解除劳动合同人员档案管理规范

解除劳动合同人员档案管理规范解除劳动合同人员的档案管理是企业人力资源管理与档案管理工作的重要衔接环节，既关系到劳动者离职后权益保障、职业发展延续，也关乎企业合规管理、风险防控及历史资料追溯。科学规范的档案管理，需兼顾《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国档案法》等法律法规要求，平衡档案完整性、安全性与利用便捷性，为企业和劳动者构建清晰的权责边界。一、管理原则（一）合法合规原则档案管理全过程需严格遵循劳动法律法规及档案管理规范，确保解除劳动合同的法定依据、程序材料完整可查。例如，因员工严重违反规章制度解除合同的，需留存经民主程序制定的制度文本、员工违规事实证据、书面通知等材料，避免因档案材料缺失引发劳动争议败诉风险。（二）完整准确原则档案内容需全面反映劳动合同解除的背景、过程及结果。企业应收集劳动合同解除协议、离职交接清单、薪资结算凭证、竞业限制协议（若有）等材料，确保时间线清晰、责任界定明确；同时核对材料真实性，避免因信息错误影响员工后续就业、社保接续等权益。（三）安全保密原则档案包含员工个人信息、企业管理细节等敏感内容，需通过物理隔离（如专用档案室、密码柜）、电子加密（如权限分级、数据脱敏）等方式防范泄露。严禁非授权人员接触档案，对涉及商业秘密、个人隐私的内容，需在利用环节设置严格审批机制。（四）便捷利用原则在合规前提下，档案管理应兼顾企业内部管理需求（如劳动纠纷举证、离职员工背景核查）与员工个人需求（如档案转移、证明开具）。通过建立索引目录、数字化管理等方式，提升档案检索与调取效率，避免因流程繁琐影响双方权益实现。二、档案内容构成（一）企业留存档案1.劳动关系解除类材料：劳动合同解除/终止协议书（需双方签字盖章）、解除劳动合同通知书（含送达凭证，如邮寄回执、签收记录）、协商解除/法定解除的相关证明（如员工自愿离职申请、不胜任工作的培训/调岗记录、经济性裁员的备案文件等）。2.离职手续类材料：离职交接清单（含办公用品、工作资料、财务欠款等交接情况）、社保公积金停缴证明、薪资结算单（含离职前工资、补偿金、赔偿金等明细）。3.辅助证明类材料：员工离职前的绩效考核记录、违规行为调查材料（如适用过失性解除）、竞业限制/保密协议履行情况说明（如涉及商业秘密保护）。（二）移交类档案（员工个人档案）若员工个人档案存放在企业（如国企、事业单位），解除合同后需按规定移交至员工户籍地/现居住地人才服务中心、新就业单位（具备档案管理权限的）。移交档案应包含：员工入职时的档案材料（如学历证明、职称证书、入职登记表）；劳动合同履行期间的考核、奖惩、培训等记录；劳动合同解除/终止的正式文件（需加盖企业公章，注明解除原因、时间）。注意：移交档案需严格遵循《流动人员人事档案管理服务规定》，确保材料真实、完整，封装后通过机要通道或专人送递，禁止个人自带档案。三、管理流程规范（一）档案整理与归档1.材料收集：劳动合同解除生效后3个工作日内，人力资源部门牵头收集上述“企业留存档案”材料，要求各部门（如财务、行政、业务部门）配合提供交接、结算、证明类材料，确保无遗漏。2.审核校验：档案管理人员需核对材料完整性（如签字盖章是否齐全）、逻辑性（如解除原因与证据材料是否对应），对缺失材料及时补正（如要求员工补充离职申请、完善交接清单）。3.分类归档：按“一人一档”原则建立档案卷盒，以员工姓名+离职时间为编号，将材料按“解除依据—手续办理—后续说明”的逻辑顺序排列，编制《档案目录》并扫描留存电子档（涉密材料除外）。（二）档案移交流程1.确定接收方：员工提出档案转移需求时，企业需协助查询其户籍地/现居住地人才中心地址、新单位档案管理权限（如央企、国企通常具备权限），并指导员工填写《档案转移申请表》。2.办理移交手续：实体档案：封装档案袋，填写《档案转递通知单》（注明材料清单、转出单位、接收单位、员工姓名等信息），通过机要交通寄送或派专人送递（需签订保密协议）。电子档案：若企业已建立电子档案系统，需将员工档案电子副本同步移交至接收方指定的数字平台（如人才中心的线上档案系统），确保数据格式兼容、内容一致。3.跟踪确认：移交后15个工作日内，通过电话、官网查询等方式确认接收方是否收到档案，避免因物流延误、材料缺失导致档案“死档”。（三）电子档案管理1.同步与备份：实体档案归档后，需在24小时内完成电子扫描件的上传、索引标注，电子档案应与实体档案内容1:1对应；每月末对电子档案进行异地备份（如存储至企业云服务器、移动硬盘），防范数据丢失。2.权限管理：设置“档案管理员—部门负责人—企业高管”三级权限，普通员工仅可查询本人档案的基本信息（如离职时间、解除原因），敏感信息（如薪资、违规记录）需经总经理审批后方可查阅。四、保管要求（一）实体档案保管1.存放环境：档案需存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫设备（如灭火器、除湿机、防虫药箱），室内温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，避免阳光直射。2.保管期限：企业留存的解除劳动合同档案，需至少保管至劳动合同解除后15年（参考《企业职工档案管理工作规定》及劳动争议仲裁时效）；涉及经济补偿、竞业限制纠纷的档案，需延长保管至纠纷解决后3年。3.定期检查：每半年对实体档案进行一次清点，核对数量、编号与目录是否一致，发现破损、霉变材料及时修复、复制，确保档案长期可读。（二）电子档案保管1.存储安全：电子档案需采用加密存储（如AES-256加密算法），服务器部署防火墙、入侵检测系统，定期进行病毒查杀；禁止将电子档案存储在个人设备或非加密的公共网络空间。2.版本管理：电子档案需记录修改日志，每次编辑、查阅均需留下操作人、时间、内容变更等痕迹，确保档案可追溯、防篡改。五、档案利用规范（一）企业内部利用1.查阅审批：因劳动纠纷举证、离职员工背景调查等需求，需查阅档案时，由申请部门填写《档案查阅申请表》，经人力资源部门负责人、分管领导审批后，在档案管理员陪同下于指定场所查阅，禁止涂改、抽取档案材料。2.复制与借阅：确需复制档案材料的，需注明用途并经审批，复制件加盖“档案复制专用章”；禁止借阅实体档案，确因司法程序需提供原件的，需由两名以上工作人员护送，全程登记并限期归还。（二）员工个人利用1.档案查询：员工可凭身份证、离职证明查询本人档案的基本信息（如解除合同时间、原因），如需查询敏感信息（如薪资明细、违规记录），需书面说明用途并经原主管领导审批。2.证明开具：员工申请开具离职证明、收入证明、无违规证明等，由档案管理员核对档案材料后出具，证明需注明用途、有效期，加盖企业公章或档案专用章。（三）第三方利用1.司法机关调阅：法院、劳动仲裁委等司法机关因办案需要调阅档案的，需出具协助调查函、工作人员证件，档案管理员核对后提供材料复制件（加盖公章），必要时可配合现场查阅。2.新单位/人才中心调阅：新单位（具备档案管理权限）或人才中心因办理入职、社保接续等调阅档案的，需凭员工授权委托书、单位介绍信及工作人员证件，按规定流程查阅或接收档案。六、监督与责任（一）内部监督机制企业应建立“人力资源部门自查+审计部门抽查”的监督体系，每年度对解除劳动合同档案管理工作进行专项检查，重点核查材料完整性、移交及时性、利用合规性，检查结果纳入部门绩效考核。（二）违规处理1.企业责任：因档案管理不善导致员工权益受损（如社保无法接续、新单位无法入职），企业需承担赔偿责任；因档案材料虚假、缺失引发劳动仲裁/诉讼败诉的，需按判决结果支付赔偿金、恢复劳动关系等。2.个人责任：档案管理人员违规泄露档案信息、篡改材料的，视情节轻重给予警告、记过、开除处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）法律依据《中华人民共和国劳动合同法》第五十条：用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。《中华人民共和国档案法》第二十七条：禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。《企业职工档案管理工作规定》第十八条：企