机关单位行政管理实务操作手册

机关单位行政管理实务操作手册一、引言本手册旨在规范机关单位行政管理流程，明确各环节操作标准与责任边界，提升行政服务效能、保障工作合规有序开展。适用于机关各科室（部门）行政管理人员及参与行政事务的工作人员，作为日常工作的操作指引与参考依据。二、公文处理实务（一）收文管理1.签收与登记收到外部来文（含纸质、电子公文）后，文书岗位人员需核对文号、份数、密级等信息，在《收文登记簿》中逐项登记（登记要素：来文单位、文号、标题、密级、收文时间、份数）。若发现公文破损、缺页或与登记信息不符，应立即与来文单位沟通核实。2.拟办与批办文书根据公文内容、性质（如请示、报告、函件等），在公文首页标注拟办意见（例：“请XX科室牵头，XX科室配合办理，3个工作日内反馈”），呈送办公室负责人或分管领导批办。批办意见需明确承办科室、办理时限及核心要求。3.承办与催办承办科室收到公文后，指定专人负责，按批办要求推进落实。办公室应在办理时限前1个工作日进行催办（可通过OA系统提醒、电话沟通等方式），确保事项按时办结。办结后，承办人需在公文上标注办理结果（如“已答复”“已落实”），反馈文书岗位。4.归档办结公文需按年度、文号顺序整理，装入档案盒并编制《卷内文件目录》，移交档案管理岗位。涉密公文需单独归档，标注密级并执行双人双锁管理。（二）发文管理1.起草与审核业务科室起草公文时，需遵循《党政机关公文格式》（GB/T____），确保文种正确（如“请示”一文一事、“报告”不夹带请示事项）、逻辑清晰、数据准确。起草完成后，经科室负责人初审，提交办公室进行合规性审核（审核要点：政策依据、语法规范、格式要素<发文字号、主送机关、附件说明等>）。2.签发与排版审核通过的公文，由科室负责人、办公室负责人依次会签后，呈送分管领导或主要领导签发。签发后，文书岗位按规范排版（字体、字号、页码、版记等），生成正式文稿。3.印刷与分发涉密公文需在指定涉密打印机印刷，由专人封装、编号；普通公文可通过内部文印系统批量印刷。分发时，需填写《发文登记表》，注明领取人、时间，涉密公文需履行签收手续。电子公文通过OA系统或加密邮件发送，确保接收对象准确。三、会务管理实务（一）会议筹备1.需求确认会议发起科室需提前3个工作日提交《会议需求单》，明确会议主题、时间、地点、参会人员（含职务、人数）、议程、材料需求（如汇报稿、政策文件）。办公室根据需求协调会议室（优先使用内部会议室，外部会议需提前考察场地合规性）。2.材料准备与通知承办科室需在会议前1个工作日完成材料定稿（如会议通知、议程、汇报材料），经审核后通过OA系统、短信或书面形式通知参会人员（注明着装要求、提交材料时限等）。会议室需提前调试设备（投影仪、麦克风、视频会议系统），摆放席卡、茶水、资料袋（含会议材料、笔、笔记本）。（二）会议组织1.现场管理会议开始前30分钟，会务人员完成签到（电子签到或纸质签到表）、设备最后调试。会议期间，做好记录（可采用录音+手写记录结合方式），及时传递茶水、调整设备故障（如突发断电需启动备用电源）。涉密会议需关闭手机信号屏蔽仪，收缴参会人员手机。2.应急处理若参会人员突发疾病，立即联系医务室或拨打急救电话；若重要材料遗漏，协调承办科室现场打印或传送电子版；若议程冲突，由主持人灵活调整节奏，确保会议目标达成。（三）会议收尾1.纪要整理会议结束后24小时内，由记录人员整理《会议纪要》，经承办科室、办公室审核后，呈送领导签发。纪要需明确决议事项、责任科室、完成时限。2.督办与归档办公室将纪要中需落实的事项纳入督办台账，定期跟踪进度。会议材料（通知、议程、汇报稿、纪要）按年度、会议主题分类归档，涉密材料单独保管。四、后勤保障实务（一）办公用品管理1.采购与发放各科室每月5日前提交《办公用品需求表》（注明物品名称、规格、数量），办公室汇总后，通过定点供应商采购（需对比三家报价，选择质优价廉的供应商）。物品到货后，由保管员验收、登记，各科室指定专人领取并签字确认。2.库存管理保管员需建立《办公用品台账》，实时更新库存（入库、出库、结余），每月盘点一次。对低值易耗品（如笔、笔记本）保持安全库存，对贵重物品（如打印机、相机）需单独登记，定期检查使用状态。（二）固定资产管理1.登记与使用新购固定资产（如电脑、空调、办公家具）需在到货后3个工作日内，由使用科室填写《固定资产登记表》（含资产编号、名称、型号、使用人、存放地点），提交办公室备案。使用人需妥善保管资产，不得擅自转借、挪用。2.维护与报废资产出现故障时，使用人填写《维修申请单》，经科室负责人审批后，联系定点维修商处理（涉密设备需送指定维修机构）。资产达到报废年限或无法修复时，由使用科室提交《报废申请》，附资产折旧证明、维修记录，经财政部门审批后，按规定处置（涉密资产需销毁处理）。（三）办公环境管理1.清洁与安全委托专业保洁公司负责公共区域清洁（每日至少1次），各科室自行维护办公区域卫生。办公室每月检查消防设施（灭火器、应急灯、疏散通道），每季度组织安全演练。涉密区域需安装门禁系统，仅限授权人员进入。2.绿化与节能办公区域绿化由后勤部门定期养护，及时更换枯萎植物。推行无纸化办公，空调温度设置不低于26℃（夏季）、不高于20℃（冬季），下班前关闭电器设备电源。五、人事管理实务（一）考勤管理1.日常考勤工作人员需按规定时间打卡（指纹、人脸识别或钉钉打卡），迟到、早退需在OA系统提交说明（附证明材料）。请假需填写《请假单》，1天以内由科室负责人审批，3天以内由分管领导审批，3天以上由主要领导审批，请假期间按规定扣除绩效或工资。2.加班与调休因工作需要加班的，需提前填写《加班申请单》，经科室负责人审批后生效。加班时长可按1:1比例申请调休（6个月内有效），或按规定发放加班补贴（需符合财政政策）。（二）考核管理1.考核周期与指标年度考核结合季度考核开展，考核指标分为共性指标（政治素质、工作纪律）和个性指标（岗位职责、重点任务完成情况）。科室负责人需在考核前与员工沟通指标细则，确保目标清晰。2.反馈与改进考核结束后，科室负责人需与员工进行“一对一”反馈，肯定成绩、指出不足，并共同制定改进计划。考核结果作为评优、晋升、培训的重要依据。（三）培训管理1.需求调研与计划每年年底，办公室通过问卷、座谈会等方式调研培训需求，结合单位发展目标制定次年《培训计划》（含政治理论、业务技能、廉政教育等内容），报领导审批后实施。2.实施与评估培训采用“线上+线下”结合方式，线下培训需提前确认师资、场地，线上培训通过学习强国、干部网络学院等平台开展。培训结束后，通过考试、问卷等方式评估效果，优化后续培训安排。六、档案管理实务（一）档案收集1.范围与时限各科室需在工作完成后1个月内，收集形成的文件材料（含纸质、电子文件），范围包括：公文、会议材料、统计报表、合同协议、荣誉证书等。涉密档案需单独标注，与普通档案分开收集。2.整理与编号档案管理人员按“年度—科室—类别”对文件分类，去除金属物、折叠纸张，用档案盒装订。每份档案编制唯一编号（如“2023-办公室-001”），填写《卷内文件目录》，注明文件标题、日期、页数。（二）档案借阅1.审批与登记内部人员借阅档案需填写《档案借阅单》，经科室负责人审批；外部人员借阅需持单位介绍信，经分管领导审批。借阅时需登记借阅人、时间、用途，涉密档案仅限在档案室内查阅，不得带出。2.归还与保管借阅档案需在7个工作日内归还（特殊情况可申请延期），归还时档案管理人员需检查完整性。档案需存放在专用库房（温度14-24℃，湿度45-60%），定期检查防虫、防潮情况，每半年盘点一次。七、保密工作实务（一）制度建设1.责任制落实单位主要领导为保密第一责任人，各科室负责人为本科室保密责任人，签订《保密责任书》。办公室制定《保密工作细则》，明确涉密岗位、人员职责，每年修订完善。2.涉密人员管理涉密人员需参加保密培训（每年不少于16学时），签订《保密承诺书》，离职时需进行脱密期管理（脱密期一般为6个月至2年），移交全部涉密载体。（二）涉密载体管理1.制作与传递涉密文件需在专用电脑、打印机制作，标注密级、编号。传递涉密文件需通过机要通道或专人送达，严禁通过普通快递、互