法律事务部合同审核流程规范

法律事务部合同审核流程规范为规范合同审核工作，有效识别、防控法律风险，保障公司合法权益，结合法律事务部工作实际，制定本合同审核流程规范。本规范适用于公司各类业务合同的法律审核工作，凡需经法律事务部审核的合同，均应遵循本流程。一、合同送审环节业务部门完成合同草案拟定后，需向法律事务部提交以下送审材料（电子版与纸质版同步报送，纸质版需业务部门负责人签字确认）：合同文本：确保条款完整、表述清晰，无缺页或关键内容缺失；交易背景说明：简要阐述合同签订目的、交易模式、对方基本情况（如首次合作，需说明合作背景）；对方主体资料：首次合作方需提供营业执照、特殊行业资质证书（如涉及许可类业务）等主体资格证明；存量合作方可提供最新有效资料（如年度工商公示信息）。送审时需填写《合同送审单》，明确合同类型、标的金额、期望审核完成时间（建议结合业务需求合理提出，避免过度压缩审核周期），确保材料真实、完整，便于审核工作高效开展。二、初步形式审查法律事务部收到送审材料后，1个工作日内开展形式要件核查，重点关注：文本完整性：合同有无缺页、条款缺失，附件（如技术方案、清单）是否与主合同对应；信息准确性：当事人名称、住所地、法定代表人等是否与主体证明文件一致，签署页是否预留规范签署位置（含日期栏）；材料齐备性：《合同送审单》填写是否完整，交易背景说明是否清晰（需明确核心交易逻辑）。若形式要件存在瑕疵（如文本缺页、信息错误），审核人员应当日反馈业务部门，要求补充或修正材料；待材料符合要求后，正式启动实质法律审核。三、实质法律审核（核心环节）实质审核需从“主体、条款、合规、风险”四个维度开展，确保合同合法、公平、可履行：（一）主体资格与履约能力审查资质合规性：核查对方主体是否具备签约及履约资质（如企业法人需验证营业执照有效期、经营范围是否覆盖交易内容；特殊行业需提供《经营许可证》《资质等级证书》等）；信用风险评估：通过“企业信用信息公示系统”“裁判文书网”等渠道，查询对方涉诉、失信、行政处罚记录，评估履约风险（如发现重大失信记录，需要求业务部门补充尽调材料）。（二）合同条款合规性审查法律合规性：逐款审查条款是否违反法律法规强制性规定（如买卖合同质量标准需符合《产品质量法》，劳动类合同需符合《劳动合同法》）；内部制度符合性：是否符合公司采购、财务等制度（如付款节点需与财务审批流程匹配，供应商准入需符合《供应商管理办法》）。（三）权利义务与风险平衡审查标的与履行：标的描述是否明确（如货物型号、服务内容需量化可检验），履行期限是否清晰（起止时间、交付节点需无歧义），价款支付是否合理（预付款比例、付款条件需与履约进度匹配）；违约责任：责任承担方式是否具体（如违约金比例需符合“损失填平原则”，避免过高/过低；损失赔偿范围需明确“直接损失+合理间接损失”）；争议解决：优先选择诉讼（约定公司住所地法院管辖）或明确仲裁机构（需为合法存续的仲裁委员会），避免“或裁或审”无效约定。（四）特殊条款审查针对知识产权、保密、担保、不可抗力等条款，需结合业务场景重点审核：保密条款：明确保密范围（如技术资料、客户信息）、期限（建议不短于合同履行期+3年）、违约责任（如违约金+损失赔偿）；担保条款：核查担保人资格（如公司对外担保需符合《公司法》及章程规定）、担保方式合法性（如流质条款无效，需约定“折价、拍卖、变卖”优先受偿）。四、审核反馈与修改完善审核人员应在收到合格送审材料后，按合同复杂程度分配审核周期：简单合同（如常规采购、服务合同）：3个工作日内完成审核；复杂合同（如重大投资、涉外合同）：5-7个工作日内完成审核。审核意见需以书面形式反馈，区分“修改建议”（如条款表述优化）、“风险提示”（如对方信用存疑）、“疑问澄清”（如交易模式合理性）三类内容，必要时通过面谈/会议沟通核心风险点。业务部门应在收到审核意见后3个工作日内完成修改，修改后的合同需再次提交复核；若对审核意见有异议，应书面说明理由+提供依据，双方协商解决；协商不成的，提交公司分管领导裁定。五、审核确认与归档管理经审核通过的合同，法律事务部出具《合同审核确认书》（注明审核通过版本及意见采纳情况），业务部门凭确认书办理签署手续。合同签署后，业务部门应在3个工作日内将签署完毕的合同原件（及电子版）移交法律事务部归档。法律事务部需建立合同台账，记录合同名称、对方主体、签署时间、履行状态等信息，便于后续跟踪与检索。六、审核责任与保障机制（一）送审部门责任材料真实性：对隐瞒重要事实、提供虚假材料导致审核失误的，承担相应责任；修改及时性：及时配合补充材料、修改合同，因延误导致合同无法按时签署/履行的，自行承担后果。（二）审核人员责任勤勉尽责：严格遵循法律法规及本规范开展工作，对审核中知悉的商业秘密、个人信息履行保密义务；风险追责：因故意或重大过失未识别重大法律风险，导致公司权益受损的，依法依规追究责任。（三）保障机制培训赋能：法律事务部定期组织“合同起草与风险识别”培训，提升业