合作办会协议书

合作办会协议书甲方：名称：[甲方公司全称]法定代表人：[甲方法人姓名]地址：[甲方公司地址]联系方式：[甲方联系电话]乙方：名称：[乙方公司全称]法定代表人：[乙方法人姓名]地址：[乙方公司地址]联系方式：[乙方联系电话]鉴于甲乙双方均在相关领域具有一定的资源和优势，为了共同举办[会议名称]，经友好协商，达成如下合作办会协议：一、合作事项概述1.会议名称：[会议名称]2.会议主题：[详细阐述会议主题]3.会议时间：[具体日期，精确到开始时间和结束时间]4.会议地点：[详细地址，包括城市、具体场所名称]5.会议规模：预计参会人数为[X]人，其中包括[参会人员类型及大致比例，如行业专家[X]人、企业代表[X]人等]二、合作内容1.甲方责任与义务负责提供会议所需的部分专业资源，包括但不限于邀请[具体专家名单]等行业知名专家作为会议嘉宾，并确保专家按时出席会议，进行专业主题演讲和交流互动。协助乙方进行会议宣传推广工作，利用自身的客户资源和渠道，向潜在参会人员发送会议邀请信息，介绍会议的主题、内容和价值，吸引更多相关人员报名参会。负责会议资料的部分筹备工作，如提供与甲方专业领域相关的行业研究报告、案例分析等资料，用于会议资料的汇编和发放，以丰富会议内容和提升会议质量。按照本协议约定，按时、足额支付合作款项，确保合作办会工作的顺利推进。在会议举办过程中，配合乙方做好现场组织和协调工作，确保会议的各项流程有序进行，维护会议现场的秩序和安全。2.乙方责任与义务全面负责会议的整体策划、组织和执行工作，包括但不限于会议场地的租赁与布置、会议议程的安排、会议资料的制作与发放、会议餐饮与住宿的安排、会议现场的技术支持与设备保障等，确保会议的顺利召开和高质量完成。制定详细的会议宣传推广方案，通过多种渠道进行广泛宣传，包括但不限于官方网站、社交媒体平台、行业媒体、电子邮件、电话营销等，吸引目标客户报名参会，并及时向甲方反馈宣传推广进展情况。负责会议的报名管理工作，对报名人员进行审核和统计，及时向甲方通报报名情况，并根据报名情况合理安排会议场地和相关资源。与甲方共同确定会议的各项费用预算，并负责费用的控制和结算工作，确保费用支出合理、合规，同时定期向甲方提供费用支出明细和财务报表。在会议举办过程中，及时处理各种突发情况和问题，保障会议的正常进行，并负责会议期间的客户接待和服务工作，确保参会人员的满意度。3.双方共同责任与义务共同制定会议的各项管理制度和规范，确保会议的组织和运营符合法律法规和行业标准，保障会议的顺利进行和各方的合法权益。加强沟通与协作，定期召开工作会议，及时交流合作进展情况，共同解决合作过程中出现的问题，确保合作办会工作按计划推进。对会议的相关信息和资料严格保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用，以维护双方的商业利益和声誉。三、权利与义务1.甲方权利有权对会议的策划、组织和执行提出合理的意见和建议，并参与相关决策过程，确保会议符合甲方的利益和要求。有权获取乙方提供的会议宣传推广方案、报名情况统计报表、费用支出明细等相关资料，以便及时了解合作进展情况。在乙方未按照本协议约定履行义务时，有权要求乙方限期整改或采取其他补救措施，情节严重的，有权解除本协议，并要求乙方承担相应的违约责任。2.甲方义务按照本协议约定履行各项责任和义务，积极配合乙方开展合作办会工作，不得无故拖延或拒绝履行相关职责。尊重乙方的工作成果和知识产权，不得擅自使用或篡改乙方制作的会议资料、宣传材料等，如需使用，应事先征得乙方书面同意。不得利用合作办会的名义从事任何违法违规活动，否则应承担相应的法律责任，并赔偿乙方因此遭受的全部损失。3.乙方权利有权要求甲方按照本协议约定按时、足额支付合作款项，并在甲方未支付时，暂停相关工作的开展，直至甲方支付完毕。有权根据会议实际情况，对会议的策划、组织和执行方案进行合理调整和优化，但应及时通知甲方，并确保调整后的方案不影响会议的整体质量和目标实现。在甲方违反本协议约定或干扰乙方正常工作时，有权要求甲方停止违约行为，并采取措施消除影响，情节严重的，有权解除本协议，并要求甲方承担相应的违约责任。4.乙方义务严格按照本协议约定和双方共同制定的会议方案开展工作，确保会议的各项工作按时、高质量完成，达到预期的效果和目标。向甲方提供详细的工作进展报告和财务报表，定期汇报会议筹备情况、费用支出情况等，接受甲方的监督和检查。负责会议期间的安全保障工作，制定安全应急预案，确保参会人员的人身安全和财产安全，如因乙方原因导致发生安全事故，应承担全部法律责任和赔偿责任。妥善保管会议期间产生的各类文件、资料和数据，按照法律法规和行业规范要求进行归档和保存，以备后续查阅和审计。四、费用及支付方式1.费用预算本次合作办会的总费用预算为人民币[X]元，具体费用明细如下：会议场地租赁费用：人民币[X]元会议资料制作费用：人民币[X]元会议宣传推广费用：人民币[X]元会议嘉宾邀请费用：人民币[X]元会议餐饮与住宿费用：人民币[X]元会议设备租赁与技术支持费用：人民币[X]元其他费用（包括但不限于办公用品、水电费、通讯费等）：人民币[X]元2.费用分担甲方承担的费用为人民币[X]元，具体包括会议嘉宾邀请费用中的[甲方负责邀请的嘉宾费用明细]，以及按照本协议约定应支付的其他相关费用。乙方承担的费用为人民币[X]元，即除甲方承担费用外的其余所有费用，包括但不限于会议场地租赁费用、会议资料制作费用、会议宣传推广费用、会议餐饮与住宿费用、会议设备租赁与技术支持费用以及其他费用。3.支付方式甲方应在本协议签订后的[X]个工作日内，向乙方支付合作款项的[X]%作为预付款，即人民币[X]元。在会议筹备工作完成并经双方共同验收合格后，甲方应在[验收合格后的具体日期]前，向乙方支付合作款项的[X]%，即人民币[X]元。会议结束后，乙方应在[会议结束后的具体日期]内向甲方提供详细的费用结算清单和发票，甲方在收到结算清单和发票后的[X]个工作日内，支付剩余合作款项，即人民币[X]元。五、知识产权归属1.双方在合作办会过程中共同创作的会议资料、宣传材料（包括但不限于会议手册、PPT、宣传海报、视频等）以及其他相关作品，其知识产权归双方共同所有。未经对方书面同意，任何一方不得擅自使用、复制、传播或转让给第三方。如需使用，应按照双方协商一致后的方式进行，并确保不损害对方的合法权益。2.对于各自提供的与合作办会相关的资料和素材，其知识产权仍归原提供方所有。但在合作过程中，双方有权根据需要互相使用对方提供的资料和素材，用于会议的策划、组织和宣传推广等目的，无需另行支付费用。六、保密条款1.双方应对在合作办会过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、客户信息等予以保密。保密信息包括但不限于双方的业务计划、财务状况、技术方案、会议筹备细节、参会人员名单及联系方式等。2.未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用对方的保密信息。如因履行本协议需要向第三方披露保密信息的，应事先告知对方，并要求第三方承担保密义务。3.本条款的保密期限为自本协议生效之日起[X]年。在保密期限届满后，双方仍应对涉及对方商业利益的重要信息予以保密，直至该等信息不再具有商业价值或已为公众所知悉。七、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时、足额支付合作款项，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权解除本协议，并要求甲方支付已发生的费用及违约金，同时甲方应承担因此给乙方造成的全部损失。2.若乙方未按照本协议约定履行责任和义务，导致会议无法按时召开、质量不符合要求或给甲方造成损失的，乙方应承担相应责任，包括但不限于退还甲方已支付的款项、赔偿甲方的直接经济损失以及按照本协议总金额的[X]%向甲方支付违约金。如因乙方原因导致会议出现重大失误或事故，给甲方声誉造成负面影响的，乙方还应采取积极措施消除影响，并赔偿甲方因此遭受的间接损失。3.若一方违反保密条款，应向对方支付违约金人民币[X]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。如违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方超出部分的损失。4.如一方擅自解除本协议或未按照本协议约定的解除条件解除协议，应向对方支付违约金人民币[X]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。八、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。九、其他条款1.本