企业耗材低值易耗品领用管理办法

一、目的为规范企业耗材及低值易耗品的领用管理，优化资源配置，降低运营成本，提高使用效率，确保资产安全与合理使用，结合企业实际运营需求，制定本管理办法。二、适用范围本办法适用于企业各部门（含分支机构）的耗材、低值易耗品的领用、保管、核算及监督管理工作。涉及的物品类型包括但不限于：耗材：办公用纸、打印油墨、硒鼓、装订耗材、清洁用品等一次性或高频消耗类物品；低值易耗品：单价低于规定标准（或使用年限不足规定年限）的工具、小型办公设备（如计算器、碎纸机）、劳保用品、周转器具等可重复使用但价值较低的资产。三、管理职责（一）行政部（或指定管理部门）1.统筹耗材、低值易耗品的采购计划编制，结合各部门需求与库存情况，合理安排采购周期与数量，确保供应充足且无积压；2.负责实物的验收入库、分类存放、台账登记及日常库存管理，定期开展盘点工作；3.审核各部门领用申请的合理性，按规定流程发放物品，并留存领用凭证；4.对闲置、损坏的低值易耗品进行鉴定与处置（如报废、调剂），确保资产处置合规。（二）使用部门1.指定专人作为部门资产管理员，负责本部门耗材及低值易耗品的需求提报、领用申请与内部分发；2.建立部门级领用台账，记录物品的领用、使用、保管情况，定期与行政部核对，确保账实一致；3.落实物品的日常保管责任，避免浪费、丢失或违规使用，对可复用物品（如工具）实施以旧换新或定期维护；4.及时反馈异常情况（如物品质量问题、需求变化），配合管理部门优化领用与库存策略。（三）财务部1.负责耗材及低值易耗品的账务核算，按会计准则进行费用分摊或资产摊销，确保成本归集准确；2.监督采购、领用环节的资金使用合规性，审核采购合同、发票及付款凭证；3.参与盘点工作，对盘盈、盘亏情况进行账务处理，分析差异原因并提出改进建议；4.结合预算管理，监控各部门耗材费用支出，对超支情况进行预警与分析。四、领用流程（一）需求申请1.常规领用：各部门资产管理员根据月度/季度使用计划及库存消耗情况，填写《耗材/低值易耗品领用申请表》，注明物品名称、规格、数量、用途（如“部门日常办公”“项目XXX使用”），经部门负责人签字确认后提交行政部；2.临时领用：因突发工作或特殊项目产生的额外需求，需附简要说明（如项目紧急程度、使用场景），经部门负责人及分管领导审批后，方可提交申请。（二）审批与发放1.行政部收到申请后，核对库存数量、物品规格是否匹配，对常规申请直接审批；对超出常规用量或特殊物品的申请，需与申请部门沟通确认必要性，必要时提交分管领导审批；2.审批通过后，行政部仓库管理员按申请单要求发放物品，与领用人员当面核对数量、质量，双方签字确认，领用单作为台账登记与账务处理的依据；3.对于可复用的低值易耗品（如工具、劳保用品），实行“以旧换新”制度：领用新物品时需交回旧物品（或报废凭证），仓库管理员检查旧物品状态，确认无法使用后方可发放新物品。（三）领用登记1.行政部仓库建立《耗材/低值易耗品库存台账》，逐笔登记入库、领用、结存情况，记录内容包括日期、物品名称、规格、数量、领用部门、领用人、用途等；2.各部门资产管理员同步更新《部门领用台账》，按月汇总领用数据，与行政部台账核对，确保数据一致；3.财务部根据领用单与台账，按月进行费用分摊或资产摊销，确保成本核算准确。五、库存管理（一）入库验收采购物品到货后，行政部仓库管理员联合使用部门代表（如需）进行验收：核对送货单与采购合同的物品名称、规格、数量是否一致；检查物品质量（如耗材的保质期、低值易耗品的外观完好度、功能正常性）；验收合格后办理入库手续，登记台账；不合格品及时联系供应商退换货，严禁流入使用环节。（二）存放管理1.仓库按物品类型、属性分类存放（如耗材区、工具区、劳保用品区），设置清晰标识，便于盘点与领用；2.对特殊物品（如易燃易爆耗材、精密工具）采取专项保管措施，配备防火、防潮、防盗设施，指定专人负责；3.定期整理仓库，清理过期、损坏物品，优化库存结构，避免积压与浪费。（三）盘点与差异处理1.行政部每月末对库存进行小盘点，每季度末联合财务部开展全面盘点，核对账实差异；2.盘点中发现盘盈，需查明原因（如入库漏登、供应商多送），按规定补办入库手续；发现盘亏，分析原因（如领用未登记、丢失、损坏），区分责任后按权限审批处理（如责任人赔偿、报损报废）；3.盘点结果形成《库存盘点报告》，报分管领导审批后，财务部进行账务调整，行政部优化库存管理措施。六、监督与考核（一）日常监督1.行政部定期抽查各部门领用台账与实际使用情况，检查是否存在浪费（如超额领用、闲置积压）、违规使用（如私用、外借）等行为；2.财务部结合费用预算与实际支出，分析各部门耗材成本占比，对异常波动（如突然超支、长期节约）进行调研，提出优化建议。（二）考核与奖惩1.节约奖励：对连续季度耗材费用低于预算且使用效率高的部门，给予一定的绩效加分或物资奖励，鼓励推广节约经验；2.违规处罚：对存在浪费、虚报领用、私自处置低值易耗品等行为的部门或个人，视情节轻重给予批评教育、扣减绩效、赔偿损失等处罚；3.管理改进：将耗材与低值易耗品管理纳入部门年度考核指标，督促各部门落实管理责任，持续优化领用流程。七、附则1.本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法冲突的，以本办法为准；2.本办法由行政部会同财务部负责解释，如需修订，由行政部提