会计电算化日常操作规范

会计电算化日常操作规范会计电算化是借助计算机技术实现会计核算、财务管理现代化的核心手段，规范的日常操作是保障会计数据准确、系统稳定运行的核心前提。为提升会计工作效率、防范操作风险，结合会计工作规范与电算化系统特性，特制定本操作规范，适用于使用电算化系统开展会计核算、财务分析等工作的相关岗位人员。一、操作环境管理（一）硬件设备管理计算机、服务器、打印机等硬件需放置于干燥、通风、防尘的环境，避免阳光直射或靠近热源；定期清理设备表面及散热口灰尘，确保散热良好。硬件设备使用遵循“轻拿轻放、专人维护”原则，非授权人员不得擅自拆卸、移动或改装设备；设备出现异常（如蓝屏、硬件报错、打印异常等）时，应立即停止操作，联系技术维护人员排查，禁止强行重启或违规操作。（二）软件系统管理会计电算化软件需由专人负责安装、升级与维护，严禁在工作终端安装与会计工作无关的软件，避免系统兼容性冲突或病毒入侵。操作系统、数据库及电算化软件的补丁更新需经测试验证后，在非业务高峰时段（如节假日或下班后）执行；更新前需完成数据备份，防止更新失败导致数据丢失。（三）网络环境管理会计电算化系统的网络接入需遵循“内外网隔离”原则，涉及财务数据的终端禁止连接公共无线网络或非授权外部设备（如私人U盘、移动硬盘等）。网络带宽需满足会计业务需求，高峰期（如月末结账、报表生成）前检查网络稳定性，避免因网络拥堵导致操作超时或数据传输错误。二、账务处理操作规范（一）凭证处理凭证录入：制单人员需依据原始凭证准确录入摘要、科目、金额等信息，确保摘要清晰反映业务内容，科目使用符合会计准则与企业会计制度；录入后需逐项核对，发现错误应立即修改，禁止直接删除凭证（需按系统规则作废或红字冲销）。凭证审核：审核人员需独立于制单人员，对凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，重点检查科目对应关系、金额逻辑、附件完整性；审核通过的凭证方可记账，未通过的退回制单人员重新处理，审核过程需留存操作记录。凭证记账：记账操作需在凭证审核完成后执行，记账前需确认本期所有待记账凭证已审核；记账后若发现错误，需通过“反记账”（需经审批）后修改凭证，严禁直接修改已记账凭证数据。（二）账簿管理总账、明细账、日记账等账簿由系统自动生成，操作人员需定期核对账簿数据与凭证数据的一致性，发现差异立即追溯凭证源头排查。账簿查询需按权限操作，如需导出账簿数据，需经财务负责人审批；导出文件需加密存储并标注用途，禁止随意传播账簿信息。（三）报表编制会计报表（如资产负债表、利润表、现金流量表）需基于已记账的账务数据生成，生成前需检查账务处理是否完成（如期末结账、损益结转），确保报表取数规则与会计准则一致。报表生成后，需由财务负责人复核报表勾稽关系（如资产负债表“资产=负债+所有者权益”、利润表净利润与本年利润科目一致性），复核通过后签字确认，方可对外报送或使用。三、数据管理规范（一）数据备份会计数据需执行“双重备份、异地存储”机制：每日业务结束后，自动备份当日账务数据至本地服务器与移动存储设备（如加密U盘、移动硬盘）；月末、年末结账后，需额外备份全量数据，并将移动存储设备存放于防火、防潮的异地保管箱。备份文件需命名规范（如“____账务备份”），并记录备份时间、备份人、备份内容，便于追溯查询。（二）数据恢复数据恢复仅在系统故障、数据丢失等紧急情况下执行，需由技术人员与财务负责人共同确认恢复需求；恢复前需备份当前错误数据（防止二次丢失），恢复后需验证数据完整性（如核对关键凭证、报表数据）。（三）数据归档年度终了后，需将全年会计数据（凭证、账簿、报表、备份文件）按档案管理要求整理归档；纸质档案与电子档案需建立对应索引，电子档案需转换为不可编辑格式（如PDF）并加密存储，归档后的数据需定期检查可读性。四、安全管理规范（一）权限管理会计电算化系统需建立“岗位分离、权限制衡”的权限体系：制单、审核、记账、报表等岗位权限需独立，禁止一人兼任互斥岗位（如制单与审核）；权限调整需经财务负责人审批，调整后需验证权限有效性（如测试新增权限是否可正常操作，无关权限是否已收回）。（二）密码管理操作人员需设置复杂度密码（含字母、数字、特殊字符），密码长度不少于8位，每季度强制更换；禁止使用生日、电话号码等易猜解信息作为密码，禁止在公共设备或他人终端保存密码。（三）病毒与恶意软件防范会计终端需安装正版杀毒软件与防火墙，定期更新病毒库，每周执行全盘病毒扫描；外来文件（如邮件附件、U盘文件）需先经病毒扫描，确认安全后方可打开或导入系统。五、故障处理与应急规范（一）日常检查每日开机后，检查系统登录状态、硬件运行指示灯、网络连接状态；每月末检查数据备份完整性、软件版本兼容性，发现异常及时记录并上报。（二）应急处理系统故障（如软件崩溃、硬件损坏）时，操作人员需立即停止操作，保护现场（如保留错误提示界面、记录操作步骤），第一时间联系技术维护人员，同时启动手工账应急流程（如手工登记凭证、编制简易报表），确保会计工作连续性。数据丢失或篡改时，需立即封存相关设备，调取最近备份数据恢复，同时配合技术人员追溯数据异常原因（如日志分析、病毒溯源），形成故障报告并报财务负责人备案。六、附则1.本规范自发布之日起执行，由财务部负责解释与修订。2