往来款长期挂账处理流程

会计实操文库1/1往来款长期挂账处理流程一、流程目的与适用范围目的：规范企业应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等往来款的长期挂账管理，及时清理无效挂账，防范财务风险（如坏账损失、税务风险），提升资产质量与财务数据准确性。适用范围：适用于企业所有往来款科目中，挂账时间超过1年（或企业自定义标准，如6个月）且无动态发生额的款项，包括但不限于：应收账款：超期未收回的客户货款；应付账款：超期未支付的供应商货款；其他应收款：员工借款、关联方资金拆借、押金保证金等；其他应付款：预收/预付账款、应付未付费用、押金保证金等。二、前期准备：挂账排查与数据梳理（一）确定排查周期与标准排查周期：建议每季度初对截至上季度末的往来款进行初步排查，每年年末（12月）开展全面排查，形成《往来款长期挂账排查表》；挂账标准：明确“长期挂账”定义，如：应收账款/应付账款：自交易发生日起超1年未收回/支付，且近3个月无对账记录；其他应收款：员工借款超3个月未核销、关联方拆借超6个月未归还；其他应付款：超2年未支付的应付费用、无对应业务的预收款项。（二）数据提取与核对财务系统提取：从ERP或财务软件中导出往来款明细，包含“科目名称、客户/供应商/个人名称、挂账金额、发生日期、最新交易日期、挂账原因”等字段；账实核对：与业务部门协作：应收账款核对销售合同、发货单、对账函；应付账款核对采购合同、入库单、供应商对账单；与个人核对：员工借款核对借款单、费用报销记录；关联方拆借核对借款协议、资金流水；异常标注：对“金额为负数（如应收账款贷方余额）、无对应业务凭证、对方单位已注销”等异常挂账标注，单独记录。三、核心环节：挂账原因分析（按类型分类）（一）应收账款长期挂账原因挂账原因具体场景佐证材料需求客户资金困难客户经营不善、现金流紧张，无法按期付款，双方协商延期但未履行客户延期付款申请、沟通记录（邮件/函件）交易纠纷因产品质量、交货期、价格争议，客户拒付货款质量检测报告、争议协商记录账务处理错误重复记账、串户（如将A客户款项记到B客户）、未及时冲销预收账款原始凭证（发票/发货单）、银行流水客户主体灭失客户公司注销、吊销营业执照，或自然人失联企业信用信息公示报告、失联证明（二）应付账款长期挂账原因挂账原因具体场景佐证材料需求供应商未催收供应商未及时提供发票、未主动对账，导致企业未付款采购合同、入库单、未收到发票记录业务未结算服务未完成、质保期未结束（如设备采购质保金），暂不满足付款条件合同中质保条款、服务验收记录账务遗漏已付款但未冲账、发票已收到但未入账，导致应付账款虚挂银行付款凭证、发票、入账记录供应商注销供应商已注销，无法开具发票或收款，款项无法支付供应商注销证明、税务注销通知书（三）其他应收款长期挂账原因挂账原因具体场景佐证材料需求员工未及时报销员工出差、采购垫付费用后，未按规定时限提交报销单员工借款单、垫付凭证（发票/收据）关联方占用资金母公司/子公司拆借资金用于经营，未约定还款期限或未按时还款资金拆借协议、银行转账流水押金保证金未收回租赁押金、投标保证金等，对方单位未按约定退还（如租赁到期未退押金）押金合同、付款凭证、催款记录无法收回的代垫款为客户/员工代垫费用后，对方拒绝偿还（如代垫运费、税费）代垫协议、代垫凭证、沟通记录四、分类处理：账务调整与清账操作（一）可收回/可支付挂账：限期清理应收账款（可收回）：制定催收计划：业务部门牵头，财务部门配合，发送《催款函》，明确还款期限；协商解决方案：若客户仍困难，可签订“分期还款协议”或“债务重组协议”（如以货抵债）；账务处理（收回时）：借：银行存款贷：应收账款-XX客户应付账款（可支付）：核实付款条件：确认发票已收到、服务已验收，发起付款申请；特殊情况处理：若供应商注销，需留存注销证明，按企业内控流程审批后付款（如转入“营业外收入”前需多部门审批）；账务处理（支付时）：借：应付账款-XX供应商贷：银行存款（二）无法收回/无法支付挂账：合规核销1.应收账款（坏账核销）前提条件：满足下列任一条件，且经管理层审批：客户依法宣告破产、关闭、解散，清算财产不足清偿；客户死亡或失踪，遗产不足清偿；逾期3年以上，且经多次催收仍无法收回；账务处理：借：坏账准备（或营业外支出，小企业会计准则）贷：应收账款-XX客户税务要求：留存“破产证明、注销证明、催收记录、坏账核销审批单”，用于企业所得税税前扣除（需按《企业资产损失所得税税前扣除管理办法》备案）。2.应付账款（无法支付核销）前提条件：供应商注销、吊销，且无继承人主张债权；应付账款超3年，且无任何业务往来，经多次联系无果；账务处理：借：应付账款-XX供应商贷：营业外收入税务要求：留存“供应商注销证明、联系记录、核销审批单”，确认收入计入当年应纳税所得额。（三）账务错误挂账：调整更正串户调整：如将A客户应收账款记到B客户，凭证：借：应收账款-A客户贷：应收账款-B客户重复记账调整：如重复记录应付账款，凭证：借：应付账款-XX供应商（红字）贷：应付账款-XX供应商（蓝字，冲销重复部分）未及时冲销调整：如预收账款未冲销应收账款，凭证：借：预收账款-XX客户贷：应收账款-XX客户（四）异常挂账：专项处理负数挂账：应收账款贷方余额（实为预收）：转入“预收账款”；应付账款借方余额（实为预付）：转入“预付账款”；无业务凭证挂账：无法找到对应合同、发票的挂账，需业务部门出具《情况说明》，经审批后按“无法收回/支付”处理；若为记账错误且无法追溯，需管理层审批后调整至“营业外收支”。五、后续管控：防范新增长期挂账（一）建立预警机制设置挂账期限预警：在财务系统中对“接近挂账标准”的款项设置提醒（如应收账款超6个月未收回时，自动推送预警信息给业务部门）；定期对账制度：应收账款：每月与大客户对账，每季度与中小客户对账，出具《对账函》并留存；应付账款：每季度与供应商对账，确认未付款金额及原因；员工借款管控：规定借款核销时限（如出差回来15日内报销），超期未核销的从工资中扣除。（二）完善内控流程事前审批：关联方拆借需签订正式协议，明确还款期限与利息；大额应付账款付款前需业务部门、财务部门双重审核；事中跟踪：业务部门指定专人负责往来款跟踪（如销售专员跟踪客户回款、采购专员跟踪供应商付款）；事后复盘：每年年末对已处理的长期挂账进行复盘，分析“挂账原因占比、处理效率、损失金额”，优化内控漏洞（如加强客户信用评估、完善发票管理）。（三）档案留存建立《往来款长期挂账处理档案》，包含“排查表、原因分析报告、审批单、佐证材料、账务凭证”；档案保存期限：至少保存10年（符合会计档案管理规定），用于后续审