信息系统分析与设计 汽车配件供销存运作的信息系统建设分析

信息系统分析与设计汽车配件供销存运作的信息系统建设分析一、企业现状调研情况某商店是一个中等规模的专营各种汽车配件的商业企业。作为该企业的商品库存管理部门，现由七人组成，主要负责汽车配件购入的入库管理、销售出库管理和该库的保管管理等工作。目前，这个商店经营的商品是五种型号的汽车配件，每种型号的汽车配件有几十种。采购入库管理过程商品购入入库管理的过程是：当购入商品到货后，负责采购工作的人员首先填写入库单，然后与仓库保管员一起对购入商品进行检验，一是检查商品的质量及外表是否合格。二是核对这些待入库的商品实物数量是否与入库单上的数据相符。三是确定这些商品是否为首次购入的新商品，若是新商品，则在库存台账中建立此商品的新账页，同时要在该商品的新账页中填写该商品的商品号、商品名称、购入单价和销售单价。四是共同核对入库单上的商品代码是否正确无误。经过全面检验，合格的商品要入库归位，同时还要根据入库单上的数据登记商品购入流水账。对于经过全面检验，认定为不合格的商品连同不合格的购入入库单交由采购人员处理。商品销售出库管理过程商品销售出库管理的过程是：每当发生—笔销售业务，销售人员就填写相应商品的出库单，仓库保管员据此付货，同时登记商品销售流水账。平均看来，该商店每天要发生二十多笔购入入库业务，而商品的销售业务每天多达近百笔，。值得注意的是，在同一天内，同一种商品可能发生多笔购入、售出业务。库存统计分析的管理过程按照管理规章制度的要求，每天下班之前，统计分析人员还要根据商品购入流水账和商品销售流水账，按商品编号分别累计汇总出各种商品当日累计购入入库量、累计销售出库量和实际库存结余量等数据，并把这些累计汇总后的数据正确填入库存台账中。购入入库单及商品购入流水账账页格式如表1和表2所示。商品销售出库单及商品销售流水账账页格式如表3和表4所示。商品库存台账账页格式如表5所示。商品进销存月报表每月月末产生一次，制作这份报表的主要依据是商品库存台账，辅以商品购入流水账和商品销售流水账。商品进销存月报表的主要栏项及各栏项之间的关系如表6所示。二、运作中涉及的各种单据表1商品购入入库单格式日期入库单编号商品号商品名称购入单价(元)购入数量(件)备注表2商品购入流水账账页格式商品代码__________商品名称___________购入单价_____________日期入库单编号购入数量累计购入量备注表3商品销售出库单格式日期出库单编号商品号商品名称销售单价(元)销售数量(件)备注表4商品销售流水账账页格式商品代码__________商品名称___________销售单价_____________日期出库单编号销售数量备注表5商品库存台账账页格式商品代码__________购入单价___________销售单价_____________商品名称__________日期累计购入数量（本日）累计售出数量（本日）库存数量表6XXXX年XX月商品进销存月报表商品号商品名称购入单价本期累计购入单价本期累计购入金额销售单价本期累计售出数量本期累计销售金额本期盈利额库存结余量库存资金额备注12343*4=5676*7=88-5=9103*10=1112三、运作中的可能查询活动在实际管理活动中，各种各样的查询请求随时都可能发生，例如举出下面几项：(1)根据商品号查询当前实际库存数量。(2)根据购入入库单编号或销售出库单编号，查询某一笔购入入库或销售出库情况。(3)根据商品号，查询某一时期内该商品的进销存情况。作业要求：画出该企业商品入库、销售出库和库存管理分析三个功能的业务流程图.要求：给出三个流程图，每一个功能画出一个流程图来展示其运作过程；流程图上标识清楚信息流，即都有那些数据信息的流入、流出和存储。该企业商品入库、销售出库和库存统计管理过程中都涉及哪些数据？请一一列出来，要求：按照数据结构的方式列出，即数据名称（字段1，字段2，…）;至少列出四个这样的数据结构；这些数据结构中哪些数据需要唯一性编码，可能的编码形式是什么？可以举例说明。

商品库存文件结构

字段字段名类型宽度小数位1商品代码字符型32商品名称字符型203购入单价数值型824售出单价数值型825库存量数值型52商品购入流水账文件结构

字段字段名类型宽度小数位1购入单编号字符型82日期日期型83商品代码字符型34购入单价数值型825购入数量数值型36标记位数值型17备注字符型203商品代码文件

结构字段字段名类型宽度小数位1商品代码字符型32商品名称字符型204商品销售流水账文件结构

字段字段名类型宽度小数位1销售编码字符型82日期日期型83商品代码字符型34售出单价数值型825销售数量数值型36标记位数值型17备注字符型205、

库存报表临时库文件结构

字段字段名类型宽度小数位1商品代码字符型32商品名称字符型203购入单价数值型824累计购入量数值型85累计购入额数值型1026售出单价数值型827累计销售量数值型88累加销售额数值型1029累计盈利额数值型10210库存结余量数值型811库存资金额数值型102商品代码设计。由三位整数组成的层次码，设计方案如下商品购入单或商品销售单编号代码设计方案如下若建立一个该企业的信息系统，其应该具有哪些主要功能来实现企业的相关业务过程？要求：列出该企业信息系统可能都具有哪些功能？解释这些功能的主要作用。分析这些功能实现过程中可能会应用第二题中哪些数据资源？针对每个功能一一分析给出。汽车配件供销存管理信息系统汽车配件供销存管理信息系统报表输出数据查询数据录入数据修改数据删除更新维护统计分析备份清除退出系统报表输出数据查询数据录入数据修改数据删除更新维护统计分析备份清除退出系统1·数据录入

（1）商品库存文件的数据录入。一是在系统初次建成待投入实际正式运行之前，把整理好的商品库存数据装入到商品库存文件中，包括商品代码、商品名称、购人单价、销售单价和库存数量。二是在系统正常运行过程中，若首次购入新的商品时

(在此之前，有关这些商品的信息在库存台账文件中不存在)，则录入这些商品的商品代码、商品名称、购入单价、售出单价，而库存数量录入零值，其实际值在购入流水账文件中录入。

(2)商品购入文件的数据录入。根据购入入库单录入如下数据:入库单编号、月期、商品代码和购入数量。并且将

“标记位”自动处理为数值“0”，以表示尚未用此购入数量更新维护过库存台账文件中的库存数量。

(3)商品销售文件的数据录入。根据商品销售出库单，录入出库单编号、日期、商品代码和销售数量，“标记位”的处理同上文。2·数据修改

商品库存文件的数据修改。根据给定的商品代码修改商品库存文件中相应记录的其他数据，

(2)商品购入文件的数据修改。一是根据给定的商品购入入库单编号，主要修改相应记录中的购入数量及购入单价。需要注意的是，当“标记位”为

“1”时，还需要同步地修改商品库存文件中的同一种商品代码的商品库存数量。二是针对某个入库单编号进行各种修改，同样地，若原入库单记录的“标记位”为“1”，那么，也应同时在简品库存文件中相应修改商品库存数量。

(3)商品销售文件的数据修改。其操作方式与商品购入文件的数据修改方法基本相同，只是此种修改操作的依据是给定的商品销售出库单编号。或者是给定的商品销售日期和商品代码。3·数据删除

数据删除同数据修改基本上是一样的，只不过这里是将删除的记录从相应的数据库文件中删除掉。当然，有两点需要注意，一是库存台账文件中的记录不要轻易删除，否则会引起不必要的麻烦。二是要注意商品购入文件和商品销售文件记录中的“标记位”为“1”的情况，在这种情况下，两个文件中记录删除的同时，也需要涉及到商品库存文件相应记录中商品库存数量的改动，

4．数据查询

为了实现方便灵活的快速查询功能，本系统的数据查询功能包括的查询条目比较多，详细情况见程序清单中的相关内容。5．更新维护

更新维护是指用商品购入文件和商品销售文件中“标记位”为“0”的那些记录

(用其购入数量、销售数量)去更新商品库存文件中相同商品代码的库存数量。然后将其“标记位”置为数值“1”，表明已经用该记录更新过商品库存文件。6·统计分析

统计分析是指根据给定的商品代码，绘制出该商品在本年度内各月份销售量的直方