合同审查与审批流程

合同审查与审批流程管理工具指南一、指南概述合同审查与审批是企业经营管理中的重要环节，旨在通过规范化流程降低法律风险、保障企业权益、提高合同管理效率。本指南适用于各类企业（含中小微企业、集团公司）的合同管理工作，覆盖采购、销售、服务、租赁、合作等各类合同的审查与审批全流程，帮助企业建立标准化、可追溯的合同管理体系。二、适用场景与业务范畴本流程适用于以下场景，企业可根据自身业务特点调整适用范围：合同签订前：业务部门发起合同需求，需通过审查审批流程确认合同条款的合规性、合理性与风险可控性；合同修订时：对已起草或对方提出的合同条款进行变更，需重新履行审查审批程序；合同续签与终止：合同到期续签、提前终止或解除时，需确认续签条件、终止责任等内容的合规性；重大合同专项管理：对于金额较大（如单笔合同金额超过50万元）、涉及核心业务或高风险领域（如知识产权、跨境合作）的合同，需启动加急或专项审查流程。三、合同审查审批全流程操作指南合同审查审批流程分为“发起-初审-法务审查-财务审查-管理层审批-用印签署-归档”七个环节，各环节责任部门、操作内容及输出成果（一）合同发起：业务部门提交需求责任部门/人员：业务部门负责人、业务经办人操作内容：业务经办人根据业务需求起草合同草案，明确合同主体、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款；整理合同附件（如对方资质文件、技术协议、报价单等），保证附件与合同内容一致；填写《合同审查审批表》（见模板1），注明合同名称、编号、类型、金额、对方主体信息、发起部门及经办人等信息，连同合同草案、附件提交至部门负责人初审。输出成果：合同草案、附件、《合同审查审批表》（二）部门初审：业务部门内部审核责任部门/人员：业务部门负责人*操作内容：审核合同内容的业务真实性：确认合同是否符合企业战略规划、业务目标，标的物是否满足实际需求；审核合同条款的完整性：检查合同是否包含核心要素（如双方主体信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决等），避免关键条款缺失；审核对方主体资格：核查对方营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书（如签约人为非法定代表人）等资质文件是否有效，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实企业存续状态；对初审中发觉的问题，要求业务经办人修改完善，并在《合同审查审批表》“部门初审意见”栏签署意见，通过后提交至法务部门。输出成果：修订后的合同草案、《合同审查审批表》（部门初审意见栏填写完整）（三）法务审查：合规性与法律风险把控责任部门/人员：法务专员、法务部门负责人操作内容：法律合规性审查：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求，是否存在无效条款（如“霸王条款”、违反法律强制性规定）；权利义务对等性审查：重点关注双方权利义务是否平衡，违约责任是否明确且对等，避免企业承担过重责任（如“对方违约仅赔偿直接损失，企业违约需赔偿全部损失”）；风险点识别：针对合同标的（如知识产权归属、保密义务）、履约方式（如验收标准、付款节点）、争议解决（如管辖法院、仲裁机构）等关键条款，评估潜在法律风险并提出修改建议；对审查中发觉的问题，与业务部门沟通修改，对无法达成一致的争议条款，需在《合同审查审批表》“法务审查意见”栏说明风险及法律依据，通过后提交至财务部门。输出成果：修订后的合同草案、《合同审查审批表》（法务审查意见栏填写完整）（四）财务审查：财务风险与资金可行性审核责任部门/人员：财务经理、财务专员操作内容：资金预算与支付条款审查：确认合同金额是否在部门预算范围内，付款方式（如预付款、进度款、尾款）比例是否合理，避免大额预付款或资金占用风险；税费与成本审查：核查合同中涉及的税费（如增值税、印花税）计算是否准确，成本构成是否合理，避免企业承担不必要的税费成本；履约能力评估：对于大额或长期合同，评估对方财务状况（如资产负债率、现金流），保证对方具备履约能力；对审查中发觉的问题（如付款条件不合理、税费计算错误），要求业务部门或法务部门修改，并在《合同审查审批表》“财务审查意见”栏签署意见，通过后提交至管理层审批。输出成果：修订后的合同草案、《合同审查审批表》（财务审查意见栏填写完整）（五）管理层审批：最终决策与授权责任部门/人员：分管副总、总经理（或董事会，根据合同金额及重要性分级）操作内容：审批权限划分：一般合同（金额≤50万元）：由分管副总审批；重大合同（50万元＜金额≤500万元）：由总经理审批；超重大合同（金额＞500万元或涉及核心战略）：提交董事会审议。综合决策：管理层结合业务需求、法律风险、财务状况等因素，对合同进行最终审批，重点关注合同是否符合企业整体利益、风险是否可控；审批通过后，在《合同审查审批表》“管理层审批意见”栏签署“同意”及姓名；审批不通过的，退回业务部门重新修订或终止合作。输出成果：《合同审查审批表》（管理层审批意见栏填写完整）（六）用印签署：合同生效与执行责任部门/人员：行政专员、法务专员、业务经办人*操作内容：用印申请：业务经办人凭审批通过的《合同审查审批表》及最终版合同，向行政部门提交《合同用印申请表》（见模板2）；用印审核：行政部门核对合同内容与审批表是否一致，检查用印份数、用印位置（如合同首页、骑缝章）是否符合规范；合同签署：双方法定代表人或授权代表签字并盖章（企业公章或合同专用章），保证签字人身份与授权范围一致；合同分发：签署后，原件至少留存2份（企业留存1份，对方留存1份），复印件分至业务、法务、财务部门备案。输出成果：签署生效的合同原件、《合同用印申请表》（七）归档管理：合同全生命周期留痕责任部门/人员：档案管理员、法务专员操作内容：合同归档：档案管理员在合同签署后10个工作日内，将合同原件、审批表、附件等资料整理归档，建立《合同台账》（见模板3），记录合同编号、名称、签订日期、金额、履行期限、归档编号等信息；动态跟踪：法务专员定期（如每季度）更新合同履行状态（如是否已验收、是否已付款、是否存在违约），并在台账中标注；保管期限：根据合同类型及法规要求确定保管期限（如一般合同保管10年，重大合同保管20年以上），到期后按规定销毁并记录。输出成果：归档合同资料、《合同台账》四、常用工具模板示例模板1：合同审查审批表合同基本信息合同名称合同编号（由行政部门统一编制，格式：年份-部门-序号，如2024-采-001）合同类型□采购□销售□服务□租赁□合作□其他合同金额大写：_________________________小写：_________________________对方主体名称对方统一社会信用代码合同履行期限自_年_月_日至_年_月_日发起部门业务经办人联系电话审查环节审查意见审查人日期部门初审（业务部门负责人填写，如：合同内容符合业务需求，对方资质合格，同意提交法务审查）*____年__月__日法务审查（法务专员填写，如：第5条违约责任需补充“逾期付款按日万分之五支付违约金”，修改后同意）*____年__月__日财务审查（财务经理填写，如：付款比例调整为30%预付款、70%验收后付款，同意）*____年__月__日管理层审批（分管副总/总经理填写，如：同意按此合同签署，请行政用印）*____年__月__日备注|（如合同修订次数、特殊条款说明等）|||模板2：合同用印申请表申请信息合同名称合同编号用印类型□合同专用章□公章□财务章□其他用印份数______份用印位置□首页□骑缝章□末页□其他（请注明）申请人申请部门联系电话用印事由（简要说明合同背景及签署必要性）审核意见业务部门负责人□同意□不同意（请注明原因）法务专员□同意□不同意（请注明原因）行政部门负责人□同意用印□不同意用印（请注明原因）用印记录用印日期____年__月__日用印人领取人签字归档日期____年__月__日模板3：合同台账合同编号合同名称合同类型对方主体签订日期合同金额（元）履行期限履行状态归档编号备注2024-采-001原材料采购合同采购A公司2024-01-15120,0002024-01-15至2024-12-31履行中DA2024001季度付款2024-服-002IT系统维护服务合同服务B科技公司2024-02-20300,0002024-02-20至2025-02-19履行中DA2024002按月结算2024-销-003产品销售合同销售C贸易公司2024-03-10500,0002024-03-10至2024-09-10已验收DA2024003尾款未付五、关键风险点与注意事项（一）合同主体风险风险表现：对方为“三无企业”（无营业执照、无资质、无实际经营能力）或已注销/吊销的企业，导致合同无效或无法追责；防范措施：严格核查对方营业执照、法定代表人身份证明，必要时要求对方提供近期财务报表或履约能力证明，避免与自然人签订大额合同（需法定代表人书面授权）。（二）条款歧义风险风险表现：合同条款表述模糊（如“尽快交付”“合理费用”），导致履行争议；防范措施：使用明确、可量化的表述（如“交付日期为2024年6月30日前”“合理费用指市场平均价”），避免歧义条款；对专业术语需在合同中定义说明。（三）违约责任不对等风险风险表现：仅约定企业违约责任，未约定对方违约责任，或违约责任不对等（如企业违约需支付10%违约金，对方违约仅需支付1%）；防范措施：保证双方违约责任对等，明确违约金计算方式（如按逾期金额每日万分之五），约定继续履行、赔偿损失等违约责任承担方式。（四）流程时效管理风险表现：审查审批流程过长，导致合同签订延误，影响业务进度；防范措施：明确各环节审查时限（如部门初审1个工作日、法务审查2个工作日、财务审查1个工作日），超时未反馈视为