2026年新材料制造公司供应商质量约谈管理制度

2026年新材料制造公司供应商质量约谈管理制度第一章总则第一条为规范公司供应商质量约谈管理工作，及时整改供应商提供原料/产品的质量问题，保障公司生产用物料质量稳定，维护供需双方合作秩序，结合新材料制造行业原料特性（涉及高精密、高稳定性、定制化物料）及公司供应商质量管理实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有合格供应商（包括原料供应商、外协加工商、辅料供应商等）的质量约谈发起、筹备、实施、整改跟踪等全流程工作，公司质量管理部门、采购部门、生产部门及供应商对接人员需严格遵守本制度规定。第三条供应商质量约谈遵循“事实清晰、权责明确、整改落地、持续监督”的原则，建立“问题有核实、约谈有依据、整改有期限、效果有验证”的全流程管控体系，确保供应商质量问题得到及时有效解决。第四条公司质量管理部门负责人统筹供应商质量约谈管理工作，设立约谈发起岗、约谈实施岗、整改跟踪岗，明确各岗位职责；约谈发起岗负责质量问题核实、约谈条件判定、约谈申请提报；约谈实施岗负责约谈筹备、现场沟通、约谈记录整理；整改跟踪岗负责整改方案审核、整改进度跟踪、整改效果验证；采购部门配合完成供应商对接、合作条款沟通等工作。第二章管理组织与职责第五条质量管理部门职责：1.制定供应商质量约谈标准、流程及整改验证要求，明确不同质量问题的约谈等级；2.核实供应商提供物料的质量问题，收集质量检测数据、生产异常记录等佐证材料；3.判定是否触发约谈条件，发起约谈申请并拟定约谈提纲；4.组织实施质量约谈，清晰告知供应商质量问题、影响及整改要求；5.审核供应商提交的整改方案，跟踪整改进度，验证整改效果；6.建立供应商质量约谈台账，记录约谈原因、过程、整改结果等信息，作为供应商评级依据。第六条采购部门职责：1.配合质量管理部门核实供应商基本信息、合作年限、供货占比等背景资料；2.提前与供应商沟通约谈事宜，确认约谈时间、参与人员及沟通方式；3.参与质量约谈，从采购合作角度提出要求，明确质量问题对合作关系的影响；4.结合约谈结果及整改情况，调整供应商采购份额、付款周期等合作条款；5.协助整改跟踪岗对接供应商，督促其按要求完成整改。第七条生产部门职责：1.反馈供应商物料在生产过程中的质量异常表现、影响范围及损失情况；2.提供生产现场的质量问题佐证材料，参与约谈时说明实际生产影响；3.配合整改跟踪岗验证整改后物料的使用效果，出具使用反馈意见；4.提出针对供应商物料质量的改进建议，协助完善整改方案。第八条公司管理层职责：1.审批重大质量问题的供应商约谈申请及整改方案；2.参与核心供应商、重大质量问题的约谈沟通，明确公司质量管控底线；3.审核约谈结果及供应商合作调整方案，确保符合公司整体供应链战略；4.监督约谈后整改措施的落地执行，协调解决整改过程中的跨部门问题。第三章约谈范围与触发条件第九条约谈范围：1.原料类供应商：提供生产主料、特种辅料、核心添加剂的供应商；2.外协加工类供应商：承接公司定制化部件加工、半成品处理的供应商；3.其他类供应商：提供与产品质量直接相关的包装材料、检测耗材的供应商。第十条一级约谈触发条件（常规质量问题）：1.单次供货批次不合格率超出公司约定标准，未造成生产中断的；2.连续两个供货周期出现同类轻微质量问题，未及时整改的；3.物料质量波动超出合理范围，影响产品质量稳定性但未造成批量不合格的；4.质量证明文件不完整、填写不规范，经提醒后仍未改进的。第十一条二级约谈触发条件（较严重质量问题）：1.单次供货批次不合格导致生产暂停、生产线调整的；2.连续三次及以上供货出现同类质量问题，整改效果不明显的；3.物料质量问题导致公司成品抽检不合格，未流入市场的；4.供应商未按约定提供物料质量追溯信息，影响质量排查的。第十二条三级约谈触发条件（重大质量问题）：1.物料质量问题导致公司成品批量不合格、客户投诉或退货的；2.供应商提供假冒伪劣物料、篡改质量检测数据的；3.重大质量问题发生后，供应商未配合调查、拖延处理的；4.二级约谈后整改不到位，再次出现同类重大质量问题的。第四章约谈准备与实施第十三条约谈准备要求：1.资料收集：整理质量问题检测报告、生产异常记录、合作协议约定条款、过往整改记录等佐证材料；2.约谈提纲：明确约谈需沟通的核心问题、整改要求、时间节点及公司立场；3.人员确认：根据约谈等级确定参与人员，一级约谈由质量管理部门、采购部门对接人员参与，二级约谈增加生产部门负责人，三级约谈需公司管理层参与；4.沟通方式：可采用现场约谈、视频约谈、电话约谈等形式，核心供应商、重大质量问题优先采用现场约谈。第十四条约谈实施流程：1.开场说明：向供应商明确约谈目的、依据及需沟通的质量问题，出示相关佐证材料；2.问题核实：听取供应商对质量问题的原因分析，核实问题发生的具体环节及责任；3.要求告知：明确公司的质量整改要求、整改期限及未达标后果；4.方案讨论：与供应商协商整改方案，明确整改措施、责任人、验证方式；5.记录确认：整理约谈记录，列明质量问题、整改要求、双方达成的共识，由双方参与人员确认。第十五条约谈记录要求：1.完整记录约谈时间、地点、参与人员、沟通内容；2.准确记录供应商对质量问题的分析、整改承诺及时间节点；3.清晰记录公司提出的整改要求、质量标准及合作约束条件；4.约谈记录需经双方签字确认，公司留存归档，同步抄送采购、生产等相关部门。第五章约谈结果处理第十六条一级约谈结果处理：1.要求供应商在规定期限内提交书面整改方案，明确整改措施及完成时间；2.后续供货增加抽检比例，验证整改效果；3.整改达标后恢复正常合作，未达标则升级为二级约谈。第十七条二级约谈结果处理：1.暂停该供应商部分供货份额，直至整改验证达标；2.要求供应商承担因质量问题造成的直接损失；3.重新评估供应商合格等级，整改达标后保留合作资格，未达标则启动淘汰流程。第十八条三级约谈结果处理：1.立即暂停与该供应商的所有合作，封存未使用物料；2.要求供应商承担因质量问题造成的全部直接损失及间接损失；3.将该供应商列入重点监控名单，整改验证达标后需重新进行合格供应商准入审核，未达标则永久终止合作；4.涉及违法违规的，移交相关部门处理。第十九条整改效果验证：1.整改期限届满后，质量管理部门对供应商整改后的物料进行抽样检测；2.生产部门验证整改后物料在生产过程中的使用效果；3.连续两个供货周期未出现同类质量问题，判定为整改达标；4.建立整改效果跟踪台账，持续监控6个月以上，确保质量稳定。第六章监督与责任追究第二十条日常监督：1.质量管理部门每月核查供应商约谈整改台账，跟踪整改进度；2.采购部门每季度评估约谈后供应商的质量表现，更新供应商评级；3.公司管理层每半年听取供应商质量约谈及整改情况汇报，优化约谈管理制度。第二十一条内部责任追究：1.质量管理部门未及时核实质量问题、触发约谈条件未发起约谈的，追究相关人员责任；2.采购部门未配合督促供应商整改、隐瞒供应商质量问题的，追究部门负责人及对接人员责任；3.因整改效果验证不到位，导致质量问题复发的，追究整改跟踪岗人员责任；4.相关部门未提供真实完整的质量问题佐证材料，影响约谈效果的，追究部门负责人责任。第七章附则第二十二条本制度由公司质量管理部门会同