汽车租赁公司分支机构财务制度

汽车租赁公司分支机构财务制度第一章总则第一条为规范汽车租赁公司分支机构财务行为，强化财务管控能力，保障公司资产安全完整，提升财务服务效率与决策支持水平，根据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》及公司总部财务管理制度，结合汽车租赁行业特点与分支机构运营实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司在全国范围内设立的所有分支机构（含分公司、区域中心等，以下简称“分支机构”），涵盖分支机构所有财务活动，包括但不限于预算管理、收入核算、成本控制、资金管理、资产管理及财务报告等。第三条分支机构财务管理遵循以下原则：（一）合法性原则：严格遵守国家法律法规及地方监管要求，确保财务活动合规；（二）集中管控原则：以总部财务战略为导向，分支机构财务工作接受总部财务部垂直管理，重大事项须报总部审批；（三）权责对等原则：明确分支机构负责人、财务负责人及业务部门的财务权责，确保责任可追溯；（四）业财融合原则：财务工作深度嵌入业务流程，通过数据支撑业务决策，推动业务与财务协同发展；（五）效益优先原则：以提升分支机构经营效益为核心，优化资源配置，控制运营成本。第二章财务组织架构与职责第四条分支机构财务组织架构实行“总部垂直管理+分支机构协同”模式。总部财务部负责制定统一财务政策、监督执行并提供专业支持；分支机构设财务部门（或财务岗位，规模较小的分支机构可由总部财务部派驻财务人员），具体执行财务操作。第五条总部财务部职责：（一）制定并修订公司统一财务管理制度，指导分支机构落实；（二）审核分支机构年度财务预算、重大资金支出及资产处置方案；（三）监控分支机构财务指标执行情况，定期进行财务分析与风险预警；（四）组织分支机构财务人员培训，提升专业能力；（五）对分支机构开展内部审计，检查财务制度执行合规性。第六条分支机构财务部门（或财务人员）职责：（一）执行总部财务制度，编制分支机构月度、年度财务预算；（二）负责分支机构日常收支核算、费用报销审核、税务申报及发票管理；（三）管理分支机构资产（含车辆、办公设备等），定期盘点并提交资产报告；（四）编制分支机构财务报表（包括资产负债表、利润表、现金流量表及业务专项报表），按总部要求及时报送；（五）配合总部完成财务审计、预算考核及业务数据对接；（六）参与分支机构业务决策，提供财务数据支持，协助控制业务风险。第七条分支机构负责人对本机构财务工作负领导责任，需确保财务活动符合制度要求，支持财务人员独立履行职责，不得干预财务人员正常核算与监督工作。第三章预算管理第八条分支机构实行全面预算管理，预算范围覆盖经营活动、投资活动及筹资活动，具体包括收入预算、成本预算、费用预算、资金预算及资本性支出预算等。第九条预算编制流程：（一）每年10月，总部财务部根据公司战略目标及市场预测，下达分支机构下一年度预算编制指导意见（含收入增长率、成本费用率等关键指标）；（二）分支机构结合自身业务计划（如车辆投放量、租赁率目标、营销活动安排等），于11月15日前完成预算初稿编制，经分支机构负责人审核后报送总部财务部；（三）总部财务部于11月30日前完成分支机构预算初稿审核，提出修改意见；分支机构需在12月10日前完成预算修订并提交正式稿；（四）正式预算经公司总经理办公会审批后，于次年1月1日起执行。第十条预算调整：（一）预算执行期间，因市场环境重大变化、政策调整或突发事项（如自然灾害、疫情等）导致预算偏差超过10%的，分支机构可申请调整预算；（二）预算调整需提交书面申请（附调整原因、调整前后对比及影响分析），经分支机构负责人签字后报送总部财务部；（三）总部财务部审核后，提交公司总经理办公会审批，未经批准不得擅自调整预算。第十一条预算执行与监控：（一）分支机构需按月分解预算指标，落实到各业务部门；（二）财务部门每月5日前编制《预算执行分析表》，对比实际数据与预算指标，分析偏差原因并提出改进建议；（三）总部财务部每季度对分支机构预算执行情况进行抽查，重点关注收入完成率、成本费用控制率及资金使用效率；（四）预算执行结果纳入分支机构绩效考核，与负责人及团队薪酬挂钩。第四章收入与应收账款管理第十二条分支机构收入主要包括车辆租金收入、超里程/超时费用、违约金、增值服务收入（如保险、GPS定位、清洁费等）及其他业务收入（如二手车处置收益等）。第十三条收入确认原则：（一）车辆租金收入按租赁合同约定的租赁期限分期确认，提前收取的租金计入“预收账款”，按实际租赁期间结转收入；（二）超里程/超时费用、违约金于实际收到时确认收入；（三）增值服务收入按服务提供进度确认，一次性收取的服务费用在服务期内分摊确认；（四）二手车处置收入于车辆所有权转移且收到款项时确认。第十四条收入收缴管理：（一）分支机构需通过总部指定的收款渠道（含线上支付平台、银行对公账户等）收取款项，禁止使用私人账户或第三方非授权账户；（二）线上收款（如客户通过APP、小程序支付）需与财务系统实时对接，确保交易数据与财务数据一致；（三）线下收款（如现金、POS机刷卡）需在当日下班前存入公司对公账户，特殊情况（如偏远地区）可延迟至次日12:00前，严禁坐支现金；（四）财务人员每日核对收款记录与租赁合同，确保“合同-订单-收款”三流一致，发现异常及时上报总部财务部。第十五条应收账款管理：（一）应收账款主要为企业客户、长期租赁客户的未收租金，需按合同约定账期管理；（二）财务部门需建立应收账款台账，记录客户名称、金额、账期、逾期天数等信息，每月10日前向业务部门发送《应收账款明细表》；（三）业务部门负责应收账款催收，对逾期15天的款项需发送书面催款函，逾期30天的需上门催收并记录催收过程；（四）逾期60天以上的应收账款，财务部门需提交总部财务部，由总部法务部门介入处理；（五）坏账核销需经总部财务部审核、公司总经理办公会审批，严禁分支机构自行核销坏账。第五章成本与费用管理第十六条分支机构成本包括运营成本与期间费用：（一）运营成本：车辆购置成本、车辆维护保养费、车辆保险费、车辆折旧费、停车费、过路费等与租赁业务直接相关的支出；（二）期间费用：管理人员工资、办公费、差旅费、营销推广费、水电费、租赁费（办公场地租金）等间接支出。第十七条成本控制要求：（一）车辆购置成本：分支机构需根据年度预算及业务需求提交《车辆采购申请》，注明车辆型号、数量、单价及预计使用周期，经总部财务部审核、公司总经理批准后执行；（二）车辆维护保养费：建立车辆维修档案，记录每辆车的维修时间、项目、费用，选择总部准入的维修服务商，单次维修费用超过2000元需提前报总部审批；（三）车辆保险费：统一投保总部指定的保险公司及险种（含车损险、第三者责任险、盗抢险等），保费由总部集中支付；（四）车辆折旧费：按总部规定的折旧方法（一般为直线法）与折旧年限（车辆折旧年限为5年）计提，按月分摊至成本。第十八条费用审批流程：（一）分支机构费用实行“预算内审批+超预算特批”制度，所有费用支出需在预算额度内，超预算费用需提前申请预算调整；（二）单笔费用5000元以下（含）：由分支机构财务负责人审核、分支机构负责人审批；（三）单笔费用5000元至2万元（含）：经分支机构负责人审核后，报总部财务部审批；（四）单笔费用2万元以上：经分支机构负责人、总部财务部分管总监审核后，报公司总经理审批；（五）费用报销需提供合法合规的发票（或财政票据）、合同（或审批单）、付款凭证等附件，否则财务部门有权拒绝报销。第十九条重点费用管控：（一）差旅费：执行总部《差旅费管理办法》，明确住宿、交通、餐饮标准，禁止超标准报销；（二）营销推广费：需与营销活动方案挂钩，按“活动审批-费用预支-效果评估-报销结算”流程执行，费用投入产出比需达到总部要求；（三）办公费：实行“按需采购、定额管理”，分支机构需每月统计办公用品领用情况，杜绝浪费。第六章资产管理第二十条分支机构资产包括固定资产（车辆、办公设备、电脑等）、低值易耗品（打印机墨盒、文件夹等）及库存物资（车用清洁用品、备用零件等）。第二十一条固定资产管理：（一）车辆管理：1.车辆采购：按总部审批的《车辆采购申请》执行，提车时需核对车辆信息（车架号、发动机号、颜色等），并录入总部资产管理系统；2.车辆登记：新车上牌后，需将行驶证复印件、保险单、车辆照片等资料上传至总部系统，建立车辆电子档案；3.车辆处置：包括报废、出售、转租等，分支机构需提交《车辆处置申请》，注明处置原因、评估价值及处置方式，经总部财务部、资产管理部审核，公司总经理批准后执行；处置收入需全额上缴总部，严禁截留；4.车辆盘点：每季度末对在用车辆进行实地盘点，核对系统台账与实际车辆，盘盈盘亏需查明原因并上报总部。（二）其他固定资产管理：1.办公设备（如电脑、打印机）、运输工具（如配送货车）等需按总部规定的标准采购，单价超过5000元的需报总部审批；2.固定资产需粘贴标签，明确使用部门及责任人，因保管不善造成丢失或损坏的，由责任人按折旧后价值赔偿；3.固定资产报废需经总部技术部门鉴定，确认无使用价值后，按总部流程办理报废手续。第二十二条低值易耗品与库存物资管理：（一）低值易耗品实行“一次摊销法”，购入时直接计入费用，领用时登记《领用登记表》，明确使用人；（二）库存物资（如清洁用品）需建立入库、出库台账，每月末盘点，账实差异超过5%的需查明原因并上报；（三）库存物资采购需根据实际消耗情况制定计划，避免积压，单次采购金额超过3000元需报总部财务部备案。第七章资金管理第二十三条分支机构资金实行“收支两条线”管理，收入全额上缴总部，支出由总部按预算下拨。第二十四条收入上缴：（一）分支机构每日17:00前将当日收入（含线上、线下）的银行回单、收款明细上传至总部资金管理系统；（二）线上收入由总部支付平台自动划转到总部对公账户，线下收入（如现金、POS机刷卡）需在次日12:00前汇至总部指定账户；（三）总部财务部每日核对分支机构收入上缴情况，对延迟上缴或金额不符的，及时通知分支机构查明原因并整改。第二十五条资金支出：（一）分支机构日常支出（如员工工资、供应商付款、费用报销等）需按月编制《资金使用计划》，经分支机构负责人审核后，于每月25日前报送总部财务部；（二）总部财务部根据分支机构预算及资金使用计划，于次月5日前将款项下拨至分支机构专用账户；（三）分支机构需严格按《资金使用计划》支付款项，因特殊情况需调整支付计划的，需提前3个工作日向总部财务部提交申请；（四）禁止分支机构以任何形式对外借款、担保或挪用资金。第二十六条银行账户管理：（一）分支机构仅可开立一个专用支出账户（经总部审批），用于接收总部下拨资金及支付日常支出；（二）银行账户预留印鉴由分支机构财务负责人与总部财务部各保管一枚，支付时需双方同时盖章；（三）分支机构需按月打印银行对账单，与财务系统银行存款日记账核对，编制《银行存款余额调节表》，经财务负责人签字后报送总部财务部。第八章财务报告与分析第二十七条分支机构需按总部要求编制以下财务报告：（一）日常报告：每日《资金日报表》（反映当日收支情况）、每周《应收账款周报》（反映逾期款项及催收进度）；（二）月度报告：《月度财务报表》（含资产负债表、利润表、现金流量表）、《预算执行分析表》《成本费用明细表》；（三）年度报告：《年度财务决算报告》《年度资产盘点报告》《下年度财务预算草案》；（四）专项报告：针对重大事项（如车辆大规模维修、客户大额欠款等）编制的专题分析报告。第二十八条财务报告报送要求：（一）日常报告于次日10:00前报送，周报于次周一12:00前报送；（二）月度报告于次月8日前报送，年度报告于次年1月20日前报送；（三）所有报告需经分支机构财务负责人、分支机构负责人签字确认，通过总部财务系统上传，纸质版存档备查。第二十九条财务分析要求：（一）财务分析需结合业务数据，重点关注收入结构（如短租/长租占比）、成本效率（如单辆车月均维护成本）、盈利能力（如毛利率、净利润率）及资金周转效率（如应收账款周转天数）；（二）对异常指标（如成本突然上升、收入大幅下降）需深入分析原因，提出改进建议（如优化车辆调度、调整营销策略）；（三）月度财务分析报告需经分支机构负责人审核后，提交总部财务部，作为总部决策参考。第九章监督与考核第三十条总部财务部定期对分支机构开展财务检查，检查内容包括：（一）财务制度执行情况（如费用审批、资金上缴是否合规）；（二）财务数据真实性（如收入、成本核算是否准确）；（三）资产安全完整性（如车辆、设备是否账实一致）；（四）预算执行效果（如指标偏差原因及整改措施）。第三十一条总部审计部每年对分支机构进行至少一次全面审计，重点关注重大资金支出、资产处置、关联交易等风险点，审计结果报公司总经理办公会。第三十二条分支机构财务人员需严格履行监督职责，对违规行为（如虚列费用、截留收入、挪用资金等）有权拒绝执行并直接向总部财务部报告，总部将对报告人予以保护。第三十三条考核与奖惩：（一）分支机构财务考核纳入公司整体绩效考核体系，考核指标包括预算执行率（权重30%）、收入上缴及时率（权重20%）、财务报表准确性（权重20%）、资产盘点差异率（权重15%）、风险事件发生率（权重15%）；（二）考核结果分为优