跑步俱乐部行政文件归档管理制度

跑步俱乐部行政文件归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范跑步俱乐部行政文件管理流程，保障文件资料的完整性、准确性与可追溯性，提升俱乐部运营效率，强化内部管理与风险防控能力，更好地服务会员及支持决策，结合俱乐部实际运营需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于俱乐部总部及各分支机构（含赛事运营部、会员服务部、培训部、财务部等）在日常运营、活动组织、会员服务、对外合作等工作中形成的各类行政文件的归档、保管、利用及销毁管理。文件形式包括纸质文件与电子文件（含扫描件、电子版文档、数据库记录等）。第三条管理原则1.全面性原则：覆盖文件全生命周期，确保应归尽归，无遗漏、无散失；2.及时性原则：文件形成后按规定时限完成整理归档，避免积压；3.规范性原则：统一分类标准、整理格式与操作流程，保障档案管理标准化；4.安全性原则：严格保密要求，采取物理与电子双重防护措施，防止文件损毁或泄露；5.实用性原则：优化档案利用流程，提升文件检索效率，服务日常工作与决策支持。---第二章管理职责划分第四条行政主管职责1.统筹制定、修订本制度，监督制度执行情况；2.审批重要文件归档范围、销毁清单及特殊档案利用申请；3.协调跨部门文件归档工作，解决归档争议；4.定期组织档案管理工作考核，纳入部门及员工绩效考核体系。第五条档案管理员职责（专职或兼职）1.负责文件接收、分类、整理、编号、装订及电子文件备份；2.维护档案保管设施（如档案柜、电子存储设备），定期检查档案完整性；3.登记档案利用记录，监督档案使用过程合规性；4.组织档案鉴定与销毁工作，留存销毁记录；5.定期编制《档案管理报告》，向行政主管汇报工作进展。第六条各部门负责人职责1.督促本部门员工按规定时限完成文件整理与移交；2.审核本部门拟归档文件的真实性、完整性；3.配合档案管理员完成跨部门文件的协同归档（如赛事活动需同时归档会员服务部、运营部文件）；4.对本部门产生的涉密文件提出保密等级建议，明确利用权限。第七条文件形成责任人职责1.确保文件内容准确、签署完备（需签字、盖章的文件应完成手续）；2.按《归档范围清单》（见附件1）分类整理文件，附《文件移交清单》提交部门负责人审核；3.对电子文件同步完成命名、分类及元数据标注（如文件标题、形成日期、责任人等）。---第三章归档范围与分类标准第八条归档文件范围俱乐部行政文件按内容性质分为以下六类，具体包括但不限于：（一）会员管理类1.会员入会申请表、身份证明复印件、健康承诺书；2.会员服务协议（含会费缴纳、活动参与条款）；3.会员积分记录、等级变更文件；4.会员投诉处理记录、满意度调查问卷；5.会员退会申请及结算文件。（二）活动组织类1.赛事/活动策划方案、审批文件（含政府备案材料）；2.活动通知、报名名单、签到表；3.活动现场照片、视频资料（含直播存档）；4.活动总结报告、经费结算单；5.合作方（如赞助商、场地提供方）协议及履约记录。（三）财务管理类1.年度预算方案、月度财务报表；2.费用报销单、发票存根、银行转账凭证；3.固定资产登记册、采购合同；4.税务申报材料、审计报告；5.捐赠接收记录（含物资与资金）。（四）人事管理类1.员工招聘简历、面试记录、录用通知书；2.劳动合同、岗位责任书、保密协议；3.绩效考核表、奖惩决定书、培训记录；4.员工离职申请表、离职交接清单；5.志愿者招募文件、服务时长证明。（五）外部往来类1.与体育主管部门、行业协会的往来公函；2.战略合作协议、技术服务合同；3.媒体报道剪报、宣传文案原稿；4.法律纠纷处理文件（含律师函、调解书）。（六）综合管理类1.俱乐部章程、内部管理制度（含本制度修订版本）；2.董事会/管理层会议纪要、决议文件；3.荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的文字记录（含获奖名称、时间、颁奖单位）；4.其他具有保存价值的临时性文件（如应急演练方案、安全检查记录）。第九条不归档文件范围1.无参考价值的临时性通知、便签；2.重份文件（如同一文件的多份复印件，仅保留1份归档）；3.已失效的草稿、征求意见稿（最终定稿需归档）；4.非俱乐部责任主体产生的文件（如会员个人无关的私人信件）。第十条分类与编号规则1.分类代码：采用“大类+子类”两级编码，如：-会员管理类（HY）、活动组织类（HD）、财务管理类（CW）、人事管理类（RS）、外部往来类（WB）、综合管理类（ZH）；-子类按具体内容细化，如HY-01（入会申请）、HD-02（活动总结）。2.年度编号：文件形成年份+顺序号（如2024-HY-01-001，表示2024年会员管理类第1子类第1份文件）；3.电子文件编号：与纸质文件编号一致，单独标注存储路径（如“服务器/档案库/2024/HY/01/001”）。---第四章归档流程与操作规范第十一条文件收集与移交时限1.日常文件：按月归档，每月5日前完成上月文件移交；2.专项活动文件：活动结束后10个工作日内完成归档（如马拉松赛事需在闭幕后10日内移交全部资料）；3.人事文件：员工入职/离职手续完成后3个工作日内归档；4.紧急文件：因突发事项（如安全事故处理）形成的文件，应在事项闭环后2个工作日内归档。第十二条文件整理要求1.纸质文件：-去除金属装订物，破损文件需修补；-按“文件正文+附件+签批单”顺序排列，左侧装订（厚度超过200页的分册装订）；-编制《文件目录》（含文件标题、编号、页数、形成日期），置于卷首。2.电子文件：-采用PDF（扫描件）或Office（可编辑文档）格式存储，重要文件需双格式备份；-元数据标注完整（见附件2《电子文件元数据规范》）；-同步上传至俱乐部档案管理系统（如无系统，需存储于专用移动硬盘并加密）。第十三条归档验收与登记1.档案管理员接收文件时，需核对《文件移交清单》与实物/电子文件一致性，重点检查：-文件签署是否完备（如审批签字、公章）；-分类编号是否符合规则；-电子文件是否可正常读取；-涉密文件是否标注密级（见第五章）。2.验收通过后，双方在《文件移交清单》签字确认，清单一式两份（移交部门、档案管理室各存1份）；3.档案管理员登记《档案总台账》（电子版），记录文件编号、标题、密级、保管期限等信息。---第五章档案保管与安全管理第十四条保管环境要求1.纸质档案：存放于专用档案柜（带锁），保管环境需满足：温度14-24℃，相对湿度45%-60%；配备防火、防潮、防虫、防光设施（如灭火器、除湿机、防虫剂、遮光窗帘）。2.电子档案：存储于俱乐部内网服务器（或加密云盘），实行“双备份”（本地+异地）；重要文件每季度增量备份1次，每年全量备份1次；禁止将电子档案存储于个人移动设备。第十五条保密管理1.文件密级分为“绝密”“机密”“秘密”“公开”四级，由文件形成部门提出建议，行政主管审批确定；2.绝密文件仅限俱乐部负责人查阅，机密文件仅限部门负责人及以上层级，秘密文件仅限相关业务人员；3.涉密文件需单独存放（纸质文件加锁专柜，电子文件设置访问权限），查阅需填写《涉密文件查阅申请表》（见附件3），经行政主管审批；4.禁止在非保密场所谈论涉密内容，禁止通过非加密渠道传输涉密电子文件。第十六条定期检查与维护1.档案管理员每半年对纸质档案进行1次全面检查，记录破损、虫蛀、褪色等问题，及时修复或复制；2.每季度检查电子档案存储设备运行状态，测试文件读取完整性；3.检查结果形成《档案保管检查报告》，提交行政主管备案。---第六章档案利用与服务第十七条利用权限1.内部利用：俱乐部员工因工作需要可申请查阅档案，权限根据岗位职责确定（如会员服务部可查阅会员管理类档案）；2.会员利用：会员可申请查阅本人相关档案（如入会协议、活动参与记录），需提供身份证明并填写《档案查阅申请表》；3.外部利用：政府部门、合作单位因执法或履约需要查阅档案，需出具正式公函，经俱乐部负责人审批。第十八条利用流程1.申请人填写《档案查阅申请表》（见附件4），注明查阅目的、文件编号/标题、使用方式（查阅/复制）；2.部门负责人/会员服务部（针对会员）初审，行政主管审批（涉密文件需俱乐部负责人审批）；3.档案管理员按审批意见提供档案，全程监督查阅过程（纸质文件不得带离档案管理室，电子文件仅限在线查阅）；4.复制档案需经审批，纸质文件复制件需加盖“档案复制专用章”，电子文件复制需删除无关内容并加密；5.利用结束后，档案管理员登记《档案利用记录》（含申请人、时间、文件标题、使用结果）。第十九条利用禁止行为1.涂改、圈划、批注档案内容；2.擅自翻拍、扫描档案（经审批的复制除外）；3.泄露档案中涉及的会员隐私（如身份证号、健康状况）；4.将档案用于与申请目的无关的事项。---第七章档案鉴定与销毁第二十条鉴定周期与标准1.档案保管期限分为“永久”“30年”“10年”三级（见附件5《档案保管期限表》）；2.每5年组织1次档案鉴定工作，由行政主管牵头，联合财务部、法律顾问组成鉴定小组；3.鉴定范围：保管期满的档案、无继续保存价值的临时文件、已被替代的旧版制度文件。第二十一条销毁流程1.鉴定小组提出《拟销毁档案清单》，注明文件编号、标题、数量、保管期限；2.《清单》经俱乐部负责人审批后，由档案管理员与监销人（行政主管或财务部代表）共同执行销毁；3.纸质档案采用粉碎或焚烧方式（需在合规场所进行），电子档案通过专业软件彻底删除（确保无法恢复）；4.销毁完成后，填写《档案销毁记录表》，由档案管理员、监销人签字