2026年新材料制造公司员工离职保密承诺管理制度

2026年新材料制造公司员工离职保密承诺管理制度第一章总则第一条为规范公司员工离职保密承诺管理工作，保护公司商业秘密和核心信息安全，防范离职人员泄露保密信息导致的经营风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国劳动合同法》《商业秘密保护条例》等相关法律法规及公司保密管理、人力资源管理要求，结合新材料制造企业技术密集、信息敏感的实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有离职员工的保密承诺管理全流程，包括离职前保密告知、保密范围确认、承诺书签订、承诺履行监督、违约追责等环节，涉及人力资源、法务、研发、生产、销售、行政等相关部门及离职办理、保密审核、承诺签订、档案管理等岗位人员。第三条员工离职保密承诺管理遵循以下基本原则：坚持合法合规，保密承诺内容、签订流程、违约责任均符合法律法规要求，不得设置不合理竞业或保密义务；坚持全面覆盖，所有接触公司保密信息的离职员工均需签订保密承诺书，无岗位和层级例外；坚持权责对等，明确员工保密义务的同时，保障员工合法权益；坚持全程管控，覆盖离职办理、离职后监督、违约处置全周期；坚持风险前置，提前识别核心岗位离职人员的保密风险，针对性强化管控措施。第四条员工离职保密承诺管理的核心目标：接触保密信息的离职员工保密承诺书签订率100%，杜绝漏签、拒签情况；保密承诺内容告知率100%，确保员工知晓保密义务和违约责任；离职后保密信息泄露事件发生率为0，核心商业秘密得到有效保护；建立标准化的承诺管理流程，实现承诺书签订、保管、监督全流程可追溯；违约行为处置及时率100%，依法追究泄露保密信息员工的责任。第二章组织机构与职责第五条公司成立员工离职保密承诺管理小组（以下简称“保密小组”），作为离职保密承诺管理工作的责任主体。保密小组组长由人力资源部门负责人担任，副组长由法务部门负责人担任，成员包括研发、销售、行政等部门的专业人员，所有成员需熟悉商业秘密保护法规和公司保密信息范围。第六条保密小组主要职责：制定并更新员工离职保密承诺标准文本和操作细则；审核离职员工的保密信息接触范围，确定承诺核心内容；监督承诺书签订流程，核实签订的真实性和有效性；跟踪离职员工承诺履行情况，排查保密信息泄露风险；建立离职保密承诺台账，记录员工信息、保密范围、签订时间、监督情况等；处理保密承诺违约事件，提出追责建议并配合执行。第七条各部门核心职责：人力资源部门负责离职员工的保密告知、承诺书发放与签订，将承诺书纳入离职办理流程；法务部门负责审核保密承诺书文本合法性，制定违约追责方案，处理相关法律纠纷；研发部门负责确认离职研发人员接触的技术信息范围，标注核心保密技术要点；销售部门负责确认离职销售人员接触的客户信息、销售策略等经营信息范围；行政部门负责保管保密承诺书档案，设置访问权限，确保档案安全。第八条岗位人员职责：离职办理专员负责向离职员工告知保密义务，指导签订承诺书，核实签字真实性；保密审核员负责核对离职员工的保密信息接触记录，明确承诺书中的保密范围；档案管理员负责将承诺书归档保存，建立电子和纸质双档案；法务专员负责处理保密承诺违约投诉，收集证据并启动追责程序。第三章保密范围与核心标准第九条保密核心范围：技术信息类，包括新材料配方、生产工艺、研发数据、技术图纸、实验报告、未公开的专利技术等；经营信息类，包括客户名单、销售价格、采购渠道、招投标文件、经营策略、成本数据等；管理信息类，包括公司组织架构、薪酬体系、人力资源规划、内部管理制度等；其他保密信息，包括公司未公开的财务数据、合作协议、会议纪要、内部培训资料等。第十条核心管理标准：保密承诺书文本需经法务部门审核，明确保密范围、保密期限、违约责任等核心条款，不得包含违法或显失公平的内容；保密期限需结合信息类型设定，技术信息保密期限不低于行业通用标准，经营信息保密期限不低于合理周期；承诺书签订需由员工本人亲笔签字，禁止代签、补签，签订过程可留存影音记录；离职员工需确认已知晓全部保密范围，签字即视为认可承诺条款的法律效力。第十一条管理基准要求：离职办理流程中，承诺书签订为必经环节，未签订承诺书的员工不得完成离职手续；核心岗位离职员工的保密承诺书需由保密小组组长复核签字；承诺书档案保存期限不少于保密期限，且最短保存期限不低于法定年限；向离职员工告知保密义务时，需留存书面告知记录，由员工签字确认；不得因员工签订保密承诺书而克扣法定离职补偿或工资。第四章承诺签订流程第十二条离职告知：员工提交离职申请后3个工作日内，离职办理专员向其发放《离职保密告知书》，明确公司保密信息范围、保密义务、违约责任等内容；告知过程需面对面进行，解答员工关于保密条款的疑问，确保员工理解告知内容。第十三条保密范围确认：离职办理专员协同员工所在部门，梳理该员工在职期间接触的保密信息清单，明确其需承诺保密的具体内容；清单需经部门负责人签字确认，核心岗位清单需经保密小组审核。第十四条承诺书签订：离职办理专员向员工提供制式《离职保密承诺书》，对照保密信息清单逐项说明承诺条款；员工阅读并确认无误后，亲笔签署承诺书，签署日期需与实际签订日期一致；签订完成后，离职办理专员核对签字笔迹，确保为员工本人签署。第十五条存档备案：签订完成的承诺书原件由行政部门归档，复印件由人力资源部门留存；电子档案同步录入公司保密管理系统，标注员工姓名、岗位、保密范围、签订时间等信息；离职保密承诺台账实时更新，记录承诺书签订状态、档案编号等内容。第五章保密管控与违约处理第十六条承诺履行监督：保密小组每季度对核心岗位离职员工的承诺履行情况进行排查，通过行业信息监测、客户反馈等方式排查泄露风险；发现疑似泄露线索时，立即启动核查程序，收集相关证据；对离职后入职竞争对手企业的核心岗位员工，适当强化监督频次，但不得非法跟踪、监控员工正常工作生活。第十七条离职后管控：公司可根据实际情况与核心岗位离职员工协商签订竞业限制协议，协议需明确竞业范围、期限及补偿标准，补偿金额不低于法定标准；竞业限制期间，按时足额支付竞业补偿，未支付补偿的，竞业限制协议自动失效；员工离职时，需交还所有存储保密信息的设备和载体，删除私人设备中的公司保密信息，留存交还记录。第十八条违约处理：发现离职员工违反保密承诺泄露公司保密信息的，法务部门在2个工作日内启动调查，收集泄露证据；先通过协商方式要求员工停止泄露行为、赔偿损失，协商不成的，向监管部门投诉或提起诉讼；追究违约责任时，赔偿金额需与泄露行为造成的实际损失匹配，不得主张远超损失的违约金；处理结果需纳入离职保密承诺台账，作为后续管理的参考依据。第六章考核与监督第十九条考核周期与指标：月度考核离职员工保密承诺书签订率、告知记录完整率；季度考核承诺书档案归档率、核心岗位承诺履行排查率；年度考核保密信息泄露事件发生率、违约行为处置及时率。第二十条考核结果应用：考核结果纳入各部门和岗位人员绩效考核，保密承诺管理工作达标的部门给予专项奖励；未按要求签订承诺书或留存告知记录的离职办理专员，需参加保密管理专项培训；因审核疏漏导致核心信息泄露的，追究相关审核人员责任；年度考核优秀的保密管理相关人员，优先纳入公司合规管理人才库。第二十一条监督机制：保密小组组长每月核查承诺书签订流程执行情况，确保无漏签、代签情况；公司管理层每季度审阅离职保密承诺管理台账，监督核心岗位管控措施落实；设立保密监督反馈渠道，接受员工对离职保密承诺管理违规行