文化公司会议合同范本

文化公司会议合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX文化传播有限公司

甲方地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX大厦XX层

甲方法定代表人/负责人：XXX

甲方联系方式：XXX-XXXX-XXXX

乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX文化经纪有限公司

乙方地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX中心XX层

乙方法定代表人/负责人：XXX

乙方联系方式：XXX-XXXX-XXXX

合同简介：

本合同由甲方与乙方在平等、自愿、公平、诚实信用的基础上，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方提供文化会议服务事宜所达成的协议。甲方为推动XX文化活动项目的顺利进行，需组织一场涉及XX领域专家、学者及行业代表的学术会议，为此委托乙方提供专业的会议策划、执行及后续服务。乙方凭借其在文化会议组织领域的专业经验及资源优势，同意接受甲方的委托，按照本合同约定的内容与标准，为甲方提供全面的会议服务。双方基于对各自职责的明确约定及对会议成功举办的共同期待，特此订立本合同，以资共同遵守。

甲方委托乙方提供的会议服务内容主要包括但不限于会议主题策划、议程安排、嘉宾邀请、场地布置、设备租赁、宣传推广、现场执行及会后总结等环节，旨在确保会议的顺利进行并达到预期效果。乙方承诺在合同约定的范围内，以专业的服务能力保障会议的顺利进行，而甲方则需按照合同约定履行相应的配合义务及支付服务费用。双方的合作基础在于甲方的明确需求与乙方的专业服务能力相匹配，合同条款的设立旨在明确双方的权利义务，防范潜在风险，促进合作目标的实现。本合同不仅限于当前的具体会议项目，亦为双方未来可能展开的类似合作奠定基础，符合双方长期发展策略的需要。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的在于明确甲方委托乙方提供文化会议服务的具体内容、标准及双方责任，确保由乙方策划并执行的会议能够顺利、高效地完成，达到甲方预期的宣传推广及行业交流目标。具体范围包括：1.会议主题策划与议程设计，乙方根据甲方需求制定符合行业特点及参与对象期待的会议框架；2.嘉宾邀请与管理，乙方负责邀请相关领域的专家学者、行业领袖及媒体代表，并协调其参与事宜；3.场地选择与布置，乙方根据会议规模及需求选择合适场地，并进行符合会议主题的装饰与布置；4.设备租赁与调试，乙方提供必要的音响、灯光、投影等设备，并负责安装调试确保会议期间正常运行；5.宣传推广与报名管理，乙方利用其宣传渠道进行会议预热，并负责参会人员报名及信息统计；6.现场执行与协调，乙方负责会议期间的流程控制、嘉宾接待、资料分发及突发事件处理；7.会后总结与报告，乙方提交会议执行报告及效果评估，包括参与人数、媒体报道情况及参与者反馈等。上述范围覆盖会议筹备、执行及收尾的全过程，旨在通过乙方的专业服务，为甲方打造一场具有影响力的文化会议。

第二条定义

1.“会议”指本合同项下由乙方为甲方策划并执行的学术研讨会、行业峰会或其他形式的文化交流活动。

2.“服务费用”指甲方根据本合同约定向乙方支付的服务报酬，包括但不限于策划费、执行费、嘉宾劳务费等。

3.“服务期限”指乙方提供本合同约定的各项服务自合同生效之日起至会议结束及后续报告提交完毕之日止的期间。

4.“参与嘉宾”指根据甲方需求由乙方邀请参加会议的专家学者、行业代表及媒体人士。

5.“宣传渠道”指乙方用于推广会议的官方网站、社交媒体账号、行业媒体合作平台等。

6.“会议执行报告”指乙方在会议结束后提交的，包含会议概况、执行情况、效果评估及改进建议的书面文件。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

(1)甲方有权对乙方的服务方案提出修改意见，乙方应在合理范围内予以配合调整。

(2)甲方应向乙方提供会议主题、目标受众、预算范围等必要信息，并确保信息的真实性及完整性。

(3)甲方有权监督乙方服务进展，并要求乙方就会议筹备及执行过程中的重大事项进行报告。

(4)甲方应按照本合同约定按时足额支付服务费用，逾期支付需承担违约责任。

(5)甲方应配合乙方完成嘉宾邀请确认、场地考察等事宜，提供必要的协助与便利。

(6)甲方对乙方提供的会议宣传材料有权进行最终审核确认，确保内容符合其预期及法规要求。

2.乙方的权力和义务：

(1)乙方有权根据自身专业经验提出服务方案，并要求甲方提供必要的决策支持。

(2)乙方应组建专业的项目团队负责会议全程服务，确保服务标准符合行业规范及合同约定。

(3)乙方有权要求甲方提供会议所需的版权资料、演讲稿件等必要文件，甲方应及时响应。

(4)乙方应保证所邀请嘉宾的资质与甲方要求相符，如嘉宾临时无法出席需及时通知甲方并协商替代方案。

(5)乙方负责会议期间现场管理的全面协调，包括流程控制、设备保障、应急处理等，确保会议按计划进行。

(6)乙方应妥善保管甲方提供的资料及会议期间产生的数据，未经许可不得泄露给第三方。

(7)乙方有权在合同约定的服务期限内收取全额服务费用，甲方不得以未达预期效果为由拒绝支付。

(8)乙方应在会议结束后十日内提交会议执行报告，并配合甲方进行后续的媒体对接及效果评估工作。

(9)乙方应对其提供的专业服务承担法律责任，如因乙方疏忽导致会议出现重大失误，需承担相应赔偿责任。

(10)乙方有权将甲方会议的成功案例用于自身宣传，但需事先征得甲方书面同意并注明合作方信息。

第四条价格与支付条件

1.服务费用总额：经双方协商一致，甲方同意向乙方支付本次会议服务的总费用为人民币XXXX元（大写：XXXX元整）。该费用包含乙方在本合同约定范围内提供的全部服务，具体包括但不限于会议策划、嘉宾邀请、场地布置、设备租赁、宣传推广、现场执行及会后总结等。

2.费用构成：上述总费用已涵盖乙方项目团队的核心服务成本，但甲方需另行承担部分费用，如特殊嘉宾的差旅及劳务酬金、高端设备的租赁费用、会议期间特定的餐饮安排等，此类费用发生后由甲方直接支付给相关供应商，乙方仅负责协调与确认。

3.支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方支付服务费用。乙方应在收到甲方支付后向甲方开具等额合规发票。首期款项应于本合同签订之日起七日内支付，金额为服务费用总额的50%，即人民币XXXX元；余款应在会议成功举办且乙方提交完整会议执行报告后三十日内支付，金额为服务费用总额的50%，即人民币XXXX元。所有支付均应汇入乙方指定账户：

开户行：XX银行XX支行

账户名称：XX文化经纪有限公司

账号：XXXXXXXXXXXXXXXX

4.支付前提：甲方支付任何一期款项前，乙方应向甲方提供相应的收款收据或发票副本作为凭证。若甲方因故未能按时支付，每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之五向乙方支付违约金，逾期超过三十日，乙方有权暂停服务或解除合同并要求赔偿损失。

5.费用调整：如因不可抗力或甲方临时增加服务范围导致费用显著增加，双方应友好协商调整费用，并签订补充协议确认。乙方提出的合理费用增加请求需提供详细测算依据，甲方应在收到请求后十日内予以书面答复。

第五条履行期限

1.合同有效期：本合同自双方签字盖章之日起生效，至会议成功举办且乙方完成全部服务并提交最终报告经甲方确认之日终止，预计有效期为自合同生效之日起六个月。

2.关键时间节点：

(1)需求确认阶段：甲方应在合同签订后五日内向乙方提供详细的会议需求文件，包括会议主题、目标规模、预算明细等，乙方应在收到后三日内予以书面确认。

(2)方案提交阶段：乙方应在收到需求文件后十个工作日内向甲方提交初步服务方案，甲方应在收到后五个工作日内提出书面反馈意见，双方就方案进行最多两轮修改确认。

(3)筹备启动阶段：方案最终确认后，乙方应立即启动筹备工作，重点环节包括嘉宾邀请确认（会议前三十日完成）、场地预订（会议前二十日完成）及核心物料设计（会议前十日完成）。

(4)会议执行阶段：会议按既定日期举行，乙方需确保全程服务到位，包括签到接待、流程引导、设备保障及应急处理。

(5)收尾阶段：会议结束后五日内，乙方应完成现场清理与设备回收；十日内提交完整的会议执行报告及财务结算单据，甲方应在收到后十五日内完成审核确认。

3.期限顺延：如遇法定节假日、行业特殊活动期或其他不可归责于任何一方的客观情况导致关键时间节点延误，经双方书面确认后，相关期限可相应顺延。甲方临时提出的合理需求变更，其响应与完成时间不计入原定期限。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

(1)未按时支付服务费用：除第四条约定的违约金外，甲方逾期支付超过三十日，乙方有权解除合同，甲方已支付款项不予退还，并需额外支付相当于服务费用总额10%的违约金作为赔偿。因甲方未按时支付导致乙方无法履约或产生额外成本（如临时更换供应商、增加人员投入等），甲方还应承担相应损失。

(2)提供虚假信息或变更需求：若甲方在合同履行过程中提供虚假需求信息（如预算不符、嘉宾级别虚报等）或频繁无理变更核心需求，导致乙方前期工作失效或产生额外成本，甲方应承担由此造成的损失，包括但不限于乙方已投入的策划成本、差旅费用等，金额不低于服务费用总额的20%。

(3)未能配合执行：若甲方无故拒绝配合乙方完成场地确认、嘉宾接待协调、资料提供等必要事项，每项延误或拒绝均视为违约，甲方应支付相当于当期应付款项20%的违约金，且乙方保留解除合同的权利。

2.乙方违约责任：

(1)服务质量未达标：若乙方提供的服务（如嘉宾邀请失败率超约定比例、场地布置不符合约定标准、设备故障未能及时修复等）未能达到合同附件或明确的服务标准，甲方有权要求乙方限期整改。逾期未整改或整改后仍不合格，甲方有权扣除相应服务费用，金额根据问题严重程度可为合同总金额的5%-30%。若因乙方重大过失导致会议无法举行或产生恶劣影响，甲方有权解除合同，乙方需退还已收取的全部款项并支付服务费用总额50%的违约金。

(2)未能按时完成关键节点：乙方应在第四条约定的时间内完成各项服务节点，若因乙方自身原因（非不可抗力）延误，每逾期一日，乙方应向甲方支付服务费用总额万分之五的违约金。针对关键延误（如嘉宾邀请逾期超过15日、场地交付逾期超过5日），甲方有权直接扣除当期应付未付款项的30%作为违约金，并保留解除合同的权利。

(3)泄露商业秘密：若乙方及其工作人员在服务过程中泄露甲方提供的商业秘密或会议敏感信息，造成甲方直接经济损失的，乙方应全额赔偿损失，且甲方有权要求乙方支付服务费用总额200%的惩罚性违约金，同时乙方相关责任人员需承担法律责任。

3.不可抗力免责：任何一方因不可抗力（如战争、自然灾害、政府行为等）导致无法履行全部或部分合同义务时，应立即通知对方并提供有效证明文件，根据不可抗力影响程度，可部分或全部免除违约责任，但应及时采取措施减少损失，合同期限相应顺延。双方需友好协商是否调整服务内容或解除合同。

4.争议优先解决：对于违约责任的承担，双方应首先通过书面形式友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权按照本合同争议解决条款的约定提起诉讼或申请仲裁，胜诉方有权要求违约方承担诉讼/仲裁费用。

第七条不可抗力

1.定义：本合同所称“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律修订、政策调整、行政命令等）、疫情及其管控措施、网络系统瘫痪、关键供应商全面中断等。不可抗力事件应导致或合理预期将导致履行本合同相关义务的部分或全部受阻。

2.通知义务：任何一方在发生或预见发生不可抗力事件时，应在合理期限内（不迟于事件发生后三日内）书面通知对方，详细说明事件情况、影响范围及预计持续期限，并随附相关证明材料（如政府公告、新闻报道、保险理赔通知等）。若未能及时通知，导致对方遭受损失的，责任方需承担相应赔偿责任。

3.协商与减损：在不可抗力影响期间，双方应协商调整履行方式或期限，并采取一切必要措施减少损失。若不可抗力导致合同部分条款无法履行，受影响方应立即停止履行该部分义务，并协助对方履行其他可继续履行的义务。

4.责任免除：若不可抗力持续超过三十日，双方均有权根据受影响程度部分或全部免除违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。不可抗力消除后，受影响方可恢复履行合同，已发生的不可抗力事件不影响合同效力及后续争议处理。

5.合同解除：若不可抗力导致本合同目的无法实现（如会议因政府禁令永久取消），经双方协商一致或根据法律规定，可解除合同。解除后，双方互不承担违约责任，但已产生的费用应合理结算，甲方应支付乙方已完成服务的相应报酬。

6.不可抗力证明：本条所称“不可抗力”的认定以双方共同认可或有权机构出具的证明为准，若一方对不可抗力范围有异议，可提交第三方鉴定机构评估。

第八条争议解决

1.协商解决：凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商方式解决，指定授权代表进行沟通，寻求达成和解协议的途径。协商应在合同签订地或争议发生地，由双方共同指定的时间、地点进行。

2.调解机制：若协商未能在收到争议通知后三十日内达成一致，双方同意将争议提交给合同签订地有管辖权的人民调解委员会进行调解。调解过程应保密，调解员提出的建议不具有强制约束力，但若双方达成调解协议，该协议经司法确认后具有法律效力。

3.仲裁选择：若调解不成或双方未选择调解，任何一方均有权将争议提交至合同签订地有管辖权的人民仲裁委员会，按照该会现行仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决为终局裁决，对双方均有法律约束力，仲裁费用由败诉方承担，但双方另有约定的除外。

4.诉讼管辖：若双方明确排除仲裁且未选择其他争议解决方式，任何一方可直接向合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼。为避免管辖权争议，双方同意以最先受理的法院判决为准。

5.争议前置程序：在仲裁或诉讼前，任何一方不得单方面采取诉讼、仲裁以外的强制措施（如扣押财产、强制执行等），但为制止损失扩大或保全证据的必要措施除外。争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行合同其他条款，互不干扰合作基础。

第九条其他条款

1.通知方式：本合同项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本合同首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前五日以书面形式通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后三日内视为送达。

2.合同变更：对本合同的任何修改或补充，均须经双方授权代表签署书面文件方能生效。任何口头约定或非正式协议均不构成合同变更，除非一方提供确凿证据证明对方同意。非经双方书面同意，任何一方不得擅自变更合同内容。

3.保密义务：双方应对本合同内容及履行过程中知悉的对方商业秘密（包括但不限于价格信息、客户名单、技术方案、会议细节等）承担保密责任，未经对方书面许可，不得向任何第三方披露或用于合同目的之外。保密期限为本合同有效期内及合同终止后三年，但涉及法律法规强制披露或前已公开的信息除外。

4.法律适用与完整协议：本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。本合同构成双方就合作事宜达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的约定、谅解及承诺。

5.合同转让：未经对方事先