员工离职交接流程标准化文档确保工作顺利过渡

员工离职交接流程标准化文档一、目的与意义为规范员工离职交接工作，保证工作内容、物品资料、系统权限等关键信息有序传递，保障团队工作连续性，避免因人员变动造成业务中断或信息遗漏，特制定本标准化流程。本流程适用于公司所有主动离职、被动离职及调岗离职员工的交接管理，旨在明确交接责任、细化交接内容、提升交接效率。二、离职交接操作流程（一）离职申请与审批阶段员工提交离职申请员工因个人原因需离职的，应提前30天（试用期内提前3天）向直属领导提交书面《离职申请表》，说明离职原因、预计最后工作日期，并抄送人力资源部。若属公司安排调岗或辞退，由人力资源部提前通知员工及相关部门，明确最后工作日期及交接要求。部门确认与工作安排直属领导收到《离职申请表》后，2个工作日内与员工沟通，知晓离职原因，评估对部门工作的影响，并同步至部门负责人。部门负责人根据工作需要，指定1-2名交接人（建议为岗位骨干或继任者），明确交接职责，并将交接人信息反馈至人力资源部及离职员工。（二）交接准备阶段离职员工梳理交接内容离职员工需在收到交接通知后3个工作日内，完成《工作交接清单》的初步梳理，内容包括：工作内容：当前负责的项目、任务进度、未完成事项、对接联系人及关键节点；文档资料：电子文档（如项目方案、数据报表、会议纪要等）的存储位置、纸质文件（如合同、手册等）的存放地点；物品资产：公司配发的办公设备（电脑、手机、钥匙等）、办公用品、图书资料等；系统权限：涉及的公司内部系统（如OA、CRM、业务系统等）账号及权限清单；其他事项：客户信息、供应商对接细节、未结清款项等。交接人对接与资料熟悉交接人需与离职员工进行1对1沟通，核对《工作交接清单》内容，明确各项工作的交接标准（如文档格式、数据截止日期等），并提前熟悉交接工作的核心流程与关键节点。（三）交接执行阶段逐项交接与确认离职员工与交接人按照《工作交接清单》逐项进行交接，保证“内容清晰、责任明确”：工作内容交接：通过会议、文档演示等方式，说明工作流程、注意事项及风险点，交接人需记录疑问并由离职员工解答；文档资料交接：电子文档需拷贝至交接人指定存储位置（如公司共享服务器），并更新文档权限；纸质文件需整理归档，注明交接日期及存放位置；物品资产交接：双方共同清点物品，确认完好后填写《物品交接登记表》，签字确认；系统权限交接：离职员工协助交接人熟悉系统操作，提交账号权限变更申请（由IT部门执行），保证离职后账号权限及时回收。第三方参与确认（如需）涉及客户对接、项目协作的，需邀请相关方（如客户经理、项目负责人）参与交接会议，确认对接人变更及信息传递准确性，必要时签署《外部对接确认函》。（四）交接审核与归档部门负责人审核交接完成后，交接人需将签字确认的《工作交接清单》《物品交接登记表》等材料提交至部门负责人，部门负责人在2个工作日内审核交接完整性，保证无遗漏项。人力资源部复核人力资源部对交接材料进行复核，确认离职手续（如考勤核算、社保停缴等）办理条件，审核通过后通知员工办理后续离职手续。资料归档所有交接材料（含电子版、纸质版）由人力资源部统一归档保存，保存期限不少于3年，以备后续查阅。（五）离职手续办理与后续跟进离职手续办理离职员工凭人力资源部出具的《离职手续办理单》，依次办理考勤确认、物品归还、权限注销等手续，经各部门签字确认后，领取《离职证明》。工作过渡跟进交接完成后，部门负责人需在1周内跟踪交接人对接工作情况，保证交接内容已完全承接，如有问题及时协调解决；人力资源部可在离职员工离职后1个月内进行回访（如需），知晓工作衔接情况。三、交接清单模板员工离职交接清单基本信息离职员工姓名*某某所在部门市场部岗位名称市场专员最后工作日期2023年月日交接人姓名*某某部门负责人*经理交接类别具体项目交接内容说明接收人交接状态备注工作内容交接当前负责项目1.2023年Q3产品推广方案（已完成初稿，待审批）2.客户活动策划（进行中，截止日期：月日）*某某已完成需同步活动预算明细未完成任务1.月度销售数据汇总（需于月日前完成）2.合作供应商合同续签（对接人：某，电话：）*某某进行中关键联系人信息已同步文档资料电子文档：市场部共享文件夹“2023年活动方案”纸质文件：活动策划书（存档于部门文件柜第3层）*某某已完成纸质文件已标注交接位置物品交接办公设备公司笔记本电脑（型号：ThinkPadX1，序列号：）办公手机（号码：*，IMEI：）*某某已完成设备功能正常，无损坏其他物品部门门卡（1张）、图书《营销管理》（1本）*某某已完成门卡已回收，图书已登记系统及权限交接内部系统OA系统（账号：，权限：审批、查询）CRM系统（账号：，权限：客户管理、数据录入）IT部门已完成已提交权限回收申请其他事项客户对接重点客户：A公司（联系人：某，需求：活动跟进）B公司（联系人：某，需求：合同续签）*某某已完成已与客户确认对接人变更财务款项预借款项：元（已冲账）未报销费用：差旅费元（票据已提交财务）财务部已完成财务确认无未结款项交接人签字：__________________日期：__________________离职员工签字：__________________日期：__________________部门负责人审核：__________________日期：__________________四、交接执行要点（一）责任明确，专人负责部门负责人为交接工作第一责任人，需全程监督交接进度；交接人需主动对接离职员工，保证交接内容无遗漏；离职员工需积极配合，不得因离职原因隐瞒关键信息。（二）逐项确认，书面留痕所有交接内容必须通过《工作交接清单》等书面形式记录，双方签字确认，避免口头交接导致的争议。涉及重要数据、客户信息的，需额外签署《保密承诺书》。（三）注重时效，避免拖延离职员工需严格按照时间节点完成交接准备，交接人需在3个工作日内完成交接审核，保证离职员工最后工作日前完成所有交接手续，避免影响部门工作。（四）保密要求，严守底线离职员工需遵守公司保密协议，不得泄露公司商业秘密、客户信息及未公开数据；交接人需妥善保管交接资料，不得随意传播或丢弃。（五）沟通协作，及时反馈交接过程中如遇争议问题，需及时向部门负责人或人力资源部