煤炭采购询价流程规范及表格模板

煤炭作为能源体系的核心基础物资，其采购询价的规范性直接影响企业采购成本与供应链稳定性。科学的询价流程与标准化表格工具，能有效提升询价效率、保障采购质量，助力企业在合规与效益间实现平衡。本文结合行业实践，梳理煤炭采购询价全流程规范，并提供实用表格模板，供企业参考优化采购管理。一、煤炭采购询价流程规范（一）前期需求与供应商准备1.需求明确：采购部门需联合生产、技术等部门，明确采购煤炭的核心参数，包括煤种（动力煤、炼焦煤等）、热值区间、灰分/硫分要求、采购数量、交货周期（单次/长期供货）、交货地点（厂内/指定港口）等，形成书面需求说明，作为询价依据。2.供应商筛选：从合格供应商库（或行业资源库）中，优先选择具备生产/经营资质、稳定供货能力、良好履约记录的合作方；新供应商需通过资质审核（营业执照、质检报告、安全生产许可等），确保合规性。可按“核心供应商（3-5家）+备选供应商（2-3家）”的结构组建询价对象池，避免单一来源风险。（二）询价发起与信息传递1.询价单编制：需包含基础信息（采购方名称、联系人、联系方式、询价编号、日期）、煤炭技术要求（煤种、热值、灰分、挥发分、全水分等指标）、商务条款（交货方式、运输责任、验收标准、付款周期、质保要求）、报价要求（报价有效期、报价形式<含税/不含税>、报价截止时间）、附件要求（如质检标准文件、合同模板框架）。2.询价单发送：通过邮件、平台系统或线下送达等方式，同步发送给选定供应商，要求供应商在规定时间内（如3个工作日）反馈报价及疑问。发送后需跟踪确认供应商已收到并理解需求，避免因信息偏差导致报价失真。（三）供应商响应与答疑管理1.疑问澄清：供应商对询价单的技术、商务条款提出疑问时，采购方需书面回复（邮件或补充说明函），并同步抄送给所有询价对象（确保信息对称），避免个别供应商因信息差获得优势。2.报价提交：供应商需按询价单要求，提交盖章版报价单（含单价、总价、运输方案、付款条件等），明确标注“最终报价”或“有效期至XX日期”，禁止口头报价或随意变更报价条件。（四）比价分析与决策依据1.报价整理：采购方汇总各供应商报价，按“技术参数符合性+商务条款+价格”三维度分析：技术维度：核查煤质指标是否满足需求（如热值偏差、灰分超标可能导致生产损耗，需量化影响）。商务维度：对比运输方式（汽运/铁路/海运）、交货周期、付款账期（如货到付款/月结/承兑汇票）等对总成本的影响（例：3个月承兑付款需考虑资金成本）。价格维度：在技术、商务条件一致的前提下，对比含税到厂价（需明确运费、税费承担方）。2.综合评分：可设计“比价分析表”（见下文模板），对各供应商按“技术符合度（30%）、商务条款（30%）、价格（40%）”权重打分，得分最高者优先推荐，但需结合供应商信誉、应急供货能力等定性因素调整。（五）合作意向确定与后续跟进1.谈判与合同：对拟合作供应商，就价格、付款、质保等细节进一步谈判，形成书面协议后签订正式采购合同，明确违约条款（如煤质不达标扣款比例、交货延迟赔偿）。2.订单执行：跟踪供应商备货、运输进度，到货后按合同验收（抽样送检、过磅计量），发现问题及时启动异议处理流程（如要求补发、扣款、终止合作）。3.供应商评估：每批次采购后，从“供货及时性、质量稳定性、服务响应速度”等维度评估供应商，更新合格供应商库，为后续询价提供依据。二、实用表格模板及填写说明（一）煤炭采购询价单（模板）项目分类具体内容------------------------------------------------------------------------------------------采购方信息公司名称：_________联系人：_________联系电话：_________询价编号：XJ-202X-XX询价基本要求报价有效期：______天报价截止时间：______年____月____日时分报价形式：含税/不含税煤炭技术参数煤种：_________热值要求：_________大卡/千克灰分≤______%硫分≤______%全水分≤______%挥发分：______%（可选）采购数量与交货采购数量：______吨（单次/月均______吨，长期供货）交货地点：_________交货周期：合同签订后______天内完成首批交货商务条款运输方式：_________（供应商/采购方承担）验收标准：按GB______或双方约定付款方式：_________（货到付款/月结/承兑等）质保要求：到货后______天内提出质量异议有效附件要求供应商需随报价单提供：营业执照副本、质检报告（近______个月内）、授权委托书（如需）填写说明：技术参数需与生产需求严格匹配，商务条款需明确责任边界（如运输损坏由哪方承担），报价截止时间需预留供应商合理响应周期（建议≥3个工作日）。（二）供应商报价单（模板）供应商信息公司名称：_________联系人：_________联系电话：_________报价日期：______年____月____日----------------------------------------------------------------------------------------------------------报价基本信息对应询价编号：_________报价有效期：______天报价类型：最终报价/暂报价煤炭报价单价：_________元/吨（含税/不含税）总价：_________元（按询价数量）备注：_________（如含运费、税费说明）技术承诺煤种：_________热值：实测______大卡/千克（保证值≥______）灰分：______%硫分：______%全水分：______%商务响应运输方式：_________（我方承担至_________地点）交货周期：______天付款方式：_________（接受/协商）质保期：______天盖章确认供应商（盖章）：_________法定代表人/授权代表签字：_________填写说明：供应商需如实填写技术参数（可附第三方质检报告），报价需包含所有成本（避免后期加价），盖章确认后报价方为有效。（三）比价分析表（模板）供应商名称技术符合度（得分）商务条款评分（得分）价格（元/吨）综合得分（权重：技术30%+商务30%+价格40%）推荐优先级---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------供应商A（如：28/30）（如：27/30）85028×0.3+27×0.3+(850/最低价)×401供应商B25/3029/3086025×0.3+29×0.3+(850/860)×402..................填写说明：技术符合度需量化（如指标完全符合得30分，单项不达标扣X分）；价格得分按“最低价为40分，其他供应商得分=（最低价/该供应商价格）×40”计算，确保价格权重合理体现。三、注意事项与风险防控1.合规性管理：严禁向无资质供应商询价，报价单、合同需留存归档，以备审计；涉及招投标的项目，需严格遵守《招标投标法》，避免围标、串标风险。2.动态调整机制：煤价受市场供需、政策（如环保限产、进口政策）影响波动大，需建立价格监测机制（关注环渤海动力煤价、产地坑口价等），当市场价格波动超过±5%时，可启动重新询