某跑步俱乐部装备采购管理制度

某跑步俱乐部装备采购管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）装备采购管理流程，保障采购装备的质量与适用性，控制采购成本，维护会员权益，促进俱乐部规范化、专业化发展，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》及俱乐部章程，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部所有用于日常活动、训练赛事、会员服务及公共管理的装备采购行为，包括但不限于训练装备、赛事物资、公共设施及其他专项物资的采购、验收、使用及后续管理。第三条装备采购遵循“需求导向、质量优先、公平透明、成本可控”原则，以服务会员为核心目标，兼顾经济性与实用性，确保采购流程合法合规、采购结果公开公正。第二章管理机构与职责第四条设立俱乐部装备采购管理委员会（以下简称“采购委员会”），作为装备采购的决策与监督机构，成员包括俱乐部行政主管（主任）、财务负责人、技术教练代表（2名）、会员代表（2名），任期与俱乐部理事会同步。采购委员会主要职责为：（一）审议年度采购预算及调整方案；（二）审核重大采购项目（单次采购金额≥2万元或年度累计采购金额≥5万元）的技术参数、供应商选择方式及合同条款；（三）监督采购流程执行情况，受理采购相关投诉与争议；（四）审批装备报废、处置等事项。第五条行政部为装备采购的执行部门，负责具体实施采购流程，主要职责包括：（一）收集、汇总各部门/会员的装备需求，编制采购计划；（二）组织市场调研，筛选候选供应商，发起采购谈判或招标；（三）签订采购合同，跟踪物流与交付进度；（四）建立装备采购档案（含需求申请、合同、验收记录等），定期归档保存。第六条财务部门负责采购资金管理，主要职责包括：（一）审核采购预算的合理性与资金可行性；（二）监督采购款项支付，确保符合合同约定及财务制度；（三）定期对采购成本进行分析，提出优化建议。第七条技术教练组负责装备技术参数审核，主要职责包括：（一）对训练、赛事类装备的功能、性能、安全性等技术指标提出专业意见；（二）参与装备验收，确认是否符合使用需求；（三）提供装备维护、更新的技术建议。第八条会员代表参与采购需求调研与验收环节，负责反馈会员对装备的实际需求与使用体验，确保采购结果贴合会员利益。第三章采购范围与标准第九条采购范围涵盖以下四类装备：（一）训练装备：跑鞋、运动服、护具、心率监测设备、训练计时器等；（二）赛事装备：赛事计时系统、号码布、补给包（能量胶、盐丸等）、急救物资（AED除颤仪、急救箱）、赛事标识牌等；（三）公共设施：俱乐部储物架、饮水机、休息座椅、宣传展示架等；（四）其他物资：会员活动纪念品、宣传物料（海报、横幅）、办公耗材（打印纸、墨盒）等。第十条采购标准需符合以下要求：（一）质量标准：优先选择通过国家/行业质量认证（如GB、ISO）的产品，拒绝“三无”产品或存在安全隐患的商品；（二）功能标准：训练类装备需满足不同会员（新手、进阶、专业）的运动强度需求；赛事类装备需符合赛事规模（如100人以下、100-500人、500人以上）的技术要求；（三）性价比标准：同等质量下选择价格合理的产品，避免超需求采购；单次采购金额≥5000元的装备需提供至少3家供应商比价单；（四）环保标准：优先采购可回收、低能耗、无有毒有害物质的产品，减少一次性用品采购；（五）会员需求标准：年度常规装备采购前需通过会员问卷（覆盖≥30%会员）或会员大会征求意见，明确主流需求。第四章采购流程第十一条需求提报（一）年度需求：各部门（教练组、活动部、会员服务部）应于每年12月15日前提交下一年度《装备需求申请表》，注明装备名称、数量、用途、技术参数（如跑鞋需注明鞋码范围、缓震等级）、建议品牌/型号等；（二）临时需求：因赛事新增、会员突发需求或装备损坏等原因需临时采购的，需求部门应提前5个工作日提交《临时装备需求申请表》，说明紧急原因及替代方案（如无替代方案需经采购委员会审批）；（三）会员需求：会员可通过俱乐部APP、线下意见箱提交装备需求，会员服务部每月汇总后提交采购委员会审议，符合俱乐部服务范围的需求纳入采购计划。第十二条需求审核（一）行政部于收到需求申请后3个工作日内汇总，提交采购委员会审核；（二）审核内容包括：需求必要性（是否为俱乐部核心业务所需）、预算匹配性（是否在年度预算内）、技术合理性（是否符合使用场景）；（三）审核通过后，行政部编制《年度装备采购清单》或《临时装备采购清单》，明确采购项目、数量、预算金额及完成时限，报俱乐部理事长批准。第十三条预算审批（一）年度采购预算由财务部门根据采购清单编制，经采购委员会审议后提交理事会批准；（二）临时采购预算单次金额≤5000元的，由行政主管审批；5000元-2万元的，由采购委员会审批；≥2万元的，需提交理事会批准。第十四条供应商管理（一）建立“合格供应商库”，入库条件包括：具有合法经营资质（营业执照、税务登记证）、近3年无重大质量或信用问题、能提供至少1年质保服务；（二）新供应商需经行政部资质审查、技术教练组样品测试（如跑鞋需由2名教练试穿评估）、会员代表体验反馈（如运动服需5名会员试穿），通过后纳入供应商库；（三）供应商选择方式：1.公开招标：单次采购金额≥2万元或年度累计采购金额≥5万元的项目，需通过公开招标选择供应商，招标文件需明确技术参数、付款方式、违约责任等；2.竞争性谈判：技术复杂或需求难以准确描述的项目（如定制赛事补给包），可邀请3家以上供应商谈判，综合报价、服务方案确定供应商；3.直接采购：仅适用于以下情形：①紧急需求（如赛前3天发现计时设备故障）且无法通过其他方式替代；②独家供应（如某品牌专利护具）；③单次采购金额≤2000元的小额物资（如打印纸）。直接采购需在《采购记录表》中注明原因，报行政主管审批。第十五条合同签订（一）采购金额≥5000元的项目需签订书面合同，合同需包含以下条款：-装备名称、型号、数量、单价、总金额；-质量标准（需与技术参数一致）、验收方式；-交付时间、地点、运输责任；-付款方式（建议分阶段支付：合同签订后付30%，验收合格后付60%，质保期满后付10%）；-质保期（训练装备≥1年，赛事装备≥6个月，公共设施≥2年）；-违约责任（如延迟交付按日0.5%支付违约金，质量不达标需免费更换或退货）。（二）合同由行政部起草，经财务部门审核条款合规性、技术教练组审核技术条款、法律顾问审核法律风险后，由俱乐部法定代表人签署。第十六条执行采购（一）行政部按合同约定跟进供应商备货、发货，保留物流单据（如快递单号、货运单）；（二）采购过程中如遇供应商延迟交付或质量问题，行政部应立即书面通知供应商整改，必要时启动备用供应商方案（从合格供应商库中选择）；（三）采购完成后，行政部需整理采购凭证（发票、合同、物流单），与财务部门核对后入账。第五章验收与入库第十七条验收小组组成装备到达后，由行政部牵头，组织技术教练组（1-2人）、财务人员（1人）、会员代表（1-2人）组成验收小组，共同完成验收。第十八条验收流程（一）核对数量：按合同清单清点装备数量，记录短缺或多余情况；（二）检查外观：观察装备是否有破损、污渍、标识缺失等问题；（三）测试功能：训练装备（如心率带）需现场测试数据准确性；赛事装备（如计时系统）需模拟场景测试（如模拟100人通过计时点）；公共设施（如储物架）需检查承重能力；（四）验证资质：查验产品合格证、检测报告、质保卡等文件是否齐全；（五）填写《装备验收记录表》，记录验收结果（合格/不合格）及问题描述，小组成员签字确认。第十九条验收结果处理（一）验收合格：装备移交仓库管理员入库，登记《装备入库台账》（注明名称、型号、数量、存放位置、入库时间）；（二）验收不合格：行政部应在2个工作日内书面通知供应商，要求7个工作日内更换或退货；如供应商未及时处理，按合同约定扣除违约金或终止合作；（三）对争议性问题（如跑鞋缓震效果是否达标），可委托第三方检测机构（如国家体育用品质量监督检验中心）出具检测报告，费用由责任方承担。第六章使用与维护第二十条装备领用（一）会员领用：会员需通过俱乐部APP提交《装备领用申请》，注明领用装备名称、数量、用途（训练/赛事）及归还时间（训练装备最长领用7天，赛事装备需赛后24小时内归还）；申请经会员服务部审核后，到仓库办理领用手续，签字确认《装备领用登记表》；（二）部门领用：教练组、活动部等部门因工作需要领用装备，需由部门负责人审批，仓库管理员登记后发放；（三）特殊装备（如AED除颤仪、赛事计时系统）仅限经培训的专人领用，领用人需持有《装备操作资格证书》。第二十一条日常维护（一）使用人需遵守装备使用规范（如跑鞋避免长时间浸泡、心率带避免高温暴晒），因不当使用造成损坏的，由使用人承担维修费用；（二）仓库管理员每月对库存装备进行清点，检查是否有受潮、老化等问题，及时通风、擦拭；（三）技术教练组每季度对训练、赛事装备进行性能检测（如跑鞋鞋底磨损程度、计时系统电池续航），出具《装备维护报告》，提出维修或更换建议。第二十二条维修与报废（一）装备故障后，使用人应立即停用并报告行政部，行政部联系供应商或专业维修机构检修，保留维修记录；（二）符合以下条件之一的装备可申请报废：1.经维修后仍无法达到使用标准（如跑鞋中底严重变形）；2.技术淘汰（如旧款计时系统无法兼容新赛事软件）；3.维修成本超过重置成本的50%；（三）报废申请由行政部提交采购委员会审批，批准后登记《装备报废台账》，可回收装备（如金属储物架）交专业回收机构处理，避免环境污染。第七章监督与问责第二十三条监督机制（一）设立采购监督小组，由监事会成员、会员代表（2名）组成，每季度对采购流程进行抽查，重点检查需求提报的真实性、供应商选择的合规性、资金使用的合理性；（二）开通监督举报渠道（电话：XXX-XXXXXXX；邮箱：XXX@XXX.com），接受会员、员工对采购违规行为的举报，举报需提供具体线索（如合同编号、供应商名称）；（三）监督小组每半年向理事会提交《采购监督报告》，公示无异议后存档。第二十四条违规处理（一）对虚报需求、串通供应商抬高价格、收受回扣等违规行为，经查实后：1.涉事员工给予警