错误」？检查账号是否为最新工号（人事变动可能导致账号更新），密码是否区分大小写（建议重置密码，使用字母+数字组合，复杂度≥8位）。若仍无法登录，联系企业内部IT支持或ERP服务商（提供账号、错误提示截图，便于快速定位问题）。2.提交的申请/订单无法审批？检查流程设置：在「系统管理-流程设置」中，确认审批节点是否正确（如“采购申请需部门经理+财务双审批”）。检查当前节点负责人：在「审批进度」中查看当前审批人，若为空缺（如原审批人离职未交接），联系管理员重新分配审批人。3.库存数量与实际不符？检查出入库记录：在「库存台账」中筛选产品，查看近期出入库单据，确认是否有未审核的单据（如“采购入库单未审核，库存未更新”）。执行库存盘点：新建盘点单，实地盘点后调整库存（盘点后需分析差异原因，如“领料未记账”“入库数量错误”，避免重复问题）。附录1.快捷键说明`Ctrl+S`：快速保存当前操作（如新建申请、订单时）。`Ctrl+Shift+R`：刷新当前页面（数据未更新时使